哈药集团采购制度汇编

PAGE哈药集团采购制度汇编一、总则（一）目的本制度旨在规范哈药集团的采购行为，确保采购活动合法、合规、高效，保障公司生产经营所需物资和服务的及时供应，提高采购质量，降低采购成本，防范采购风险，维护公司利益。（二）适用范围本制度适用于哈药集团总部及所属各子公司、分公司的采购活动，包括物资采购、工程采购、服务采购等各类采购项目。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护市场竞争秩序，保障供应商的合法权益。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购效益。4.诚信原则：采购人员应诚实守信，严格履行合同约定，维护公司良好形象。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立哈药集团采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会成员包括公司高层管理人员、相关部门负责人等。其职责为：1.审议采购战略和政策；2.审批重大采购项目的采购方案；3.协调解决采购过程中的重大问题；4.监督采购制度的执行情况。（二）采购执行部门设立采购部作为集团采购的执行部门，负责具体采购业务的实施。采购部职责如下：1.制定采购计划和采购预算；2.组织采购招标、询价、谈判等采购活动；3.选择合格供应商，建立供应商档案；4.签订采购合同，跟踪合同执行情况；5.负责采购物资的验收、付款等工作；6.定期分析采购数据，评估采购绩效。（三）其他相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，参与采购项目的技术规格制定、供应商选择、验收等工作。2.质量部门：负责对采购物资的质量进行检验和监督，参与供应商质量管理体系评估。3.财务部门：负责采购资金的预算安排、支付审核、财务核算等工作，监督采购资金的使用情况。三、采购流程（一）采购需求提出1.各需求部门根据生产经营计划和实际需求，填写采购申请单，详细注明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计交货时间等信息。2.采购申请单经部门负责人审核签字后，提交至采购部。（二）采购计划制定1.采购部收到采购申请单后，进行汇总分析，结合库存情况、采购周期等因素，制定采购计划。2.采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、采购时间、采购方式等内容，并报采购决策委员会审批。（三）供应商选择与管理1.供应商寻找采购部通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索（包括专业采购平台、行业网站等）、供应商推荐、行业展会、招标公告等。收集供应商的基本信息（包括公司概况、经营范围、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等），建立供应商信息库。2.供应商评估采购部组织相关部门（如质量部门、技术部门、需求部门等）对潜在供应商进行评估。评估内容包括供应商的资质信誉、生产能力、质量管理体系、价格竞争力、售后服务等方面。采用定性与定量相结合的评估方法，对供应商进行打分，确定合格供应商名单。3.供应商管理建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估结果、合作历史、交易情况等。定期对供应商进行考核评价，根据考核结果调整供应商等级，对不合格供应商及时淘汰。与供应商保持沟通与合作，促进供应商不断改进产品质量和服务水平。（四）采购方式选择1.招标采购对于金额较大、技术复杂、竞争充分的采购项目，采用招标采购方式。采购部编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告，邀请合格供应商参与投标。组织开标、评标、定标工作，确定中标供应商。2.询价采购对于采购金额较小、规格标准统一、市场货源充足的采购项目，采用询价采购方式。采购部向多家供应商发出询价函，要求供应商报价。对供应商的报价进行比较分析，选择报价合理、信誉良好的供应商成交。3.谈判采购对于一些特殊采购项目，如独家代理产品、定制产品等，采用谈判采购方式。采购部与供应商进行谈判，就采购价格、质量标准、交货期、售后服务等条款进行协商，达成一致后签订采购合同。4.其他采购方式根据实际情况，还可采用单一来源采购、竞争性谈判等其他采购方式。采用单一来源采购方式时，应符合相关法律法规规定的情形，并履行相应的审批程序。（五）采购合同签订1.采购部根据采购决策结果，与中标供应商或成交供应商签订采购合同。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。3.采购合同经双方签字盖章后生效，采购部应及时将合同副本分送相关部门存档。（六）采购订单下达1.采购部根据采购合同，向供应商下达采购订单。采购订单应明确采购物资或服务的具体要求、交货时间、交货地点等信息。2.采购订单经供应商确认后，作为采购合同的执行依据。（七）采购物资验收1.采购物资到货前，采购部应通知质量部门、需求部门等相关人员做好验收准备。2.物资到货后，由质量部门按照合同约定的质量标准进行检验，需求部门参与验收工作。3.验收合格的物资，由验收人员签字确认；验收不合格的物资，应及时通知供应商处理，如退货、换货、补货等。（八）采购付款1.采购物资验收合格后，采购部应及时整理相关凭证，提交财务部门审核。2.财务部门按照采购合同约定的付款方式和时间，办理付款手续。付款凭证应包括采购合同、验收报告、发票等相关资料。3.对于预付款项，应严格按照合同约定支付，并跟踪供应商的供货进度；对于货到付款或验收合格后付款的项目，应在规定时间内完成付款。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部定期对采购过程中的风险进行识别和评估，包括市场风险（如价格波动、供应短缺等）、供应商风险（如供应商违约、质量问题等）、合同风险（如合同条款漏洞、合同执行纠纷等）、内部管理风险（如采购流程不规范、人员违规操作等）等。2.采用定性和定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险等级，为风险应对提供依据。（二）风险应对措施1.市场风险应对建立市场价格监测机制，及时掌握市场价格动态，合理安排采购时机，降低价格波动风险。与供应商签订长期合作协议，约定价格调整机制，以应对市场价格波动。建立物资储备制度，适当储备关键物资，防范供应短缺风险。2.供应商风险应对加强供应商管理，严格供应商选择和评估程序，确保供应商具备良好的信誉和供应能力。与供应商签订详细的合同条款，明确双方的权利和义务，约束供应商行为。定期对供应商进行考核评价，及时发现和解决供应商存在问题，降低供应商违约风险。3.合同风险应对加强合同管理，规范合同签订流程，确保合同条款严谨、明确、合法。组织相关部门对合同进行会审，避免合同漏洞和纠纷。建立合同执行跟踪机制，及时掌握合同执行情况，发现问题及时解决。4.内部管理风险应对完善采购管理制度和流程，加强内部监督和审计，规范采购人员行为。加强采购人员培训，提高采购人员业务素质和风险意识。建立采购绩效评估体系，对采购工作进行量化考核，激励采购人员规范操作，降低内部管理风险。五、采购绩效评估（一）评估指标1.采购成本：包括采购价格、运输费用、仓储费用等，评估采购成本的控制情况。2.采购质量：通过物资验收合格率等指标，评估采购物资的质量水平。3.采购效率：如采购周期、订单处理时间等，衡量采购工作的效率。4.供应商满意度：调查供应商对公司采购工作的满意度，评估与供应商的合作关系。5.内部客户满意度：收集需求部门对采购工作的评价，了解内部客户的需求满足情况。（二）评估方法1.定期统计分析：采购部定期收集采购数据，对各项评估指标进行统计分析，形成采购绩效报告。2.问卷调查：通过向供应商和内部客户发放问卷，了解他们对采购工作的满意度和意见建议。3.现场评估：对采购项目的实施过程进行现场检查和评估，发现问题及时整改。（三）评估结果应用1.根据采购绩效评估结果，总结采购工作中的经验教训，针对存在问题制定改进措施。2.将采购绩效与采购