国企采购询价制度汇编

PAGE国企采购询价制度汇编一、总则（一）目的为规范国有企业采购询价行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本企业实际情况，制定本制度汇编。（二）适用范围本制度适用于国有企业及其所属各部门、各分支机构在采购货物、工程和服务过程中采用询价方式的活动。（三）基本原则1.依法合规原则：采购询价活动必须遵守国家法律法规和政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开公平公正原则：采购询价过程应公开透明，对所有潜在供应商一视同仁，确保公平竞争，公正选择供应商。3.诚实信用原则：采购方和供应商应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒真实情况，不得欺诈、胁迫对方。4.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，提高采购效益，实现企业利益最大化。二、采购询价流程（一）采购需求提出1.需求部门填写采购申请：各部门根据业务需要，填写采购申请单，详细说明采购货物、工程或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点等内容。2.申请审批：采购申请单经部门负责人审核签字后，提交至采购管理部门。采购管理部门根据企业采购预算和相关规定进行审批，审批通过后方可进入采购询价环节。（二）询价准备1.组建询价小组：采购管理部门负责组建询价小组，成员包括采购人员、技术专家、财务人员等。询价小组应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购业务流程。2.制定询价文件：询价小组根据采购需求制定询价文件，询价文件应包括询价函、采购需求明细、技术规格要求、报价要求、交货时间要求、售后服务要求等内容。询价文件应明确、具体，避免模糊不清或歧义性条款。3.确定潜在供应商名单：采购管理部门通过多种渠道收集潜在供应商信息，如供应商数据库、行业协会推荐、网络搜索等，确定潜在供应商名单。潜在供应商应具备良好的信誉、生产经营能力和产品质量保证能力。（三）询价发出1.向潜在供应商发送询价文件：采购管理部门通过邮件、传真、电话等方式向潜在供应商发送询价文件，并告知询价截止时间和报价要求。2.确认潜在供应商收到询价文件：采购管理部门在发送询价文件后，及时与潜在供应商沟通，确认其是否收到询价文件，并提醒其按时报价。（四）报价接收与评审1.接收报价：潜在供应商应在询价截止时间前将报价文件密封送达采购管理部门或按照询价文件要求通过指定方式提交报价。采购管理部门对收到的报价文件进行登记和整理。2.报价评审：询价小组对供应商的报价进行评审，评审内容包括报价合理性、产品质量、交货期、售后服务等方面。询价小组应根据评审结果，对供应商进行排序，推荐中标候选人。3.编写评审报告：询价小组编写询价评审报告，报告内容包括询价过程概述、供应商报价情况、评审结果及推荐意见等。评审报告应客观、公正、详实。（五）合同签订1.确定中标供应商：采购管理部门根据询价评审报告，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。2.签订采购合同：采购方与中标供应商按照中标通知书和询价文件的要求签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括货物、工程或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。3.合同备案：采购合同签订后，采购管理部门应将合同副本提交至企业合同管理部门备案，合同管理部门对合同的合法性、完整性进行审核，并负责合同的保管和归档。（六）采购验收1.制定验收方案：采购方根据采购合同和相关标准制定验收方案，明确验收内容、验收标准、验收方法、验收人员等。2.组织验收：采购方按照验收方案组织验收工作，验收人员应严格按照验收标准进行验收，确保采购货物、工程或服务符合合同要求。3.出具验收报告：验收工作完成后，验收人员出具验收报告，验收报告应包括验收情况概述、验收结果、存在问题及整改建议等内容。验收报告经采购方和供应商签字确认后生效。（七）付款结算1.审核付款申请：供应商根据采购合同约定提交付款申请，采购方财务部门对付款申请进行审核，审核内容包括合同执行情况、验收报告、发票等。2.办理付款手续：财务部门审核通过后，按照采购合同约定的付款方式和时间办理付款手续。付款方式可包括支票、汇票、电汇、网上支付等。3.财务记账与档案管理：财务部门对付款业务进行记账，并将相关凭证和资料进行归档保存，以备查阅。三、询价文件编制规范（一）基本要求1.内容完整准确：询价文件应涵盖采购项目的全部信息，包括采购需求、技术规格、报价要求、交货时间、售后服务等，确保供应商能够准确理解采购要求。2.语言规范清晰：询价文件应使用规范、清晰的语言，避免使用模糊、歧义或容易引起误解的词汇和语句。3.格式统一规范：询价文件应采用统一的格式，包括封面、目录、正文、附件等，便于供应商阅读和响应。（二）采购需求明细1.详细描述采购货物的名称、规格、型号、数量等：应明确具体的技术参数和质量标准，确保供应商提供的货物符合采购要求。2.对于工程采购，应说明工程范围、技术要求、施工期限等：工程采购询价文件还应包括工程图纸、工程量清单等相关资料。3.对于服务采购，应明确服务内容、服务标准、服务期限等：服务采购询价文件可要求供应商提供服务方案、服务团队人员构成等信息。（三）技术规格要求1.引用国家或行业标准：如无国家或行业标准，应制定企业内部标准，并在询价文件中明确说明。2.对技术规格的特殊要求进行详细说明：包括性能指标、材质要求、工艺要求等，确保供应商能够满足采购方的技术需求。（四）报价要求1.明确报价方式：如总价报价、单价报价等，并要求供应商注明报价包含的各项费用明细。2.规定报价有效期：报价有效期应合理设定，以确保供应商在有效期内的报价具有约束力。3.说明价格调整条款：如遇原材料价格波动、市场行情变化等情况，是否允许价格调整及调整方式。（五）交货时间要求1.明确具体的交货日期或交货期限：对于分阶段交货的项目，应明确各阶段的交货时间节点。2.规定逾期交货的违约责任：包括逾期交货的罚款金额、对采购方造成损失的赔偿方式等。（六）售后服务要求1.要求供应商提供售后服务承诺：包括售后服务内容、响应时间、维修期限等。2.明确售后服务费用的承担方式：如是否包含在报价中，或在售后服务发生时另行收费等。四、询价小组组建与管理（一）询价小组组成1.采购人员：负责采购业务的组织和协调，熟悉采购流程和市场情况。2.技术专家：具备相关技术领域的专业知识和经验，能够对采购货物、工程或服务的技术规格进行评审。3.财务人员：负责对采购成本、报价合理性等进行审核和分析。4.其他相关人员：根据采购项目的特点和需要，可邀请法律专家、审计人员等参与询价小组。（二）询价小组成员职责1.采购人员职责负责询价活动的组织和实施，与潜在供应商沟通协调。收集、整理和分析供应商报价信息，协助询价小组进行评审。参与采购合同的起草和签订工作。2.技术专家职责对采购货物、工程或服务的技术规格进行审核和评估。解答供应商关于技术问题的咨询，提出技术方面的评审意见。协助编写询价文件中的技术规格要求。3.财务人员职责对供应商报价的合理性进行审核，分析采购成本。参与制定采购预算和价格控制标准。审核采购合同中的付款条款和财务风险。4.其他人员职责根据各自专业领域，为询价活动提供专业意见和建议。协助询价小组完成其他相关工作。（三）询价小组管理1.培训与考核：定期组织询价小组成员参加采购业务培训，提高其专业素质和业务能力。建立询价小组成员考核机制，对其工作表现进行评价和考核。2.回避制度：询价小组成员与供应商有利害关系的，应当回避。利害关系包括但不限于亲属关系、经济利益关系、业务往来关系等。3.保密要求：询价小组成员应对询价过程中涉及的商业秘密、技术秘密等予以保密，不得泄露给任何第三方。五、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入标准：包括供应商的资质条件、生产经营能力、产品质量、信誉状况、售后服务等方面的要求。2.供应商申请与审核：潜在供应商向采购管理部门提交供应商准入申请，采购管理部门对其进行资格审查和实地考察，审核通过后纳入供应商数据库。（二）供应商评价与考核1.定期评价：采购管理部门定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评价，评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。2.动态考核：根据供应商的日常表现，如出现质量问题、交货延迟、售后服务不到位等情况，及时进行考核，并采取相应的措施，如警告、暂停合作、取消合作资格等。3.评价与考核结果应用：将供应商评价与考核结果作为后续采购决策的重要依据，优先选择评价等级高的供应商进行合作。（三）供应商激励与淘汰1.激励措施：对于表现优秀的供应商，给予一定的激励措施，如增加采购份额、优先付款、提供合作机会等，以提高供应商的积极性和合作意愿。2.淘汰机制：对于评价等级为不合格或多次出现严重问题的供应商，予以淘汰，不再纳入供应商数据库，并在企业内部进行通报。六、监督与检查（一）内部监督1.采购管理部门自查：采购管理部门定期对采购询价活动进行自查，检查采购流程是否合规、询价文件编制是否规范、询价小组组建是否合理、供应商选择是否公正等。2.内部审计监督：企业内部审计部门定期对采购询价业务进行审计，检查采购活动的合法性、合规性和效益性，发现问题及时提出整改意见。（二）外部监督1.接受政府监管部门监督：国有企业采购询价活动应接受政府相关监管部门的监督检查