吕梁老干局采购管理制度

PAGE吕梁老干局采购管理制度一、总则（一）目的为加强吕梁老干局采购工作的管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于吕梁老干局机关及所属事业单位的各类物资采购、服务采购等活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购活动合法合规。2.公平公正原则：采购过程中要公平对待所有供应商，确保竞争环境公正透明。3.公开透明原则：采购信息应及时、准确地公开，接受内部监督和社会监督。4.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。5.廉洁自律原则：采购人员要严格遵守廉洁自律规定，杜绝腐败行为。二、采购组织与职责（一）采购领导小组成立吕梁老干局采购领导小组，由局领导班子成员及相关部门负责人组成。主要职责包括：1.研究制定采购工作的方针、政策和制度。2.审议采购计划、采购预算和重大采购项目。3.监督采购活动的执行情况，协调解决采购工作中的重大问题。（二）采购管理部门明确专门的采购管理部门，负责采购工作的具体组织实施。其职责如下：1.编制采购计划，根据工作需要和预算安排，提出采购项目建议。2.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动。3.对供应商进行资格审查和管理，建立供应商库。4.签订采购合同，并跟踪合同执行情况。5.整理、归档采购文件和资料。（三）需求部门各需求部门负责提出采购需求，配合采购管理部门做好采购相关工作。具体职责包括：1.根据实际工作需要，准确详细地填写采购申请单，明确采购物品或服务的规格、数量、质量要求等。2.参与采购项目的技术规格制定、供应商考察等工作。3.负责采购物品的验收工作，对验收结果负责。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购管理部门应会同财务部门及相关需求部门，根据年度工作计划和实际需求，编制采购预算。2.采购预算要明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容，并细化到具体的采购品目和服务项目。3.采购预算应充分考虑市场价格波动因素，合理确定预算额度。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。2.如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。需求部门提出预算调整申请，说明调整原因和金额，经采购管理部门审核、财务部门复核后，报采购领导小组批准。（三）预算监督1.财务部门负责对采购预算的执行情况进行监督检查，定期通报预算执行情况。2.采购管理部门应配合财务部门做好预算监督工作，及时提供采购项目的执行进度等相关信息。四、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写采购申请单，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、用途等内容，并经部门负责人签字确认。2.采购申请单应提交给采购管理部门。（二）采购审批1.采购管理部门收到采购申请单后，对采购项目进行审核。审核内容包括采购必要性、预算合理性、采购方式合规性等。2.对于金额较小的采购项目，由采购管理部门负责人审批；对于金额较大或重大采购项目，经采购管理部门审核后，报采购领导小组审批。（三）采购方式确定根据采购项目的特点、金额大小等因素，确定合适的采购方式。常见的采购方式包括：1.公开招标：适用于采购金额较大、技术规格明确、市场竞争充分的项目。通过发布招标公告，邀请符合条件的供应商投标，按照评标标准确定中标供应商。2.邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值比例过大的项目，可以采用邀请招标方式。向特定的供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标。3.竞争性谈判：采购项目技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的，或者招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的，可以采用竞争性谈判方式。与不少于三家的供应商进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购：只能从唯一供应商处采购的，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目，采用单一来源采购方式。与单一供应商协商确定采购价格和合同条款。5.询价：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式。向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（四）采购实施1.招标采购采购管理部门发布招标公告，明确招标项目的基本情况、投标要求、评标标准等内容。接受供应商报名，对报名供应商进行资格审查，确定合格投标人名单。组织开标、评标会议，按照评标标准进行评标，确定中标候选人。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。2.竞争性谈判采购成立谈判小组，谈判小组由采购管理部门、需求部门及相关技术专家等组成。向符合资格条件的供应商发出谈判邀请书，邀请其参加谈判。谈判小组与供应商进行谈判，要求供应商就采购项目的技术、价格、服务等方面进行报价和磋商。根据谈判情况，确定成交供应商，并签订采购合同。3.单一来源采购采购管理部门对拟采用单一来源采购方式的项目进行公示，公示期不少于五个工作日。公示无异议后，与单一供应商进行协商谈判，确定采购价格和合同条款，签订采购合同。4.询价采购采购管理部门向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。对供应商的报价进行比较，选择符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的供应商作为成交供应商，签订采购合同。（五）合同签订1.采购合同应按照采购结果签订，明确采购物品或服务的名称、规格、数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同由采购管理部门负责起草，经法律专业人员审核后，报采购领导小组批准。3.采购合同签订后，应及时将合同副本送财务部门、需求部门等相关部门备案。（六）验收1.采购物品到货后，需求部门应按照采购合同的要求进行验收。验收内容包括数量、规格、质量、性能等方面。2.验收合格后，需求部门填写验收报告，并由验收人员签字确认。验收报告应提交给采购管理部门和财务部门。3.如发现采购物品存在质量问题或不符合合同要求，需求部门应及时通知采购管理部门，采购管理部门负责与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货、降价等措施。（七）付款1.财务部门根据采购合同和验收报告，按照规定的付款方式和时间办理付款手续。2.付款前，采购管理部门应核实采购项目的执行情况和发票等相关凭证的真实性、合法性。3.对于不符合付款条件的，财务部门有权拒绝付款，并及时通知采购管理部门和相关部门进行处理。五、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入制度，明确供应商的资格条件。供应商应具备合法经营资格、良好的商业信誉、较强的经济实力、完善的售后服务体系等。2.采购管理部门负责对申请准入的供应商进行资格审查，收集供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、业绩证明、产品质量认证等相关资料，进行实地考察或调查了解，评估供应商的综合实力。3.经审查合格的供应商，纳入供应商库管理。（二）供应商评价与考核1.定期对供应商进行评价与考核，评价内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合同履行情况等方面。2.采购管理部门可以通过问卷调查、实地考察、数据分析等方式收集供应商的相关信息，按照制定的评价标准进行评分。3.根据评价与考核结果，对供应商进行分类管理。对于表现优秀的供应商，给予优先合作机会；对于存在问题的供应商，要求其限期整改，整改后仍不符合要求的，取消其供应商资格。（三）供应商淘汰与更新1.对于出现严重质量问题、交货期严重延误、商业信誉不良等情况的供应商，应及时淘汰出供应商库。2.采购管理部门应定期对供应商库进行清理和更新，根据工作实际需要，引入新的优质供应商，确保供应商库的动态优化。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购管理部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如市场价格波动风险、供应商违约风险、质量风险、法律风险等。2.可以通过建立风险预警指标体系，对采购项目的关键环节和风险点进行监控和预警。（二）风险评估1.对识别出的风险因素进行评估，确定风险发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，对风险进行分类排序，明确重点风险领域和风险等级。（三）风险应对1.针对不同的风险因素，制定相应的风险应对措施。对于价格波动风险，可以采用套期保值、签订长期合同等方式进行应对；对于供应商违约风险，加强合同管理，要求供应商提供履约保证金或担保，建立供应商违约赔偿机制；对于质量风险，加强验收环节管理，增加检验频次，要求供应商提供质量保证承诺等。2.定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时调整和完善风险应对策略。七、监督与检查（一）内部监督1.成立采购监督小组，由纪检监察部门、审计部门等相关人员组成，负责对采购活动进行全程监督。2.采购监督小组应定期检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购文件和资料的完整性等，发现问题及时督促整改。3.加强对采购人员的监督管理，防止采购人员滥用职权、谋取私利等行为。采购人员应定期进行廉政教育和业务培训，提高自身素质。（二）审计监督1.审计部门定期对采购项目进行审计，审查采购项目的预算执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。2.审计部门可以通过查阅采购文件、合同、发票、验收报告等资料，实地查看采购物品或服务的使用情况等方式进行审计。3.对审计发现的