学校询价采购管理制度

PAGE学校询价采购管理制度一、总则（一）目的为规范学校询价采购行为，加强学校采购管理，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，依据《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规及行业标准，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金等进行的询价采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，严格按照规定的程序和方式进行。3.公平公正原则：遵循公平竞争的市场规则，确保所有符合条件的供应商都有机会参与采购活动，采购过程和结果要公正透明。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购资金使用效益最大化，降低采购成本。5.诚信原则：采购当事人应当诚实守信，严格履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购管理部门学校设立专门的采购管理部门，负责全校采购工作的统筹规划、制度建设、监督指导等工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关采购的法律法规和政策，制定学校采购管理制度和实施细则。2.编制学校年度采购预算，审核各部门采购计划。3.建立和管理学校供应商库，组织供应商资格审查和评估。4.监督采购活动的执行情况，处理采购过程中的投诉和纠纷。5.负责采购文件的备案和存档工作。（二）采购需求部门采购需求部门负责提出采购需求，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、质量要求、交货时间等内容，并对采购需求的合理性和准确性负责。在采购过程中，配合采购管理部门和采购执行部门做好相关工作，参与采购项目的验收等环节。（三）采购执行部门采购执行部门根据采购管理部门的安排，具体组织实施询价采购活动。其主要职责包括：1.按照采购管理制度和流程，制定询价采购方案。2.发布询价公告，邀请符合条件的供应商参与询价。3.向供应商发送询价文件，并对供应商的报价文件进行收集、整理和分析。4.组织询价小组与供应商进行谈判，确定成交供应商。5.签订采购合同，并负责合同的履行和跟踪。6.整理采购项目资料，及时向采购管理部门备案。（四）询价小组询价小组由学校采购管理部门、采购需求部门、财务部门、审计部门等相关人员以及技术专家组成。其主要职责包括：1.审查询价文件和报价文件，对供应商的资格和报价进行评估。2.与供应商进行谈判，确定成交供应商的候选名单。3.向采购执行部门提出成交供应商的推荐意见。4.对采购项目的质量、价格、售后服务等方面进行综合评价。三、采购预算与计划（一）采购预算编制1.各部门应根据学校事业发展规划和年度工作计划，结合实际需求，编制本部门年度采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并详细说明采购项目的必要性和资金来源。2.采购管理部门对各部门提交的采购预算进行汇总审核，结合学校财力状况，编制学校年度采购预算草案，报学校领导审批后执行。3.采购预算一经批准，必须严格执行。因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定的程序报经批准。（二）采购计划制定1.采购需求部门根据批准的采购预算，结合工作实际，制定具体的采购计划。采购计划应明确采购项目的实施时间、进度安排、采购方式等内容。2.采购计划应提前提交采购管理部门审核。采购管理部门对采购计划的合理性、合规性进行审核，审核通过后下达采购任务通知书。3.采购执行部门根据采购任务通知书，组织实施采购活动。四、询价采购程序（一）采购申请采购需求部门根据采购计划，填写采购申请表，经部门负责人签字后，报采购管理部门审核。采购申请表应详细说明采购项目的基本情况、采购需求、预算金额、拟采用的采购方式等内容。（二）采购审批采购管理部门对采购申请表进行审核，重点审核采购项目的必要性与可行性、采购预算的合理性、采购方式的合规性等。审核通过后，报学校领导审批。学校领导根据采购管理部门的审核意见和学校实际情况进行审批。（三）询价文件编制采购执行部门根据采购项目的特点和需求，编制询价文件询价文件应包括采购项目的基本情况、采购需求、技术规格、报价要求、评标标准、合同条款等内容。询价文件应明确规定供应商的报价方式、报价截止时间、交货时间、售后服务等要求。（四）供应商邀请采购执行部门通过学校官网、政府采购平台等渠道发布询价公告，邀请符合条件的供应商参与询价。询价公告应包括采购项目的名称、编号、采购内容、技术规格、报价要求、供应商资格条件、询价文件获取方式、报价截止时间、开标时间及地点等内容。（五）报价文件接收采购执行部门接收供应商提交的报价文件。报价文件应包括报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、资格证明文件等内容。供应商应按照询价文件的要求，密封报价文件，并在规定的报价截止时间前送达指定地点。（六）询价小组组建与评审1.采购执行部门按照规定的程序组建询价小组。询价小组成员应熟悉采购项目的相关业务，具有良好的职业道德和专业素养。2.询价小组对供应商的报价文件进行评审。评审内容包括价格比较、技术规格响应、商务条款响应、售后服务承诺等方面。询价小组应按照询价文件规定的评标标准进行评审，推荐成交供应商候选名单。（七）成交供应商确定采购执行部门根据询价小组的推荐意见确定成交供应商。成交供应商应在规定的时间内与学校签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。（八）合同签订与履行1.采购执行部门与成交供应商签订采购合同。采购合同签订后，应及时报采购管理部门备案。2.采购执行部门负责跟踪采购合同的履行情况，监督供应商按照合同约定的时间、质量、数量等要求履行义务。供应商应严格履行采购合同，按时交货、提供售后服务等。3.在合同履行过程中，如发生合同变更、解除等情况，应按照合同约定和相关法律法规的规定办理手续，并及时报采购管理部门备案。五、采购验收（一）验收组织采购项目完成后，采购需求部门应组织成立验收小组进行验收。验收小组由采购需求部门、采购执行部门、财务部门、审计部门等相关人员组成。验收小组应明确分工，各司其职，确保验收工作的顺利进行。（二）验收标准验收小组应按照采购合同和询价文件的要求，制定具体的验收标准。验收标准应包括采购项目的技术规格、质量标准、数量、外观等方面的内容。验收小组应严格按照验收标准进行验收，确保采购项目符合要求。（三）验收程序1.供应商完成交货后，应向采购需求部门提交验收申请。采购需求部门收到验收申请后，应及时通知验收小组进行验收。2.验收小组对采购项目进行现场检查、测试、核对等工作，核实采购项目的技术规格、质量标准、数量、外观等是否符合要求。3.验收小组根据验收结果填写验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、编号、供应商名称、验收日期、验收内容及结果、验收结论等内容。验收报告应由验收小组成员签字确认。4.验收合格后，采购需求部门应出具验收合格证明。验收合格证明应作为支付采购款项的依据之一。如验收不合格，采购需求部门应及时通知供应商进行整改或采取其他补救措施。供应商整改后仍不符合要求的，采购需求部门有权拒绝接收，并按照合同约定追究供应商的违约责任。六、采购资金支付（一）支付申请采购项目验收合格后，采购执行部门应根据采购合同和验收报告，填写采购资金支付申请表，经部门负责人签字后，报财务部门审核。采购资金支付申请表应包括采购项目的名称、编号、供应商名称、采购合同金额、已支付金额、本次申请支付金额、支付方式等内容。（二）支付审核财务部门对采购资金支付申请表进行审核，重点审核采购项目的合法性、合规性、合同执行情况、验收结果等。审核通过后报学校领导审批。学校领导根据财务部门的审核意见和学校资金状况进行审批。（三）资金支付财务部门根据学校领导的审批意见，按照采购合同约定的支付方式和时间，及时向供应商支付采购资金。支付采购资金时，应严格遵守财务管理制度和相关法律法规的规定，确保资金支付的安全、准确、及时。七、监督与检查（一）内部监督1.学校审计部门应定期对采购活动进行审计监督检查采购活动的合法性、合规性、效益性等方面的情况。审计部门有权调阅采购项目的相关文件、资料，询问相关人员，对发现的问题提出整改意见和建议。2.采购管理部门应加强对采购活动的日常监督检查，建立健全采购活动的监督管理制度，及时发现和纠正采购过程中的违规行为。采购管理部门应定期对采购项目的执行情况进行统计分析，总结经验教训，不断完善采购管理制度。（二）外部监督学校采购活动应接受财政、监察、审计等部门的监督检查。学校应积极配合相关部门的监督检查工作，如实提供采购项目的相关文件、资料，接受监督检查部门的询问和调查。对于监督检查部门提出的整改意见和建议，学校应认真落实，及时整改到位。八、违规处理（一）供应商违规处理1供应商在采购活动中如有下列违规行为，采购管理部门应视情节轻重，采取警告、列入不良供应商名单、暂停或取消其参与学校采购活动资格等措施，并按照合同约定追究其违约责任：（1）提供虚假材料谋取中标、成交的；（2）采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的；（3）与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的；（4）向采购人、采购代理机构行贿或者提供其他不正当利益的；（5）在采购过程中与采购人进行协商谈判的；（6）拒绝有关部门监督检查或者提供虚假情况的；（7）其他违反法律法规和采购文件规定的行为。2.供应商如对学校的处理决定不服，可以在规定时间内申请行政复议或提起行政诉讼。（二）学校工作人员违规处理学校工作人员在采购活动中如有下列违规行为，学校应视情节轻重，给予警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等