大学采购内控管理制度

PAGE大学采购内控管理制度一、总则（一）目的为了加强大学采购内部控制，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，防范采购风险，根据国家有关法律法规和学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于大学各部门、各单位使用财政性资金、自有资金等进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规和学校的相关规定。2.公开、公平、公正原则：采购信息应当公开，采购过程应当公平，采购结果应当公正。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，提高采购效率，降低采购成本。4.内部控制原则：建立健全采购内部控制制度，加强对采购活动的全过程监督。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校设立采购工作领导小组，负责对重大采购事项进行决策。采购工作领导小组由学校领导、相关职能部门负责人等组成。（二）采购执行机构学校设立采购部门，负责具体采购业务的实施。采购部门应配备专业的采购人员，明确岗位职责，确保采购工作的顺利进行。（三）采购需求部门各部门、各单位作为采购需求部门，负责提出采购需求，参与采购过程，对采购结果进行验收和使用。（四）各部门职责采购工作领导小组职责：1.审议学校采购工作的重大政策、制度和规划。2.审批重大采购项目的采购方式、采购预算等。3.协调解决采购工作中的重大问题。采购部门职责：1.贯彻执行国家有关采购法律法规和学校采购制度。2.制定采购工作流程和操作规范。3.组织实施采购活动，包括采购文件编制、采购信息发布、供应商选择、采购合同签订等。4.建立供应商库，对供应商进行管理和评价。5.负责采购项目的档案管理。采购需求部门职责：1.根据学校事业发展需要，提出采购需求，明确采购项目的技术规格、数量、质量要求等。2.参与采购文件的编制和审核。3.配合采购部门进行供应商选择和采购谈判。4.负责采购项目的验收和使用，及时反馈采购项目的质量和使用情况。三、采购预算管理（一）预算编制采购需求部门应根据学校事业发展规划和年度工作计划，结合实际需求，编制采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、金额等内容，并按照学校预算编制要求进行申报。（二）预算审核采购部门对采购需求部门提交的采购预算进行审核，重点审核采购项目的必要性、合理性、合规性以及预算金额的准确性。审核通过后的采购预算报学校财务部门和采购工作领导小组审批。（三）预算执行采购项目应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照学校预算调整程序进行申报和审批。四、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的采购项目。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。（二）采购程序1.采购申请：采购需求部门填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、采购方式等内容，并提交相关证明材料。2.采购审批：采购申请表经部门负责人签字后，报采购部门审核。采购部门审核通过后，报学校财务部门和采购工作领导小组审批。3.采购实施：采购部门根据审批后的采购申请表，按照规定的采购方式组织实施采购活动。公开招标：发布招标公告，发售招标文件，组织开标、评标、定标，签订采购合同。邀请招标：向符合条件的供应商发出投标邀请书，发售招标文件，组织开标、评标、定标，签订采购合同。竞争性谈判：成立谈判小组，制定谈判文件，确定邀请参加谈判的供应商名单并发出谈判邀请书，组织谈判，确定成交供应商，签订采购合同。单一来源采购：成立采购小组，与供应商进行协商，签订采购合同。询价：成立询价小组，确定被询价的供应商名单并发出询价通知书，要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格，确定成交供应商，签订采购合同。4.采购验收：采购项目完成后，采购需求部门应组织相关人员进行验收。验收合格后，填写验收报告，并办理资产入账等手续。5.采购付款：采购部门根据采购合同和验收报告，办理采购付款手续。财务部门应严格审核采购付款申请，确保付款符合合同约定和学校财务制度。五、供应商管理（一）供应商准入采购部门建立供应商准入制度，明确供应商的准入条件，包括供应商的资质、信誉、业绩、产品质量、售后服务等方面。供应商准入应经过严格的审核程序，确保准入供应商具备良好的合作条件。（二）供应商评价与考核采购部门定期对供应商进行评价与考核，评价内容包括供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面。根据评价结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰。（三）供应商信息管理采购部门建立供应商信息库，对供应商的基本信息、资质文件、业绩情况、评价考核结果等进行详细记录和管理。供应商信息库应及时更新，确保信息的准确性和完整性。六、采购合同管理（一）合同签订采购部门应在采购项目成交后，及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货期、付款方式、售后服务等内容。采购合同应符合法律法规的规定，格式规范，条款清晰。（二）合同审核采购合同签订前，应提交学校法律事务部门或相关专业人员进行审核。审核内容包括合同的合法性、合规性、完整性、准确性等方面。审核通过后的采购合同报学校领导审批后签订。（三）合同执行与监督采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购部门应跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。如发现供应商存在违约行为，应按照合同约定追究其违约责任。（四）合同变更与终止采购合同在履行过程中，如因特殊原因需要变更或终止合同，应按照法律法规的规定和合同约定的程序进行办理。合同变更或终止后，应及时清理相关债权债务，办理资产交接等手续。七、采购风险管理（一）风险识别与评估采购部门应定期对采购活动进行风险识别与评估，分析可能存在的风险因素，如采购方式选择不当、供应商违约、采购质量不达标、采购价格不合理等。根据风险评估结果，确定风险等级，制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.对于采购方式选择不当的风险，应严格按照法律法规和学校采购制度规定的采购方式进行采购，加强采购方式的审核和审批。2.对于供应商违约的风险，应加强供应商管理，建立供应商信用档案，对供应商进行定期评价和考核，选择信誉良好的供应商合作，并在采购合同中明确违约责任。3.对于采购质量不达标风险，应加强采购验收管理，严格按照采购合同约定的质量标准进行验收，验收不合格的采购项目不得付款，并要求供应商及时整改或更换。4.对于采购价格不合理的风险，应加强市场调研，了解同类产品或服务的市场价格水平，合理确定采购预算和采购价格，并在采购过程中进行价格比较和谈判。（三）风险监控与预警采购部门应建立风险监控机制，定期对采购风险进行监控和分析。如发现风险指标异常，应及时发出预警信号，采取相应的风险应对措施，确保采购活动的顺利进行。八、采购信息管理（一）采购信息公开采购部门应按照规定的程序和方式，及时公开采购信息，包括采购项目的名称、采购方式、采购预算、采购文件、采购结果等内容。采购信息公开应确保信息的真实性、准确性和完整性，方便师生员工查询和监督。（二）采购档案管理采购部门应建立健全采购档案管理制度，对采购活动过程中形成的各类文件、资料进行分类整理、归档保存。采购档案应包括采购申请表、采购审批文件、采购文件、采购合同、验收报告、付款凭证等内容。采购档案保存期限应符合国家有关规定和学校档案管理要求。九、监督检查与责任追究（一）监督检查学校设立采购监督管理部门，对采购活动进行全过程监督检查。监督检查内容包括采购制度执行情况、采购程序合规性、采购合同履行情况、采购资金使用情况等方面。采购监督管理部门应定期开展监督检查工作，及时发现和纠正采购