固定供应商采购制度汇编

PAGE固定供应商采购制度汇编一、总则（一）目的本制度旨在规范公司与固定供应商之间的采购行为，确保采购活动的合法性、规范性和高效性，保障公司物资供应的质量和及时性，降低采购成本，维护公司的利益。（二）适用范围本制度适用于公司所有与固定供应商进行的采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策的规定。2.公平公正原则：在采购过程中，应公平对待所有供应商，不得偏袒任何一方。3.诚实守信原则：公司与供应商应诚实守信，履行各自的义务。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。二、供应商管理(一)供应商选择1.供应商筛选标准资质要求：供应商应具备合法的经营资质，提供有效的营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关证件。生产能力：具备与公司采购需求相匹配的生产能力，能够按时、按量提供合格的产品或服务。质量保证：具有完善的质量管理体系，能够提供产品质量合格证明，确保所供产品符合行业标准和公司要求。价格合理：在同等质量条件下，价格具有竞争力，能够提供合理的报价。信誉良好：在以往的合作中，无不良记录，具有良好的商业信誉。2.供应商选择流程需求部门提出申请：各需求部门根据采购需求，填写《供应商选择申请表》，详细说明所需产品或服务的规格、数量、质量要求、交货期等信息。采购部门初审：采购部门对需求部门提交的申请表进行初审，核实需求的合理性，并根据公司采购政策和供应商筛选标准，初步筛选出潜在供应商名单。实地考察：采购部门会同相关技术、质量等部门对潜在供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理水平、生产能力等情况。实地考察结束后，考察人员应填写《供应商实地考察报告》。综合评估：采购部门组织相关部门对实地考察合格的供应商进行综合评估，根据供应商的资质、生产能力、质量保证、价格、信誉等方面进行打分，确定最终入选的供应商名单。审批确定：综合评估结果报公司领导审批，经批准后确定为公司的固定供应商。（二）供应商评估与考核1.评估周期：每年对固定供应商进行一次全面评估，每季度进行一次定期考核。2.评估内容质量评估：根据采购产品的质量检验报告、验收记录等，评估供应商所供产品的质量稳定性。交货期评估：统计供应商的交货准时率，评估其是否能够按时交货。价格评估：对比市场价格和供应商报价，评估其价格合理性。服务评估：根据与供应商的沟通协调情况、售后服务质量等，评估其服务水平。3.考核方式数据统计：采购部门负责收集供应商的相关数据，如质量检验数据、交货记录、价格变动情况等。问卷调查：向公司内部使用部门发放《供应商满意度调查问卷》，了解使用部门对供应商产品质量、交货期、服务等方面的满意度。现场检查：对供应商的生产现场进行不定期检查，核实其生产经营状况和质量管理情况。4.评估与考核结果应用对于评估优秀的供应商，给予适当的奖励，如增加采购份额、优先付款等。对于评估不合格的供应商，发出《供应商整改通知书》，要求其限期整改。整改后仍不符合要求的，取消其固定供应商资格。（三）供应商关系维护1.定期沟通：采购部门定期与供应商进行沟通，了解其生产经营状况、产品研发情况等，及时解决合作中出现的问题。2.合作培训：根据需要，组织供应商参加相关培训，提高其产品质量和服务水平。3.应急协调：在遇到紧急采购需求或供应中断等情况时，与供应商及时协调，确保公司生产经营的正常进行。三、采购流程（一）采购计划制定1.需求预测：各部门根据公司生产经营计划和实际需求，对所需物资进行需求预测，填写《采购需求预测表》。2.采购计划编制：采购部门根据各部门的需求预测表，结合库存情况，编制年度、季度和月度采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格、数量、交货期等信息。3.计划审批：采购计划报公司领导审批后执行。如遇特殊情况需要调整采购计划，应按规定程序重新审批。（二）采购订单下达1.订单生成：采购部门根据审批后的采购计划，向选定的固定供应商下达采购订单。采购订单应明确采购物资的详细规格、数量、价格、交货期、交货地点等条款。2.订单审核：采购订单下达前，应进行审核，确保订单内容准确无误。审核通过后，采购订单发送给供应商。（三）采购合同签订1.合同起草：对于金额较大或采购周期较长的采购项目，采购部门应起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务、产品规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.合同审核：采购合同起草后，提交公司法律部门和相关业务部门进行审核。审核通过后，由公司授权代表与供应商签订采购合同。3.合同执行：采购合同签订后，双方应严格按照合同约定执行。采购部门负责跟踪合同执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。（四）采购验收1.验收准备：采购物资到货前，采购部门应通知相关验收部门做好验收准备工作，明确验收标准和验收人员。2.到货验收：采购物资到货后，验收部门按照验收标准进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、质量、外观等。验收合格后，验收人员填写《采购验收单》；验收不合格的，应及时通知采购部门与供应商协商解决。3.入库手续：验收合格的物资办理入库手续，由仓库管理人员负责登记入账。（五）采购付款1.付款申请：采购部门根据采购合同和验收情况，填写《采购付款申请表》，附上采购合同、验收单、发票等相关凭证，报财务部门审核。2.付款审核：财务部门对采购付款申请表及相关凭证进行审核，审核无误后报公司领导审批。3.款项支付：经公司领导审批同意后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间向供应商支付款项。四、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险：关注市场价格波动、原材料供应紧张等因素，可能导致采购成本上升或供应中断。2.质量风险：供应商提供的产品质量不符合要求，可能影响公司产品质量和生产经营。3.合同风险：采购合同条款不明确、不合理，可能导致公司在合同执行过程中出现纠纷。4.信用风险：供应商信誉不佳，可能出现交货延迟、拖欠货款等情况。（二）风险评估1.可能性评估：评估风险发生的可能性大小，分为高、中、低三个等级。2.影响程度评估：评估风险发生后对公司造成的影响程度，分为严重、较大、一般三个等级。3.风险矩阵确定：根据可能性评估和影响程度评估结果，绘制风险矩阵，确定风险等级。（三）风险应对措施1.市场风险应对：建立市场价格监测机制，及时掌握市场价格动态；与供应商签订长期合作协议，锁定价格；寻找替代供应商，降低供应中断风险。2.质量风险应对：加强对供应商的质量管理，定期进行质量抽检；要求供应商提供质量保证措施和售后服务承诺；在采购合同中明确质量违约责任。3.合同风险应对：加强采购合同的审核和管理，确保合同条款明确、合理；建立合同执行跟踪机制，及时发现和解决合同执行过程中的问题。4.信用风险应对：加强对供应商的信用评估和管理，建立供应商信用档案；在采购合同中约定信用条款，如预付款比例、付款期限等；对信用不佳的供应商采取谨慎合作态度。五、监督与检查（一）内部监督1.审计部门监督：审计部门定期对采购活动进行审计，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订和履行情况、采购资金的使用情况等，发现问题及时提出整改意见。2.纪检监察部门监督：纪检监察部门对采购活动中的违规违纪行为进行监督检查，严肃查处违法违纪案件。（二）外部监督1.接受