招投标弃标说明书范文及写作要点

招投标弃标说明书范文及写作要点在招投标活动中，投标方在提交投标文件后、开标前乃至评标过程中，可能因各种主客观因素需要放弃投标。此时，一份规范、严谨的弃标说明书就显得尤为重要。它不仅是投标方与招标方沟通的正式文件，也体现了投标方的商业信誉和职业素养。本文将结合实际操作，阐述弃标说明书的写作要点，并提供参考范文。一、弃标说明书的写作要点撰写弃标说明书，应遵循及时、清晰、礼貌、规范的原则，确保信息传递准确，避免不必要的误解和纠纷。以下是具体的写作要点：（一）明确基本信息，确保指向清晰弃标说明书的开头应清晰列明以下基本信息，以便招标方快速识别和处理：*致送单位：准确填写招标单位或招标代理机构的全称。*项目名称及编号：明确指出所放弃的具体项目名称和对应的招标编号，避免混淆。*投标单位信息：包括投标单位全称、法定代表人（或授权代表人）姓名及联系方式。*日期：提交弃标说明书的正式日期。（二）清晰表达弃标意愿，态度坚决在说明书中，需开门见山、明确无误地表达放弃本次投标的意愿。避免使用模糊、模棱两可的措辞，如“考虑放弃”、“可能不参与”等，以免给招标方造成判断困扰。（三）简述弃标原因（可选，但建议酌情说明）虽然并非所有弃标都必须详细阐述原因，但在多数情况下，简要、客观地说明原因有助于获得招标方的理解。阐述原因时应注意：*客观中立：尽量从客观因素出发，如“经仔细研究招标文件，发现我单位部分资质与招标要求存在偏差”、“项目实际需求与我单位核心业务方向不完全契合”、“突发的不可抗力因素导致无法按要求完成投标准备”等。*简洁明了：无需长篇大论，点到为止。避免过多抱怨或指责，如对招标流程、其他投标人的质疑等不应在此处表述。*保守商业秘密：涉及公司内部决策调整、战略重心转移等敏感原因时，可以概括性说明，如“因我单位内部经营策略调整，经慎重考虑，决定放弃本次投标”，无需透露过多细节。*避免负面暗示：不要通过描述原因来暗示招标方或项目存在问题，除非是必须指出的、且有确凿证据的严重瑕疵（此时可能涉及更正式的质疑或投诉）。（四）妥善处理后续事宜，体现责任担当弃标行为可能涉及投标保证金的退还等后续问题，应在说明书中予以提及：*关于投标保证金：明确表示将按照招标文件的规定，配合办理投标保证金的退还手续（如果已缴纳）。*关于投标文件：如果投标文件已递交，可说明“我单位此前提交的相关投标文件（如有）将不再参与本次评审”。（五）表达歉意与感谢，保持良好关系即使是弃标，也应保持礼貌和专业的态度：*表达歉意：对因弃标可能给招标活动带来的不便表示歉意。*表示感谢：感谢招标方给予的投标机会。*展望未来：可以表达未来仍希望有机会参与该招标单位其他项目的合作意愿。（六）规范落款，确保文件效力*投标单位盖章：必须加盖投标单位的有效公章。*法定代表人或授权代表人签字：根据单位规定和文件重要性决定是否需要签字。*联系方式：再次留下有效的联系人和联系方式，以便招标方就相关事宜进行沟通。二、弃标说明书范文参考范文一：因客观原因（资质不符）弃标关于[项目名称]（项目编号：[项目编号]）放弃投标的说明函致：[招标单位/招标代理机构全称]我单位[投标单位全称]，就贵单位组织的[项目名称]（项目编号：[项目编号]）招标活动，经我单位认真研究和内部评审，现就相关事宜说明如下：在仔细研读贵方发布的招标文件后，我单位发现自身部分资质条件与本次招标项目的特定要求存在一定差距。为确保招标工作的严肃性和项目实施质量，经我单位慎重考虑，决定放弃本次投标。对于此次放弃投标给贵单位招标工作可能带来的不便，我们深表歉意。感谢贵单位给予我单位参与本次项目投标的机会。我们将继续关注贵单位的招标信息，并期待未来能有更合适的合作机会。关于本项目投标保证金的退还事宜（如有），我单位将按照招标文件的规定办理。特此说明。顺祝商祺！[投标单位全称]（盖章）法定代表人/授权代表人（签字或盖章）：[日期：年月日]联系人：[姓名]联系电话：[电话号码]范文二：因内部原因（策略调整）弃标关于放弃[项目名称]（项目编号：[项目编号]）投标资格的函[招标单位/招标代理机构全称]：贵单位组织的[项目名称]（项目编号：[项目编号]）招标项目，我单位[投标单位全称]原计划参与投标。现因我单位近期内部经营策略及资源调配进行了相应调整，经公司管理层慎重研究决定，不再参与上述项目的投标。由此给贵单位的招标组织工作可能造成的影响，我们深表歉意。感谢贵单位提供的宝贵投标机会，我们衷心祝愿本次招标活动圆满成功，并期待在未来的项目中能与贵单位携手合作。我单位已缴纳的投标保证金（如有），请按贵方规定办理退还手续。特此函告。[投标单位全称]（盖章）[日期：年月日]联系人：[姓名]联系电话：[电话号码]三、注意事项1.及时性：一旦决定弃标，应尽快提交弃标说明书，以便招标方及时调整采购计划，减少对招标流程的影响。2.书面形式：弃标说明书应以书面形式（盖章扫描件或原件送达）提交，确保其正式性和可追溯性。电子邮件可作为辅助通知手段，但正式文件仍需按要求提交。3.语气诚恳：无论何种原因弃标，语气都应保持诚恳、礼貌，避免产生不必要的误会。4.留存副本：提交后，投标单位应自行留存弃标说明书的副本或扫描件，以备查考。5.口头沟通（可选）：对于重要项目或长期