大学采购审批制度

PAGE大学采购审批制度一、总则（一）目的为了加强大学采购管理，规范采购审批流程，提高采购资金使用效益，保证采购质量，防范采购风险，依据国家相关法律法规和学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于大学各部门、各学院及附属单位使用财政性资金、自有资金等进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和学校的规章制度，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，对所有符合条件的供应商公平对待，保证采购结果公正合理。3.预算控制原则：采购活动应严格按照预算执行，确保采购资金的合理使用，不得突破预算。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购资金使用效益。5.监督制约原则：建立健全采购监督机制，加强对采购全过程的监督，防止腐败行为的发生二、采购审批管理机构及职责（一）采购工作领导小组1.组成：由学校分管领导担任组长，财务处、审计处、资产管理处等相关部门负责人为成员。2.职责审议学校采购工作的重大政策、制度和规划。审定年度采购预算和采购计划。对重大采购项目进行决策和协调。监督采购工作的执行情况，对采购工作中的重大问题进行研究和处理。（二）采购管理部门1.组成：学校设立专门的采购管理部门，负责采购工作的组织实施和日常管理。2.职责贯彻执行国家有关采购法律法规和学校采购制度。制定和完善采购工作流程和操作规范。组织编制采购预算和采购计划。组织采购活动的实施，包括采购文件编制、供应商选择、采购合同签订等。负责采购项目的验收工作。建立采购档案，对采购活动进行记录和存档。协调处理采购过程中的争议和纠纷。（三）采购需求部门1.职责根据学校事业发展需要和实际工作需求，提出采购申请。参与采购文件的编制和审核，明确采购需求和技术要求。负责采购项目的实施和使用，配合采购管理部门进行验收工作。对采购项目的质量和使用效果负责，及时反馈采购过程中存在的问题。（四）财务部门1.职责负责采购资金的审核和支付管理。参与采购预算的编制和审核，对采购资金的使用进行监督。协助采购管理部门做好采购合同的审核工作，确保合同条款符合财务规定。（五）审计部门1.职责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合法性、合规性和采购结果的公正性。参与重大采购项目的招标、评标等活动，提出审计意见和建议。对采购项目的财务收支情况进行审计，防范采购资金风险。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购需求部门应根据学校事业发展规划和年度工作计划，结合实际工作需要，提出采购项目的初步预算。2.采购管理部门对采购需求部门提交的采购预算进行汇总和审核，结合学校财务状况和采购政策，编制年度采购预算草案。3.年度采购预算草案经学校采购工作领导小组审议通过后，报学校财务部门审核，纳入学校年度预算。(二)预算执行1.采购项目应严格按照批准的预算执行，不得擅自调整预算。2.因特殊原因需要调整采购预算的，采购需求部门应提出书面申请，说明调整原因和调整金额，经采购管理部门审核后，报学校采购工作领导小组审批。3.学校财务部门根据审批后的预算调整申请，办理预算调整手续。（三）预算监督1.学校财务部门定期对采购预算执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行中存在的问题。2.审计部门对采购预算执行情况进行审计监督，确保预算资金的合理使用。四、采购审批流程（一）采购申请1.采购需求部门根据实际工作需要，填写《大学采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购用途等内容。2.《大学采购申请表》经部门负责人签字后，提交采购管理部门。（二）采购审批1.采购管理部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性、合规性、预算合理性等进行初审。2.初审通过后，采购管理部门将采购申请表提交相关职能部门进行审核。审核内容包括：财务部门审核采购项目的预算资金来源和支付方式是否合规。资产管理部门审核采购项目是否符合学校资产配置标准和资产管理规定。其他相关部门根据各自职责进行审核。3.各职能部门审核通过后，采购申请表报学校采购工作领导小组审批。学校采购工作领导小组根据采购项目的性质和金额大小，按照相应的审批权限进行审批。（三）采购实施1.采购审批通过后，采购管理部门按照学校采购制度和相关法律法规的要求，组织实施采购活动。2.采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。采购管理部门应根据采购项目的特点和需求，选择合适的采购方式。3.在采购过程中，采购管理部门应严格按照采购程序进行操作，确保采购活动的公开、公平、公正。（四）采购合同签订1.采购项目确定中标供应商或成交供应商后，采购管理部门应及时与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。3.采购合同签订前，采购管理部门应将合同草案提交财务部门、审计部门等相关部门进行审核，确保合同条款符合法律法规和学校规定。（五）采购验收1.采购项目完成后，采购需求部门应组织相关人员对采购项目进行验收。2.验收内容包括采购项目的数量、规格型号、质量标准、技术性能等是否符合采购合同要求。3.验收合格后，采购需求部门应填写《大学采购验收报告》，经验收人员签字后，提交采购管理部门。4.采购管理部门对验收报告进行审核，审核通过后办理采购项目的结算手续。五、采购方式及适用条件（一）公开招标1.适用条件：采购货物或服务的单项或批量采购金额达到规定标准以上，且符合下列条件之一的：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.公开招标程序：采购管理部门发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。供应商报名并购买招标文件。采购管理部门组织开标、评标和定标。向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。（二）邀请招标1.适用条件：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的采购项目。2.邀请招标程序：采购管理部门从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。供应商按照投标邀请书的要求，编制投标文件并提交投标。采购管理部门组织开标、评标和定标。向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。（三）竞争性谈判1.适用条件：符合下列情形之一的采购项目：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判程序：采购管理部门成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判文件。供应商按照谈判文件的要求，编制谈判响应文件并提交谈判。谈判小组与供应商进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。采购管理部门与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用条件：符合下列情形之一的采购项目：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购程序：采购需求部门填写《大学单一来源采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购用途、单一来源采购理由等内容。《大学单一来源采购申请表》经部门负责人签字后，提交采购管理部门。采购管理部门对单一来源采购申请进行初审，初审通过后，将申请提交学校采购工作领导小组审批。学校采购工作领导小组审批通过后，采购管理部门与供应商进行协商，确定采购价格和合同条款。采购管理部门与供应商签订采购合同。（五）询价1.适用条件：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序：采购管理部门成立询价小组，询价小组由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组确定被询价的供应商名单，并向其发出询价通知书让其报价。供应商按照询价通知书的要求，一次性报出不得更改的价格。询价小组对供应商的报价进行比较，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。采购管理部门与成交供应商签订采购合同。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定中标供应商或成交供应商后，采购管理部门应在规定时间内与供应商签订采购合同。2.采购合同应采用书面形式，明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。3.采购合同签订前，采购管理部门应将合同草案提交财务部门、审计部门等相关部门进行审核，确保合同条款符合法律法规和学校规定。（二）合同履行1.采购合同签订后，采购管理部门和采购需求部门应按照合同约定履行各自的义务。2.采购管理部门应督促供应商按照合同约定的时间、地点和质量标准交付货物或提供服务。3.采购需求部门应及时组织验收，对验收合格的采购项目办理结算手续。（三）合同变更1.在采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款的，采购管理部门应与供应商协商一致，并签订书面变更协议。2.合同变更协议应报学校采购工作领导小组备案。（四）合同终止1.采购合同履行完毕或因不可抗力等原因无法继续履行的，采购合同终止。2.采购合同终止后，采购管理部门应及时办理相关手续，如清理合同款项、收回货物等。七、采购监督与检查（一）内部监督机制1.学校建立健全采购内部监督机制，加强对采购全过程的监督检查。2.采购管理部门应定期对采购工作进行自查，发现问题及时整改。3.财务部门、审计部门等相关部门应按照各自职责，对采购活动进行监督检查，重点检查采购程序的合法性、合规性和采购资金的使用效益。（二）投诉处理1.供应商对采购活动有异议的，可以向学校采购管理部门