大学后勤采购制度

PAGE大学后勤采购制度一、总则（一）目的为了规范大学后勤采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于大学后勤部门及所属各单位的物资采购、服务采购等活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和学校的相关规定。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，确保所有符合条件的供应商都有平等的机会参与竞争，不偏袒任何一方。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。4.诚信原则：采购活动各方应诚实守信，严格履行合同约定。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立大学后勤采购领导小组，由后勤部门负责人担任组长，成员包括相关职能部门负责人等。主要职责是：1.研究制定采购政策和规章制度。2.审议采购计划和重大采购项目。3.监督采购活动的执行情况。（二）采购执行部门设立后勤采购办公室，负责具体采购业务的实施。其职责包括：1.根据采购需求，编制采购计划。2.组织采购活动，包括招标、询价、谈判等。3.与供应商签订采购合同，并监督合同执行。4.建立采购档案，妥善保存采购相关资料。（三）需求部门各需求部门负责提出采购需求，明确采购物品或服务的规格、数量、质量要求等，并对采购结果进行验收。三、采购计划管理（一）采购计划编制1.各需求部门应根据工作需要和预算安排，提前编制年度采购计划。采购计划应包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、预计采购时间等内容。2.采购计划应经部门负责人审核后报后勤采购办公室汇总。后勤采购办公室对各部门采购计划进行审核和平衡，编制后勤年度采购计划，报采购领导小组审批。（二）采购计划调整因工作需要确需调整采购计划的，需求部门应提出书面申请，说明调整原因、调整内容等，经部门负责人审核、后勤采购办公室审核后报采购领导小组批准。四、采购方式（一）公开招标1.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：（1）货物类采购单项或批量金额达到[具体金额]万元以上；（2）服务类采购单项或批量金额达到[具体金额]万元以上。2.公开招标应按照以下程序进行：（1）发布招标公告。在学校官网、政府采购指定媒体等发布招标公告，并在规定时间内发售招标文件。（2）开标、评标。按照招标文件规定的时间、地点开标，组织评标委员会进行评标，确定中标候选人。（3）中标公示。将中标候选人名单在学校官网等进行公示，公示期不少于[具体天数]个工作日。（4）签订合同。公示无异议后，与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：（1）具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；（2）采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标应按照以下程序进行：（1）确定邀请供应商名单。从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择[具体数量]家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。（2）发售招标文件。向被邀请供应商发售招标文件。（3）开标、评标。按照公开招标的相关程序进行开标、评标，确定中标候选人。（4）中标公示。将中标候选人名单进行公示，公示期不少于[具体天数]个工作日。（5）签订合同。公示无异议后，与中标供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：（1）招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；（2）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；（3）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；（4）不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应按照以下程序进行：（1）成立谈判小组。谈判小组由采购人代表和有关专家共[具体人数]人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。（2）制定谈判文件。谈判文件应明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。（3）确定邀请供应商名单。从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择[具体数量]家以上的供应商，并向其发出谈判邀请书。（4）谈判。谈判小组与供应商分别进行谈判，在谈判中谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应以书面形式通知所有参加谈判的供应商。（5）确定成交供应商。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。（6）签订合同。与成交供应商签订采购合同。（四）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价应按照以下程序进行：（1）成立询价小组。询价小组由采购人的代表和有关专家共[具体人数]人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。（2）确定被询价的供应商名单。从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择[具体数量]家以上的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。（3）询价。询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。（4）确定成交供应商。采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。（5）签订合同。与成交供应商签订采购合同。（五）单一来源采购1.符合下列情形之一的，可以采用单一来源方式采购：（1）只能从唯一供应商处采购的；（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应按照以下程序进行：（1）成立采购小组。采购小组由采购人代表和有关专家共[具体人数]人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数三分之二。（2）协商。采购小组与供应商就采购项目价格、质量、服务等进行协商，达成一致意见。（3）确定成交供应商。采购人根据协商结果确定成交供应商，并将结果通知所有相关方。（4）签订合同。与成交供应商签订采购合同。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购执行部门应及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格及付款方式、交货时间、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同应采用书面形式，由双方法定代表人或授权代表签字并加盖单位公章。（二）合同履行1.采购执行部门应跟踪采购合同的履行情况，及时掌握供应商的供货进度、质量状况等。2.需求部门应按照合同约定做好验收工作，对验收合格的货物或服务出具验收报告。（三）合同变更与终止1.在合同履行过程中，如需变更合同条款，采购执行部门应与供应商协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.出现下列情形之一的，采购合同可以终止：（1）合同履行完毕；（2）双方协商一致终止合同；（3）因不可抗力等原因导致合同无法履行。六、采购预算管理（一）预算编制1.采购预算应根据采购计划和学校财务预算编制要求进行编制。采购预算应明确采购项目金额、资金来源等内容。2.采购预算应经学校财务部门审核后纳入学校年度财务预算。（二）预算执行1.采购活动应严格按照采购预算执行，不得超预算采购。2.因特殊情况确需调整采购预算的，应按照学校预算调整程序进行申报和审批。七、采购监督与审计（一）内部监督制度1.建立健全采购内部监督制度，采购执行部门应定期对采购活动进行自查，发现问题及时整改。2.学校纪检监察部门应加强对采购活动的监督检查，对违规违纪行为依法依规进行处理。（二）审计监督1.学校审计部门应定期对采购项目进行审计，重点审查采购程序的合规性、采购合同的执行情况、采购资金的使用效益等。2.审计部门应出具审计报告，对审计发现的问题提出整改意见和建议。八、供应商管理（一）供应商资格审查1.建立供应商资格审查制度。采购执行部门应要求供应商提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩证明等相关资料，对供应商资格进行审查。2.将符合资格条件的供应商纳入供应商库管理。（二）供应商评价与考核1.定期对供应商的产品质量、交货期、售后服务等进行评价和考核。评价和考核结果作为供应商选择和续用的重要依据。2.对评价和考核不合格的供应商，应及时采取措施，如暂停合作、取消供应商资格等。