大学各学院采购制度

PAGE大学各学院采购制度一、总则（一）目的为了规范大学各学院的采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家相关法律法规和学校的有关规定，结合各学院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于大学各学院使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规的要求，遵守学校的各项规章制度。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，确保所有潜在供应商享有平等的参与机会，公平竞争，公正评审。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，注重采购成本控制，提高资金使用效益。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，严格履行合同约定，维护良好的市场秩序。二、采购组织与职责（一）学院采购工作领导小组1.组成：由学院院长担任组长，分管副院长担任副组长，相关职能部门负责人及教师代表为成员。2.职责负责审议学院采购工作的重大事项，包括采购政策、采购计划、采购预算等。监督采购活动的全过程，确保采购工作依法依规进行。协调解决采购过程中出现的争议和问题。（二）采购工作小组1.组成：根据采购项目的具体情况组建，成员包括项目负责人、相关专业教师、财务人员等。2.职责负责采购项目的具体实施，包括编制采购文件、组织采购评审、签订采购合同等。对采购项目进行市场调研，收集供应商信息，提出采购建议。负责采购项目的验收工作，确保采购货物、工程和服务符合合同要求。（三）学院各职能部门职责分工1.教学管理部门：负责审核教学设备采购项目的必要性和可行性，协助采购工作小组编制采购文件。2.科研管理部门：负责审核科研设备采购项目的必要性和可行性，协助采购工作小组编制采购文件。3.财务部门：负责审核采购项目的预算，监督采购资金的使用，确保资金安全。4.资产管理部门：负责采购项目的资产登记、入账、保管等工作，协助采购工作小组进行验收。三、采购预算管理（一）预算编制1.各学院应根据教学、科研和管理工作的实际需要，在每年年初编制采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，充分考虑学院的财力状况和发展需求，确保预算的科学性和合理性。（二）预算审批1.采购预算编制完成后，应报学院采购工作领导小组审议。学院采购工作领导小组应根据学院的发展规划和实际情况，对采购预算进行审核，提出修改意见。2.采购预算经学院采购工作领导小组审议通过后，报学校相关部门审批备案。（三）预算执行1.各学院应严格按照批准的采购预算执行采购活动，并加强对采购预算执行情况的监督和管理。2.如因特殊情况需要调整采购预算，应按照学校的相关规定办理预算调整手续。四、采购方式及适用范围（一）公开招标1.适用范围：单项或批量采购金额达到学校规定限额标准以上的货物、工程和服务采购项目，应采用公开招标方式。2.采购程序发布招标公告：通过学校指定的媒体发布招标公告，公开招标项目的名称、内容、要求、预算金额、投标人资格条件等信息。发售招标文件：潜在投标人在规定时间内到指定地点购买招标文件，并按照招标文件的要求编制投标文件。开标、评标：按照招标文件规定的时间和地点进行开标、评标，评标委员会按照评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人。定标：招标人根据评标委员会的推荐意见，确定中标人，并向中标人发出中标通知书。签订合同：中标人在规定时间内与招标人签订采购合同。（二）邀请招标1.适用范围：符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.采购程序发布邀请招标公告：向符合资格条件的供应商发出邀请招标公告，邀请其参加投标。发售招标文件：受邀供应商在规定时间内到指定地点购买招标文件，并按照招标文件的要求编制投标文件。开标、评标：按照招标文件规定的时间和地点进行开标、评标，评标委员会按照评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人。定标：招标人根据评标委员会的推荐意见，确定中标人，并向中标人发出中标通知书。签订合同：中标人在规定时间内与招标人签订采购合同。（三）竞争性谈判1.适用范围：符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.采购程序成立谈判小组：谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。制定谈判文件：谈判小组根据采购项目需求制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。确定邀请参加谈判的供应商名单：谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判文件。谈判：谈判小组与供应商分别进行谈判，在谈判中谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出并经采购人确认的成交候选人中确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。签订合同：成交供应商在规定时间内与采购人签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序成立采购小组：采购小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。确定唯一供应商：采购小组对采购项目进行论证，确定唯一供应商，并将论证情况报学院采购工作领导小组批准。签订合同：采购人向唯一供应商发出采购文件，唯一供应商按照采购文件的要求编制响应文件，并在规定时间内与采购人签订采购合同。（五）询价1.适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.采购程序成立询价小组：询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数三分之二。确定被询价的供应商名单：询价小组根据采购项目需求，从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。询价：询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。确定成交供应商：采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。签订合同：成交供应商在规定时间内与采购人签订采购合同。五、采购文件编制与管理（一）采购文件内容采购文件应包括采购项目的名称、采购内容及要求、采购预算、采购方式及适用条件、采购程序、评标标准、合同主要条款等内容。（二）采购文件编制要求1.采购文件应符合国家法律法规和学校的有关规定要求，明确采购项目的技术规格、质量标准、服务要求等内容。2.采购文件应具有明确的评审标准和方法，确保评审过程的公正性和客观性。3.采购文件应明确采购合同的主要条款，包括合同标的、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式等内容，避免合同纠纷。（三）采购文件审核与备案1.采购文件编制完成后，应报学院采购工作领导小组审核。学院采购工作领导小组应根据采购项目的实际情况，对采购文件进行审核，提出修改意见。2.审核通过的采购文件应报学校相关部门备案。六、采购评审管理（一）评审专家管理1.学校建立采购评审专家库，评审专家应从专家库中随机抽取。2.评审专家应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购评审工作的程序和方法，遵守评审工作纪律，客观公正地进行评审。3.评审专家在评审过程中发现采购文件存在问题的，应及时向采购人提出书面意见，并要求采购人进行修改。（二）评审程序1.采购工作小组按照采购文件规定的时间和地点组织评审活动。2.评审开始前，采购工作小组应向评审专家介绍采购项目的基本情况和评审要求，并宣布评审纪律。3.评审专家按照评审标准对投标文件或响应文件进行评审，并独立填写评审意见。4.采购工作小组根据评审专家的评审意见进行汇总，推荐中标候选人或成交供应商。(三)评审监督1.学院采购工作领导小组应对评审活动进行监督，确保评审过程的公正性和客观性。2.学校相关部门对评审活动进行抽查监督，发现问题及时处理。七、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定中标人或成交供应商后，采购人应在规定时间内与中标人或成交供应商签订采购合同。2.采购合同应按照采购文件确定的合同主要条款签订，并明确双方的权利和义务。3.采购合同签订后，应报学校相关部门备案。（二）合同履行1.采购合同双方应按照合同约定履行各自的义务，确保采购项目顺利实施。2.采购人应按照合同约定及时支付采购资金，中标人或成交供应商应按照合同约定及时提供货物、工程和服务。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因特殊情况需要变更或解除合同的，应经双方协商一致，并签订书面协议。2.合同变更或解除协议签订后，应报学校相关部门备案。（四）合同验收1.采购项目完成后，采购人应按照合同约定组织验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格型号、技术性能等，工程的质量、进度、安全等，服务的内容、标准、效果等。2.验收合格后，采购人应出具验收报告，并报学校相关部门备案。八、采购资金管理（一）资金来源采购资金来源包括财政性资金、自有资金及其他资金。（二）资金支付1.采购人应按照采购合同约定的付款方式和时间支付采购资金。2.财政性资金的支付应按照国家财政部门的有关规定执行（三）资金监督1.学院财务部门应加强对采购资金的监督管理，确保资金安全。2.学校审计部门应对采购资金的使用情况进行审计监督，发现