基建维修采购制度

PAGE基建维修采购制度一、总则（一）目的为规范公司基建维修采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，确保公司基建维修项目顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司范围内所有基建维修项目的采购活动，包括但不限于建筑物及附属设施的维修、改造、新建等项目涉及的设备、材料、服务等采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正原则，对待所有供应商，不得偏袒或歧视任何一方。3.公开透明原则：采购信息应公开透明，接受公司内部监督和相关部门的检查。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。5.诚信原则：采购人员和供应商应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司成立采购决策小组，由公司领导、相关部门负责人等组成。采购决策小组负责审议和决策重大采购事项，包括采购预算、采购方式、供应商选择等。（二）采购执行部门公司设立采购部门，负责具体的采购执行工作。采购部门职责如下：1.制定采购计划，根据基建维修项目需求，合理安排采购时间和进度。2.收集、整理供应商信息，建立供应商数据库，并定期进行评估和更新。3.组织采购招标、谈判等活动，选择合适的供应商。4.签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。5.负责采购文件的编制、归档和保管工作。6.配合相关部门进行采购验收工作。（三）需求部门基建维修项目的需求部门负责提出采购需求，提供技术规格、质量标准等相关要求，并参与采购过程中的技术评审和验收工作。III、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据基建维修项目计划，填写《采购申请表》详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、需求时间等内容，并提交相关技术文件和资料。2.《采购申请表》经需求部门负责人审核签字后，报采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到《采购申请表》后进行初步审核，审核内容包括采购需求的合理性、预算金额的准确性等。2.对于金额较小的采购项目，由采购部门负责人审批；对于金额较大或重大采购项目，提交采购决策小组审议批准。（三）采购实施1.制定采购方案：采购部门根据采购审批结果，制定采购方案，明确采购方式、采购时间安排、供应商选择标准等内容。2.选择供应商：通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式选择供应商。采购部门向潜在供应商发出采购邀请，要求其提供报价文件或投标文件。对供应商的报价文件或投标文件进行评审，综合考虑价格、质量、信誉、售后服务等因素，选择合适的供应商。3.签订采购合同：采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购产品的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式等内容。（四）采购验收1.采购产品到货前，采购部门通知需求部门和相关验收人员做好验收准备。2.采购产品到货时，由需求部门和相关验收人员按照合同要求进行验收，验收内容包括产品的规格、数量、质量、外观等。3.验收合格后，验收人员填写《采购验收单》，并签字确认。如验收不合格，采购部门应及时与供应商沟通协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施。（五）采购付款1.采购部门根据合同约定和验收结果，填写《付款申请表》，附上采购合同、验收单等相关凭证，报财务部门审核。2.财务部门审核通过后，按照公司财务制度办理付款手续。四、采购方式（一）公开招标1.适用范围：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的基建维修采购项目。2.招标程序：采购部门发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。供应商报名并购买招标文件。采购部门组织开标、评标会议，对投标文件进行评审。根据评标结果，确定中标供应商。采购部门向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。III、邀请招标1.适用范围：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的基建维修采购项目，或者采用公开招标方式的费用占项目总价值的比例过大的项目。2.招标程序：采购部门从供应商数据库中选择若干家潜在供应商，向其发出邀请招标函。被邀请的供应商按照要求提供投标文件。采购部门组织开标、评标会议，对投标文件进行评审，确定中标供应商。采购部门向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。IV竞争性谈判1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的基建维修采购项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，或者不能事先计算出价格总额的项目。2.谈判程序：成立谈判小组：谈判小组由采购部门、需求部门及相关技术专家等组成。制定谈判文件：谈判小组制定谈判文件，明确谈判的程序、内容、要求等。确定谈判供应商：采购部门从供应商数据库中选择若干家潜在供应商，向其发出谈判邀请。进行谈判：谈判小组与供应商进行谈判，就采购项目的价格、质量、服务等条款进行协商。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组根据谈判结果，确定成交供应商，并签订采购合同。（五）询价1.适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的基建维修采购项目。2.询价程序：采购部门向多家供应商发出询价函，要求其提供产品报价。供应商在规定时间内回复询价函，提供产品价格、交货期等信息。采购部门对供应商的报价进行比较，选择价格合理、交货期合适的供应商，并签订采购合同。五、供应商管理（一）供应商选择1.建立供应商选择标准，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.采购部门通过多种渠道收集供应商信息，并进行调查和评估。对符合条件的供应商，纳入供应商数据库。（二）供应商评估1.定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的供货质量情况、交货期执行情况、售后服务情况、价格变动情况等。2.根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于优秀供应商，给予更多的合作机会；对于不合格供应商，及时淘汰。（三）供应商激励与约束1.建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予奖励，如增加采购份额、优先付款等。2.建立供应商约束机制，对违反合同约定的供应商，采取相应的处罚措施，如扣除货款、暂停合作、取消供应商资格等。六、采购预算管理（一）预算编制1.需求部门根据基建维修项目计划，编制采购预算，明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购预算应包括采购产品的价格、运输费、安装调试费、税费等所有费用。3.采购预算经需求部门负责人审核签字后报采购部门，采购部门进行汇总并提交采购决策小组审议批准（二）预算执行1.采购部门严格按照采购预算执行采购活动，不得超预算采购。2.如因特殊原因需要调整采购预算，应按照公司预算调整程序进行审批。（三）预算控制1.建立采购预算控制制度，定期对采购预算执行情况进行检查和分析。2.对超预算采购的项目，要查明原因，追究相关人员的责任。七、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门对基建维修采购过程中可能存在的风险进行识别，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。2.对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。（二）风险应对1.针对不同的风险，制定相应的风险应对措施。如对于市场风险，可以通过市场调研、价格谈判等方式降低风险；对于供应商风险，可以加强供应商管理，选择信誉良好的供应商；对于质量风险，可以加强采购验收环节的管理，确保采购产品质量合格；对于合同风险，可以完善合同条款，加强合同执行过程的监督；对于付款风险，可以严格按照合同约定付款，避免逾期付款等情况。2.定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时调整和完善风险应对策略。八、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对基建维修采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购合同是否履行、采购资金使用是否合理等。2.采购部门应定期向公司领导汇报采购工作情况，接受公司内部监督。（