国企采购合规性审查制度

PAGE国企采购合规性审查制度一、总则（一）目的为加强国有企业采购活动的合规管理，规范采购行为，防范采购风险，确保采购活动合法、公正、透明、高效，维护企业利益，依据国家法律法规及相关行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于国有企业及其下属各级全资、控股子企业的采购活动，包括但不限于货物采购、工程采购和服务采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和政策要求，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购活动应遵循公平、公正的原则，对待所有参与采购的供应商，不偏袒、不歧视。3.公开性原则：除涉及国家秘密、商业秘密等特殊情况外，采购活动应公开透明，接受企业内部和社会监督。4.效益性原则：在确保采购质量的前提下，追求采购成本的合理性和采购效益的最大化。二、采购合规性审查机构及职责（一）审查机构设置成立采购合规性审查委员会（以下简称“审委会”），作为公司采购合规性审查的决策机构。审委会成员由公司高层管理人员、法务部门负责人、审计部门负责人、采购部门负责人等组成，主任由公司主要领导担任。在审委会下设立采购合规性审查办公室（以下简称“审查办”），作为日常工作机构，负责采购合规性审查的具体组织和实施。审查办设在法务部门，成员包括法务人员、审计人员和采购业务骨干等。（二）职责分工1.审委会职责审议和决策重大采购项目的合规性审查意见。研究解决采购合规性审查工作中的重大问题。监督采购合规性审查制度的执行情况。2.审查办职责制定采购合规性审查工作流程和标准。对采购项目进行合规性审查，提出审查意见。跟踪采购项目的执行情况，对发现的合规问题及时提出整改建议。收集、整理和分析采购合规性审查工作中的相关数据和信息，为审委会决策提供参考。3.各部门职责采购部门：负责采购项目的发起、组织实施和合同签订等工作，确保采购活动符合本制度要求。在采购过程中，及时向审查办提供相关资料和信息，配合审查办开展合规性审查工作。法务部门：负责对采购合同的合法性、合规性进行审查，提供法律意见和建议。参与采购合规性审查工作，对涉及法律问题的采购事项进行审核把关。审计部门：负责对采购项目的预算执行情况、采购程序的合规性等进行审计监督。参与采购合规性审查工作，对采购活动中的财务收支情况进行审核。三、采购合规性审查内容（一）采购需求合规性审查1.需求合理性审查：审查采购需求是否与企业生产经营实际需要相符，是否存在过度采购、重复采购等不合理情况。2.技术规格合规性审查：审查采购需求的技术规格是否符合国家和行业标准，是否存在歧视性、排他性条款。（二）采购方式合规性审查1.采购方式选择依据审查：审查采购方式的选择是否符合法律法规和企业内部规定，是否有充分的理由和依据。2.采购方式审批程序审查：审查采购方式的审批程序是否合规，是否按照规定的权限和流程进行审批。（三）供应商选择合规性审查1.供应商资质审查：审查供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证等基本资质文件是否齐全、有效。审查供应商的生产经营许可证、产品质量认证、行业资质证书等专业资质文件是否符合采购项目要求。2.供应商信用审查：通过信用查询平台、行业协会等渠道，审查供应商的信用状况，包括是否存在不良信用记录、是否涉及违法违规行为等。3.供应商选择程序审查：审查供应商的选择是否遵循公开、公平、公正的原则，是否经过招标、竞争性谈判、询价等法定程序确定。（四）采购文件合规性审查1.采购文件内容审查：审查采购文件（包括招标文件、谈判文件、询价文件等）的内容是否完整、准确，是否包含采购项目的基本要求、技术规格、评标标准、合同条款等关键信息。2.采购文件合法性审查：审查采购文件的条款是否符合法律法规和政策要求，是否存在违法违规、显失公平等条款。（五）采购合同合规性审查1.合同条款审查：审查采购合同的条款是否齐全、明确，是否包括标的、数量、质量、价款、履行期限、地点和方式、违约责任等主要内容。2.合同合法性审查：审查采购合同的签订是否符合法律法规和企业内部规定，合同双方的主体资格是否合法，合同内容是否合法有效。3.合同风险审查：评估采购合同可能存在的风险，如市场风险、质量风险、法律风险等，并提出相应的风险防范措施。（六）采购项目执行合规性审查1.采购项目进度审查：跟踪采购项目的执行进度，审查是否按照采购文件和合同约定的时间节点完成采购任务。2.采购项目质量审查：对采购项目的质量进行检查和验收，审查是否符合采购文件和合同约定的质量标准。3.采购项目资金支付审查：审查采购项目的资金支付是否合规，是否按照合同约定的付款方式和时间进行支付，是否存在超付、错付等情况。四、采购合规性审查流程（一）采购项目申报采购部门在发起采购项目时，应填写《采购项目申报书》，详细说明采购项目的基本情况、采购需求、采购方式、预算金额等信息，并提交相关证明材料。（二）审查办受理审查办收到采购项目申报书后，对申报材料进行初步审核。如申报材料齐全、符合要求，予以受理；如申报材料不齐全或不符合要求，通知采购部门补充完善。（三）合规性审查1.审查准备：审查办根据采购项目的特点和要求，组建审查小组，明确审查人员的分工和职责。审查小组收集与采购项目相关的法律法规、政策文件、行业标准等资料，作为审查依据。2.资料审查：审查小组对采购部门提交的采购文件、供应商资料、合同草案等进行详细审查，对照审查内容和标准，查找存在的问题和风险点。3.实地考察（必要时）：对于重大采购项目或存在疑问的采购事项，审查小组可对供应商进行实地考察，核实供应商的实际情况和履约能力。4.沟通协调：审查过程中，审查小组与采购部门、法务部门、审计部门等相关部门进行沟通协调，就审查中发现的问题及时交换意见，共同研究解决方案。5.形成审查意见：审查小组根据审查情况，形成采购项目合规性审查意见，明确采购项目是否合规，存在的问题及整改建议等。审查意见经审查办负责人审核后，提交审委会审议。（四）审委会审议审委会召开会议，对审查办提交的采购项目合规性审查意见进行审议。审委会成员充分发表意见，对审查意见进行表决。如表决通过，审查意见作为采购项目实施的依据；如表决未通过，审查办根据审委会意见，重新组织审查或要求采购部门对采购项目进行调整。（五）审查结果反馈审查办将审委会审议通过的采购项目合规性审查意见反馈给采购部门。采购部门根据审查意见，对采购项目进行整改完善后，方可组织实施采购活动。（六）审查档案管理审查办负责采购合规性审查档案的整理和归档工作。审查档案应包括采购项目申报书、审查过程中形成的各类文件资料、审查意见、审委会会议记录等。审查档案应妥善保管，以备查阅。五、采购合规性审查监督与问责（一）监督机制1.内部监督：公司内部审计部门定期对采购合规性审查制度的执行情况进行审计监督，检查采购项目的合规性审查工作是否到位，发现问题及时督促整改。2.外部监督：接受政府有关部门、社会审计机构、行业协会等外部机构的监督检查，积极配合外部监督工作，对发现的问题及时整改落实。（二）问责制度1.责任界定：对于在采购活动中违反本制度规定的单位和个人，根据情节轻重，明确责任主体和责任范围。2.问责方式：对违反采购合规性审查制度的责任单位和个人，视情节轻重