大学分散采购制度

PAGE大学分散采购制度一、总则（一）目的为了规范大学分散采购行为，加强对分散采购活动的管理与监督，提高采购资金使用效益，保证采购质量，维护学校利益，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各学院在教学、科研、行政等活动中，使用财政性资金、自有资金或其他资金，单项或批量采购金额未达到学校集中采购限额标准的货物、工程和服务项目的分散采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，采购信息应及时发布，保证所有符合条件的供应商平等参与竞争，不得偏袒任何一方。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高资金使用效益。4.诚信原则：采购当事人应诚实守信，严格履行合同约定，不得欺诈、违约。二、采购组织与职责（一）采购管理部门学校设立专门的采购管理部门，负责全校分散采购工作的统筹协调、指导监督和制度建设。其主要职责包括：1.制定和完善分散采购管理制度、流程和操作规范。2.审核各部门、各学院的分散采购计划和采购申请。3.监督采购活动的执行情况，处理采购过程中的投诉和争议。4.定期对分散采购工作进行总结和评估，提出改进建议。（二）采购需求部门各部门、各学院作为采购需求部门，负责提出采购需求，编制采购计划和采购申请，参与采购活动的实施，包括但不限于：1.根据教学、科研、行政工作需要，准确提出采购项目的技术规格、数量、质量要求等。2.对采购项目进行可行性论证，确保采购项目的必要性和合理性。3.协助采购管理部门和采购代理机构开展采购活动，提供相关资料和信息。4.负责采购合同的签订、履行和验收工作。（三）采购代理机构学校根据实际情况，可委托具有相应资质的采购代理机构办理分散采购事宜。采购代理机构应按照委托协议，依法依规组织采购活动，其主要职责包括：1.接受学校委托，制定采购文件，发布采购信息。2.组织开标、评标、定标等采购活动，确保采购过程的公正、公平、公开。3.协助学校与中标供应商签订采购合同，并监督合同的履行。4.整理、归档采购文件和相关资料，提供采购项目的统计报表和分析报告。三、采购流程（一）采购计划编制1.采购需求部门应根据本部门的工作规划和实际需求，提前编制年度采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。2.采购计划经本部门负责人审核后，报采购管理部门备案。采购管理部门对采购计划进行汇总、审核，根据学校资金状况和采购实际情况，对采购计划进行调整和平衡。（二）采购申请1.采购需求部门根据已备案的采购计划，在实施采购前，填写采购申请表。采购申请表应详细说明采购项目的基本情况、采购理由、技术规格、数量、预算金额、拟采用的采购方式等内容。2.采购申请表经本部门负责人签字确认后，报采购管理部门审批。采购管理部门对采购申请进行审核，重点审核采购项目的必要性、合规性、预算合理性等。对于重大采购项目，采购管理部门可组织相关专家进行论证。（三）采购方式选择1.根据采购项目的特点、预算金额等因素，采购方式分为公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。采购需求部门应在采购申请中提出拟采用的采购方式，并说明理由。2.采购管理部门对采购方式的选择进行审核。对于达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式；因特殊情况需要采用其他采购方式的，应当在采购活动开始前获得采购管理部门的批准，并按照相关规定履行审批手续。（四）采购文件编制1.采购代理机构根据采购管理部门的委托和采购需求部门提供的采购需求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、采购邀请书、采购需求、采购程序、评审标准、合同条款等内容。2.采购文件应符合法律法规和行业标准的要求，明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、售后服务等内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。（五）采购信息发布1.采购代理机构按照规定的渠道和方式发布采购信息。公开招标采购项目应在中国政府采购网、省级政府采购网等指定媒体上发布招标公告；邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等采购项目应向符合资格条件的供应商发出采购邀请书。2.采购信息应包括采购项目的基本情况、采购文件获取方式、投标（响应）截止时间、开标（谈判、询价）时间及地点等内容，确保供应商能够及时获取采购信息。（六）供应商资格审查1.采购代理机构对参与采购活动的供应商进行资格审查。资格审查的内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证（已办理“三证合一”的提供营业执照）、法定代表人授权书、资质证书、业绩证明、财务状况、信誉等。2.只有通过资格审查的供应商才能参与采购活动。采购代理机构应将资格审查结果及时通知供应商，并向采购管理部门备案。（七）采购评审1.采购代理机构按照采购文件规定的评审标准和程序，组织开标、评标、谈判、询价等采购评审活动。评审活动应在规定的时间和地点进行，确保评审过程公正、公平、公开。2.评审委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成。评审委员会成员应严格遵守评审纪律，按照评审标准进行评审，独立发表评审意见，不得相互串通或偏袒某一供应商。3.采购代理机构应记录评审过程和结果，整理评审报告。评审报告应包括采购项目基本情况、评审过程、评审结果、推荐的中标（成交）候选人等内容。（八）采购合同签订1.根据评审结果，采购管理部门确定中标（成交）供应商，并向其发出中标（成交）通知书。中标（成交）供应商应在规定的时间内与采购需求部门签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容，确保合同条款完整、准确、合法。采购合同签订后，应报采购管理部门备案。（九）采购项目验收1.采购项目完成后，采购需求部门应按照采购合同的约定，组织对采购项目进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格型号、技术性能等，工程的质量、进度、安全等，服务的标准、内容、效果等。2.验收可邀请相关专业技术人员、质量检测机构等参与。验收合格后，采购需求部门应出具验收报告。验收报告应包括采购项目基本情况、验收依据、验收标准、验收过程、验收结果等内容。（十）采购资金支付1.采购需求部门根据采购合同和验收报告，填写资金支付申请表，报财务部门审核。财务部门按照学校财务管理制度和采购合同约定，办理采购资金支付手续。2.采购资金支付应严格按照合同约定的付款方式和时间进行，确保资金支付的准确性和及时性。对于采购项目存在质量问题或其他纠纷的，财务部门应暂停支付资金，待问题解决后再行支付。四、采购监督与管理（一）内部监督1.学校建立健全内部监督机制，加强对分散采购活动的全过程监督。采购管理部门负责对采购活动的合法性、合规性进行监督检查，定期对采购项目进行抽查和评估。2.审计部门负责对采购项目的预算执行情况、资金使用效益等进行审计监督，对发现的问题及时提出整改意见。3.纪检监察部门负责对采购活动中的违规违纪行为进行调查处理，维护采购活动的公正、公平、公开。（二）供应商管理1.建立供应商诚信档案，记录供应商在采购活动中的表现，包括参与采购活动情况、中标（成交）情况、合同履行情况、售后服务情况等。2.对有不良记录的供应商，在一定期限内限制其参与学校采购活动。对于严重违规违纪的供应商，依法依规追究其责任，并向社会公布。（三）采购档案管理1.采购管理部门和采购代理机构应建立健全采购档案管理制度，对采购活动中的各类文件、资料进行整理、归档和保管。采购档案应包括采购计划、采购申请、采购文件、评审报告、采购合同、验收报告等。2.采购档案的保管期限应按照国家有关规定执行，确保采购档案的完整性和可追溯性。五、违规处理（一）对采购需求部门的违规处理1.采购需求部门在采购活动中存在以下违规行为的，采购管理部门应责令其改正，并视情节轻重给予相应的处罚：（1）未按规定编制采购计划和采购申请，擅自采购的；（2）提供虚假采购需求，骗取采购资金的；（3）与供应商串通，损害学校利益的；（4）未按规定组织采购项目验收，或验收不合格擅自支付采购资金的。2.对情节严重的采购需求部门，学校可暂停其采购活动，并追究相关责任人的责任。（二）对采购代理机构的违规处理1.采购代理机构在采购活动中存在以下违规行为的，采购管理部门应责令其改正，并视情节轻重给予相应的处罚：（1）未按规定编制采购文件，或采购文件存在重大缺陷的；（2）未按规定发布采购信息，或发布虚假采购信息的；（3）在采购评审活动中违反评审纪律，影响评审结果公正性的；（4）与供应商串通，损害学校利益的；（5）未按规定协助学校签订采购合同，或对采购合同履行情况监督不力的。2.对情节严重、造成恶劣影响的采购代理机构，学校可终止委托代理协议，并依法依规追究其责任。（三）对供应商的违规处理1.供应商在采购活动中存在以下违规行为的，采购管理部门应责令其改正，并视情节轻重给予相应的处罚：（1）提供虚假资质证明文件，骗取参与采购活动资格的；（2）在采购评审活动中弄虚作假，骗取中标（成交）资格的；（3）与采购需求部门或采