商务局政府采购管理制度

PAGE商务局政府采购管理制度一、总则（一）目的为加强商务局政府采购管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，促进廉政建设，依据《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于商务局机关及所属事业单位使用财政性资金进行的政府采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地向社会公开，确保采购过程的透明度。3.公平竞争原则：为供应商创造公平竞争的环境，保证采购项目能够获得最佳的性价比。4.公正原则：采购活动应客观公正，维护国家利益和社会公共利益，保护供应商的合法权益。5.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、管理职责（一）采购管理部门职责1.负责制定和完善本局政府采购管理制度、流程和操作规范。2.审核采购项目的采购需求、采购方式、采购预算等，确保采购活动符合规定要求。3.组织实施政府采购活动，包括采购文件编制、采购信息发布、供应商资格审查、开标评标、合同签订与履行等环节的管理。4.协调处理采购过程中的质疑、投诉等事项，维护采购活动的正常秩序。5.对采购项目进行绩效评价，总结经验教训，不断改进采购管理工作。（二）财务部门职责1.负责审核采购项目的预算安排，确保采购资金合理、合规使用。2.对采购资金的支付进行审核和监督，严格按照合同约定和财务制度办理资金支付手续。3.配合采购管理部门做好采购项目的成本核算和财务分析工作，提供相关财务数据支持。（三）使用部门职责1.提出采购项目的需求，包括采购货物的规格、数量、技术要求，服务的内容、标准等，并对需求的合理性和准确性负责。2.参与采购文件的编制和审核工作，提供必要的技术支持和专业意见。3.配合采购管理部门做好供应商考察、合同签订、验收等工作，确保采购项目满足实际工作需要。（四）监督部门职责1.对政府采购活动进行全程监督，检查采购程序是否合规、采购行为是否公正、采购结果是否符合要求。2.受理对采购活动的举报和投诉，依法查处违法违规行为。3.督促采购管理部门和相关人员履行职责，确保政府采购管理制度的有效执行。三、采购预算管理（一）预算编制1.使用部门应根据本部门工作任务和事业发展需要，结合上一年度采购执行情况，科学合理地编制政府采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、资金来源等内容，并按照财政部门要求的格式和时间报送。3.采购管理部门对使用部门报送的采购预算进行审核，重点审核采购项目的必要性、可行性、预算金额的合理性等，提出审核意见后报局领导审批。（二）预算调整1.在采购项目实施过程中，因特殊情况需要调整采购预算金额的，使用部门应提出书面申请，说明调整原因和调整金额，并附相关证明材料。2.采购管理部门对预算调整申请进行审核，提出审核意见后报局领导审批。经批准的预算调整事项，应及时通知财务部门和相关部门。（三）预算执行1.采购项目应严格按照批准的预算执行，不得超预算采购。如因特殊原因确需超预算采购的，必须按照规定程序报经批准。2.财务部门应加强对采购资金的管理，严格按照预算安排和合同约定支付采购资金，确保资金专款专用。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要采购方式。达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。2.采用公开招标方式采购的，采购管理部门应按照规定在财政部门指定的媒体上发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。3.招标公告应包括采购项目的名称、内容、数量、预算金额、投标人资格要求、获取招标文件的时间和地点、投标截止时间、开标时间及地点等内容。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.采用邀请招标方式采购的，采购管理部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.采用竞争性谈判方式采购的，采购管理部门应成立谈判小组，与不少于三家的供应商分别进行谈判，并根据谈判结果确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采用单一来源采购方式采购的，采购管理部门应组织相关人员进行论证，并在财政部门指定的媒体上公示，公示期不得少于五个工作日。公示无异议后，报经批准方可实施采购。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.采用询价方式采购的，采购管理部门应成立询价小组，向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。五、采购程序管理（一）采购计划申报1.使用部门根据工作需要，填写《政府采购计划申报表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间、采购方式等内容，并提交相关证明材料。2.《政府采购计划申报表》经部门负责人签字后，报采购管理部门审核。（二）采购文件编制1.采购管理部门根据采购项目的特点和采购方式，组织编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标邀请书）、采购需求、采购预算、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件编制过程中，应充分征求使用部门、财务部门、监督部门等相关部门的意见，确保采购文件的科学性、合理性和公正性。（三）采购信息发布1.采购管理部门按照规定在财政部门指定的媒体上发布采购信息，包括招标公告、中标公告、成交公告等。2.采购信息发布应及时、准确、完整，确保潜在供应商能够及时获取采购信息。（四）供应商资格审查1.采购管理部门对报名参加采购项目的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。2.对符合资格要求的供应商，采购管理部门应将其列入供应商名单，并通知其领取采购文件。（五）开标评标1.采购管理部门按照采购文件规定的时间、地点组织开标评标活动。开标时，应邀请所有投标人参加，并当众宣布投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等。2.评标由依法组建的评标委员会负责。评标委员会应按照评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人或确定中标供应商。（六）合同签订1.采购管理部门根据评标结果通知中标供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等内容。2.采购合同签订后，采购管理部门应将合同副本送财务部门备案，作为支付采购资金的依据。（七）验收1.使用部门负责组织采购项目的验收工作。验收应按照采购合同约定的标准和要求进行，确保采购项目的质量和性能符合要求。2.验收合格后，使用部门应填写《政府采购项目验收报告》，并由验收人员签字确认。验收报告应包括采购项目的名称、规格型号、数量、供应商名称、验收日期、验收结论等内容。（八）资金支付1.财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购资金支付申请，按照财政部门规定的支付方式和程序办理资金支付手续。2.采购资金支付应严格按照合同约定执行，不得无故拖延或拒绝支付。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应按照《中华人民共和国民法典》等相关法律法规的规定签订，明确双方的权利和义务。2.采购合同签订前，采购管理部门应组织相关人员对合同条款进行审核，重点审核合同的合法性、完整性、准确性、合理性等。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等提供货物或服务，采购方应按照合同约定的方式和时间支付采购资金。2.在合同履行过程中，如发生合同变更、解除等情况，双方应按照法律法规和合同约定办理相关手续，并及时通知采购管理部门。（三）合同验收1.采购合同履行完毕后，使用部门应按照合同约定的标准和要求对采购项目进行验收。验收合格后，出具验收报告。2.如验收不合格，采购方有权要求供应商限期整改或重新提供货物或服务，直至验收合格为止。因供应商原因导致验收不合格的，采购方有权按照合同约定追究供应商的违约责任。（四）合同归档1.采购合同签订后，采购管理部门应及时将合同副本整理归档，妥善保管。合同档案应包括合同文本、招标文件、投标文件、评标报告、验收报告等相关资料。2.合同档案的保管期限应按照国家有关规定执行，确保合同档案的完整性和可查阅性。七、质疑与投诉管理（一）质疑1.供应商对采购文件、采购过程、中标或者成交结果有疑问的，可以在知道或者应知其权益受到损害之日起七个工作日内，以书面形式向采购管理部门提出质疑。2.采购管理部门应在收到质疑函后七个工作日内作出答复，并以书面形式通知质疑供应商和其他有关供应商。质疑答复应包括质疑事项的基本情况、质疑事项的调查情况、质疑事项的处理结果等内容。（二）投诉1.质疑供应商对采购管理部门的质疑答复不满意或者采购管理部门未在规定时间内作出答复的，可以在答复期满后十五个工作日内向同级财政部门提起投诉。2.投诉人投诉时，应当提交投诉书，并按照被投诉采购人、采购代理机构和与投诉事项有关的供应商数量提供投诉书副本。投诉书应包括投诉人和被投诉人的名称、地址、联系方式，投诉事项的基本事实，质疑事项的质疑答复情况及投诉请求，相关证明材料及证据来源等内容。3.财政部门应在收到投诉书后三十个工作日内，对投诉事项作出处理决定，并以书面形式通知投诉人、被投诉人和其他有关当事人。八、监督检查与责任追究（一）监督检查1.监督部门应定期对政府采购活动进行监督检查，检查内容包括采购程序是否合规、采购文件是否规范、采购合同是否履行、采购资金是否合理使用等。2.监督检查可以采取查阅资料、实地考察、询问当事人等方式进行。对监督检查中发现的问题，监督部门应及时提出整改意