史志办政府采购管理制度

PAGE史志办政府采购管理制度一、总则（一）目的为了加强史志办政府采购管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，促进廉政建设，依据《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规，结合本办实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于史志办使用财政性资金进行的政府采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，接受社会监督。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择最符合需求、性价比最高的供应商和采购方案。4.公正原则：采购过程应公正对待所有参与竞争的供应商，不偏袒任何一方。5.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的义务。二、采购管理机构及职责（一）采购领导小组成立史志办政府采购领导小组，由办领导担任组长，各相关科室负责人为成员。主要职责如下：1.研究制定政府采购政策、制度和发展规划。2.审议重大采购项目的采购方式、采购预算、采购文件等。3.协调解决采购过程中的重大问题。4.监督采购活动的执行情况。（二）采购执行部门指定专门科室或人员负责政府采购的具体执行工作，其职责包括：1.根据工作需要，编制采购预算和采购计划。2.组织采购项目的实施，包括制定采购文件、发布采购信息、组织开标评标等。3.与供应商进行沟通协调，签订采购合同。4.负责采购项目的验收工作。5.整理和归档采购项目资料。（三）监督部门史志办纪检监察部门负责对政府采购活动进行全程监督，确保采购过程合法、公正、廉洁。其主要职责包括：1.监督采购制度的执行情况。2.受理对采购活动的投诉和举报。3.对采购过程中的违规行为进行调查处理。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购执行部门应根据史志办年度工作计划和业务需求，提前编制政府采购预算。预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，确保采购资金的合理安排。2.采购预算应详细列出采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并按照财政部门的要求进行分类和汇总。3.在编制采购预算时，应充分考虑市场价格波动因素，合理确定采购预算金额，避免预算过高或过低。（二）预算审批1.采购预算编制完成后，应提交采购领导小组审议。采购领导小组应根据史志办的实际情况和工作需要，对采购预算进行审核，提出修改意见。2.采购预算经采购领导小组审议通过后，报财政部门审批。财政部门应按照相关规定对采购预算进行审核，下达批复文件。3.采购执行部门应严格按照财政部门批复的采购预算执行采购活动，不得擅自调整预算。如因特殊情况需要调整预算，应按照规定程序报财政部门审批。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要采购方式。对于达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。2.采购执行部门应按照相关规定编制公开招标文件，并在指定的政府采购信息发布媒体上发布招标公告。招标公告应包括采购项目的名称、内容、数量、预算金额以及对供应商的资格要求等内容。3.公开招标应按照法定程序进行开标、评标和定标。开标应公开进行，由采购人或采购代理机构主持，邀请所有投标人参加。评标应按照招标文件规定的评标标准和方法进行评审，评标委员会应独立评标，推荐中标候选人。定标应根据评标委员会的推荐意见，由采购人确定中标供应商。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.采购执行部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。投标邀请书应包括采购项目的基本情况、对供应商的资格要求以及投标截止时间、开标时间和地点等内容。3..邀请招标的开标、评标和定标程序与公开招标相同。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.采购执行部门应成立谈判小组，谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。3.谈判小组应与符合资格条件的供应商分别进行谈判，并在规定的时间内进行二轮报价。谈判小组应根据谈判文件和谈判情况，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购执行部门应组织成立单一来源采购小组，对采购项目进行论证。单一来源采购小组应出具论证意见，说明采用单一来源采购方式的理由和依据，并明确供应商的名称、地址等关键信息。3.采购执行部门应将单一来源采购项目的论证意见报采购领导小组审议。采购领导小组审议通过后，报财政部门批准。经财政部门批准后，采购执行部门方可与单一来源供应商签订采购合同。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.采购执行部门应成立询价小组，询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。3.询价小组应根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将成交结果通知所有被询价的供应商。五、采购文件管理（一）采购文件编制1.采购执行部门应根据采购方式和采购项目的特点，编制相应的采购文件。采购文件应包括采购项目的基本情况、采购需求说明、采购方式、采购程序、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、质量要求、服务标准等实质性内容，确保采购项目能够满足史志办的实际需求。3.在编制采购文件时，应充分考虑采购项目的风险因素，制定相应的风险防范措施和合同条款。（二）采购文件审核1.采购文件编制完成后，应提交采购领导小组审核。采购领导小组应组织相关人员对采购文件进行审核，重点审核采购文件的合法性、合规性、合理性以及对供应商资格要求的合理性等内容。2..采购文件经采购领导小组审核通过后，方可发布。如采购文件存在问题或需要修改，应及时进行调整，并重新提交审核。（三）采购文件保存采购执行部门应妥善保存采购文件副本及相关资料，保存期限按照国家有关规定执行。采购文件保存期限届满后，应按照规定进行销毁。六采购合同管理（一合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购执行部门应及时与成交供应商签订采购合同合同应明确双方的权利和义务、采购项目的名称规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方法、付款方式等内容。2.采购合同应符合采购文件和中标供应商投标文件中的实质性内容不得擅自变更合同条款。如因特殊情况需要变更合同条款，应按照规定程序报采购领导小组批准，并与供应商协商一致后签订补充合同。（二合同履行1.采购执行部门和供应商应按照采购合同的约定履行各自的义务。采购执行部门应及时向供应商支付货款，供应商应按照合同约定的时间、地点和质量标准提供货物或服务。2.在合同履行过程中，采购执行部门应加强对合同执行情况的监督检查，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。如供应商未按照合同约定履行义务，采购执行部门有权追究其违约责任。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购执行部门应组织相关人员对采购项目进行验收。验收应按照采购合同和相关验收标准进行，确保采购项目的质量和数量符合要求。2.验收合格后，采购执行部门应出具验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、规格型号、数量、质量情况、验收结论等内容。验收报告应由验收人员签字确认，并加盖史志办公章（四）合同存档采购执行部门应将采购合同副本及相关资料整理归档，保存期限按照国家有关规定执行。合同存档资料应包括采购合同、采购文件、中标供应商投标文件、验收报告等。七、采购资金支付管理（一）支付申请1.采购项目完成并验收合格后，采购执行部门应按照采购合同的约定，向财务部门提交支付申请。支付申请应包括采购项目的名称、合同编号、供应商名称、采购金额、已付款金额尚未付款金额等内容，并附采购合同、验收报告等相关资料。2.财务部门应按照国家有关财务制度和本办的财务规定，对支付申请进行审核。审核内容包括采购项目的合法性、合规性、合同执行情况、资金支付手续等。（二）支付审批1.支付申请经财务部门审核通过后，应提交采购领导小组审批采购领导小组应根据采购项目的实际情况和资金安排，对支付申请进行审批。2.支付申请经采购领导小组审批通过后，财务部门方可办理资金支付手续。（三）支付方式1.采购资金的支付方式应按照采购合同的约定执行。一般情况下，应采用转账支付方式，不得采用现金支付方式。2.如因特殊情况需要采用现金支付方式，应按照规定程序报财政部门批准，并严格履行相关手续。八、采购监督与检查（一）内部监督1.史志办纪检监察部门应加强对政府采购活动的内部监督，定期对采购项目进行检查和抽查。检查内容包括采购制度的执行情况、采购程序的合规性、采购文件的编制和审核情况、采购合同的签订和履行情况等。2.采购执行部门应定期向采购领导小组报告政府采购工作情况，接受采购领导小组的监督和指导。采购执行部门应建立健全内部管理制度，加强对采购人员的培训和管理，提高采购人员的业务素质和职业道德水平。（二）外部监督1.政府采购活动应接受财政、审计、监察等部门的监督检查。史志办应积极配合相关部门的监督检查工作，如实提供采购项目的相关资料和情况。2.对于财政部门、审计部门、监察部门提出的整改意见和建议，史志办应认真落实，及时整改存在的问题，不断完善政府采购管理制度。九、质疑与投诉处理（一）质疑1.供应商对采购文件、采购过程和中标、成交结果有疑问的，可以在知道或者应知其权益受到损害之日起七个工作日内，以书面形式向采购执行部门提出质疑。2.采购执行部门应在收到供应商质疑函后七个工作日内作出答复，并以书面形式通知质疑供应商和其他有关供应商。质疑答复应包括质疑事项和质疑处理情况等内容。（二）投诉1.供应商对采购执行部门的质疑答复不满意或者采购执行部门未在规定时间内作出答复的，可以在答复期满后十五个工作日内，向史志办政府采购监督管理部门投诉政府采购监督管