四川司法局采购内控制度

PAGE四川司法局采购内控制度一、总则（一）目的为加强四川司法局采购活动的内部控制，规范采购行为，提高采购资金的使用效益，防范采购风险，确保采购活动合法、合规、公正、透明，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于四川司法局机关及所属各单位使用财政性资金进行的采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规和政策要求，严格按照法定程序进行。2.公正性原则：采购活动应当遵循公平、公正原则，确保所有参与采购的供应商享有平等的机会，不受歧视。3.公开性原则：采购活动应当公开透明，采购信息、采购过程和采购结果应当向社会公众公开，接受监督。4.效益性原则：采购活动应当注重经济效益和社会效益，提高采购资金的使用效益，实现物有所值。5.内部控制原则：建立健全采购内部控制制度，加强对采购活动的全过程监督和管理，防范采购风险。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立四川司法局采购领导小组，作为采购决策机构，负责审议采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重大采购事项，确保采购活动符合本局战略规划和业务需求。采购领导小组由局领导、相关部门负责人组成。（二）采购执行机构设立四川司法局采购中心，作为采购执行机构，负责具体组织实施采购活动。采购中心应当配备专业的采购人员，具备相应的采购业务知识和技能，熟悉采购法律法规和政策要求。采购中心的主要职责包括：1.编制采购计划和采购预算，报采购领导小组审议通过后组织实施。2.制定采购文件，包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价文件等。3.组织采购活动，包括发布采购信息、接受供应商报名、组织开标、评标、谈判、询价等。4.签订采购合同，并对合同执行情况进行跟踪和监督。5.整理和归档采购文件，建立采购档案。6.协助采购领导小组处理采购投诉和纠纷。（三）采购监督机构四川司法局监察室作为采购监督机构，负责对采购活动进行全过程监督，确保采购活动合法、合规、公正、透明。监察室的主要职责包括：1.监督采购决策程序的执行情况，确保采购事项经过合法的审议和批准。2.监督采购执行机构的采购活动，检查采购文件的编制、采购信息的发布、采购过程的组织、采购结果的确立等是否符合法律法规和政策要求。3.受理采购投诉和举报，对违规行为进行调查和处理。4.定期对采购活动进行内部审计，评估采购内部控制制度的有效性，提出改进建议。（四）其他相关部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购项目的技术规格、数量、质量要求等，并对采购项目的实施效果负责。2.财务部门：负责审核采购预算，安排采购资金，监督采购资金的使用情况，确保采购资金的安全和合理使用。3.资产管理部门：负责对采购项目进行验收，办理资产入账手续，对采购资产进行登记、保管和维护，确保资产的安全和完整。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购需求部门应当根据本部门的业务发展规划和工作需要，提前编制采购预算草案，明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容。2.采购预算草案应当按照财政部门的要求，采用规范的预算编制方法，结合市场价格行情和历史采购数据，合理确定采购预算金额。3.采购需求部门应当将采购预算草案报财务部门审核，财务部门应当对采购预算的合理性、合规性进行审核，并提出审核意见。4.采购需求部门应当根据财务部门的审核意见，对采购预算草案进行修改完善，形成正式的采购预算方案，报采购领导小组审议通过。（二）预算执行1.采购执行机构应当严格按照采购预算方案组织采购活动，不得擅自突破预算。2.如因特殊情况需要调整采购预算，采购需求部门应当提出书面申请，说明调整的原因、内容和金额，报采购领导小组审议通过后，按照财政部门的规定办理预算调整手续。3.财务部门应当对采购预算的执行情况进行跟踪和监督，及时掌握采购资金的使用进度，确保采购资金专款专用。（三）预算绩效评价1.建立采购预算绩效评价制度，对采购预算的编制、执行和使用效益进行评价。2.采购执行机构应当在采购项目完成后，及时向采购领导小组和财务部门报送采购项目绩效自评报告，总结采购项目的实施情况、资金使用情况、取得的成效和存在的问题，并提出改进建议。3.财务部门应当会同采购执行机构等相关部门，对采购项目进行绩效评价，评价结果作为今后编制采购预算、安排采购资金的重要依据。四、采购方式选择（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。公开招标数额标准按照国家和四川省财政部门的规定执行。3.采购执行机构应当按照法定程序编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标等活动，确保公开招标活动的公平、公正、公开。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采购执行机构应当按照规定的程序，从符合资格条件的供应商中随机抽取三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采购执行机构应当按照规定的程序，成立谈判小组，与供应商进行谈判，确定成交供应商。（四）询价1.询价是指采购人向三家以上供应商发出询价通知书，对采购项目的价格、规格、质量等进行询问，供应商一次性报出不得更改的价格，采购人从中确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采购执行机构应当按照规定的程序，向供应商发出询价通知书，要求供应商在规定的时间内报价，并根据报价情况确定成交供应商。（五）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采购执行机构应当按照规定的程序，组织专家进行论证，并报采购领导小组批准后，采用单一来源采购方式采购。五、采购程序（一）采购计划申报1.采购需求部门应当根据本部门的业务发展规划和工作需要，提前编制采购计划，明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购时间等内容。2.采购计划应当报采购领导小组审议通过后，报财政部门备案。（二）采购文件编制1.采购执行机构应当根据采购项目的特点和采购方式，编制采购文件。采购文件应当包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价文件等。2.采购文件应当明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、采购方式、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。（三）采购信息发布1.采购执行机构应当按照规定的程序，在指定的媒体上发布采购信息，包括采购公告、中标公告、成交公告等。2.采购信息应当真实、准确、完整，不得隐瞒或者虚假披露采购信息。（四）供应商报名与资格审查1.采购执行机构应当按照采购文件的要求，接受供应商的报名，并对供应商的资格条件进行审查。2.资格审查的内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、授权代表身份证明、资质证书、业绩证明、财务状况等。3.采购执行机构应当对资格审查合格的供应商发出采购文件，并告知其参加采购活动的时间、地点和要求。（五）采购活动组织1.采购执行机构应当按照采购文件的要求，组织采购活动，包括开标、评标、谈判、询价等。2.开标应当在规定的时间和地点公开进行，开标过程应当记录并存档。3.评标应当按照评标标准进行，评标委员会应当由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数应当为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。4.谈判应当按照谈判文件的要求进行，谈判小组应当由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数应当为三人以上单数。5.询价应当按照询价文件的要求进行，询价小组应当由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数应当为三人以上单数。（六）采购结果确定与公示1.采购执行机构应当根据采购活动的结果，确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。2.采购执行机构应当在指定的媒体上公示采购结果，公示期不得少于三个工作日。公示期内，如有供应商对采购结果提出质疑，采购执行机构应当及时处理。（七）采购合同签订1.采购执行机构应当按照采购文件和采购结果，与成交供应商签订采购合同。采购合同应当明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同应当报采购领导小组备案。采购合同签订后，采购执行机构应当严格按照合同约定履行合同义务，确保采购项目的顺利实施。（八）采购项目验收1.采购项目完成后，采购执行机构应当组织需求部门、资产管理部门等相关部门对采购项目进行验收。2.验收内容包括采购项目的数量、质量、规格、性能等是否符合采购合同要求。验收合格后，采购执行机构应当出具验收报告。3.资产管理部门应当根据验收报告，办理资产入账手续，对采购资产进行登记、保管和维护。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.建立采购风险识别与评估机制，定期对采购活动进行风险识别和评估。2.采购风险识别的内容包括采购需求风险、采购预算风险、采购方式风险、采购文件风险、采购过程风险、采购合同风险、采购验收风险等。3.采购风险评估应当采用定性与定量相结合的方法，对采购风险发生的可能性和影响程度进行评估，确定风险等级。（二）风险应对措施1.根据采购风险评估结果，制定相应的风险应对措施。风险应对措施包括风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。2.对于采购需求风险，应当加强需求调研和论证，确保采购需求的合理性和准确性；对于采购预算风险，应当加强预算编制和审核，严格控制预算执行；对于采购方式风险，应当严格按照法律法规和政策要求选择采购方式，确保采购方式的合法性和公正性；对于采购文件风险，应当加强采购文件的编制和审核，确保采购文件的完整性、准确性和公正性；对于采购过程风险，应当加强采购过程的监督和管理，确保采购过程的公开、公平、公正；对于采购合同风险，应当加强采购合同的签订和履行，确保采购合同的合法性和有效性；对于采购验收风险，应当加强采购项目的验收，确保采购项目的质量和性能符合要求。（三）风险监控与预警1.建立采购风险监控与预警机制，定期对采购风险进行监控和预警。2.采购风险监控的内容包括采购风险应对措施的执行情况、采购风险的变化情况等。3.采购风险预警应当根据风险监控结果，及时发出预警信号，提醒相关部门采取相应的措施进行风险应对。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应当包括采购项目的采购计划、采购预算、采购文件、采购信息发布记录、供应商报名与资格审查记录、采购活动组织记录、采购结果确定与公示记录、采购合同、采购项目验收报告等相关资料。（二）档案整理与归档1.采购执行机构应当按照档案管理的要求，对采购档案进行整理和归档。2.采购档案应当按照采购项目