发改局软件采购制度

PAGE发改局软件采购制度一、总则（一）目的为规范发改局软件采购行为，确保采购过程的公开、公平、公正，提高软件采购质量和效益，满足发改局业务工作需求，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于发改局机关及下属各单位软件采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保软件采购活动合法合规。2.需求导向原则：以发改局实际业务需求为出发点，采购符合工作要求的软件产品和服务。3.公平竞争原则：通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等方式，促进供应商之间公平竞争，择优选择供应商。4.效益原则：在保证软件质量和服务水平的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。二、采购计划与预算管理（一）采购计划制定1.各业务部门根据工作需要，每年年底前向局办公室提交下一年度软件采购需求计划，详细说明采购软件的名称、功能、技术要求、预计采购时间等内容。2.局办公室对各业务部门提交的采购需求计划进行汇总、审核，结合发改局整体工作规划和预算安排，编制年度软件采购计划草案。3.年度软件采购计划草案经局领导班子审议通过后，正式下达执行。（二）预算编制与执行1.软件采购预算应根据采购计划，按照相关财务规定和标准进行编制，明确采购项目的资金来源、预算金额等内容。2.采购预算一经批准，必须严格执行，不得擅自调整。因特殊情况确需调整预算的，应按照规定程序办理审批手续。三、采购方式及程序（一）公开招标1.达到公开招标数额标准的软件采购项目，应当采用公开招标方式采购。2.公开招标程序：发布招标公告：通过指定的媒体或平台发布招标公告，公告内容包括招标项目的名称、内容、要求、投标人资格条件、投标截止时间、开标时间及地点等。发售招标文件：向潜在投标人发售招标文件，招标文件应包括招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。开标评标：按照招标文件规定的时间和地点开标，组织评标委员会对投标文件进行评审，确定中标候选人。中标公示：将中标候选人名单在指定媒体或平台上进行公示，公示期不得少于三个工作日。签订合同：中标人确定后，发改局与中标人签订采购合同。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标程序：发布邀请招标公告：向符合资格条件的供应商发出邀请招标公告，公告内容与公开招标公告基本相同。发售招标文件：向被邀请的供应商发售招标文件。开标评标：同公开招标程序。中标公示：同公开招标程序。签订合同：同公开招标程序。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判程序：成立谈判小组：由发改局相关业务人员、技术专家、财务人员等组成谈判小组。制定谈判文件：谈判小组根据采购项目需求制定谈判文件，明确谈判程序、内容、要求等。邀请供应商：向符合资格条件的供应商发出谈判邀请书。谈判：谈判小组与供应商进行谈判，要求供应商提供报价和技术方案等。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组根据谈判情况，确定成交供应商。签订合同：发改局与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，但添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购程序：申请：业务部门向局办公室提出单一来源采购申请，说明采购理由、采购项目名称、采购内容、拟采购供应商等情况。论证：局办公室组织相关人员对单一来源采购申请进行论证，形成论证意见。审批：论证意见经局领导审批后，报财政部门批准。签订合同：发改局与供应商签订采购合同。四、供应商选择与管理（一）供应商资格条件1.具有独立承担民事责任的能力；2.具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；3.具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；4.有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；5.参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录；6.法律、行政法规规定的其他条件。（二）供应商选择1.根据采购方式确定的供应商范围，通过资格审查、业绩评估等方式，从符合条件的供应商中选择若干家作为潜在供应商。2.对潜在供应商进行实地考察或要求其提供相关证明材料，了解其生产经营情况、技术实力、售后服务能力等。3.按照评标标准或谈判结果，确定中标供应商或成交供应商。（三）供应商管理1.建立供应商档案，记录供应商的基本信息、采购项目情况、履约情况等。2.对供应商的履约情况进行跟踪评估，定期反馈评估结果。对履约情况良好的供应商，在后续采购中可给予优先考虑；对履约情况差的供应商，可采取警告、暂停合作、取消资格等措施。3.加强与供应商的沟通与协调，及时解决采购过程中出现的问题。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定中标供应商或成交供应商后，发改局应在规定时间内与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购软件的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款。3.采购合同签订前，应进行合法性审查，确保合同内容符合法律法规和政策规定。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求交付软件产品和提供服务。3.发改局应按照合同约定及时支付货款。（三）合同变更与解除1.在合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同内容的，双方应协商一致，并签订书面变更协议。2.如因不可抗力或其他法定事由需要解除合同的，双方应按照法律法规规定办理相关手续。（四）合同验收1.软件产品交付后，发改局应组织相关人员按照合同约定和验收标准进行验收。验收内容包括软件的功能、性能、质量等方面。2.验收合格后，应出具验收报告。验收报告应包括验收项目、验收标准、验收结果等内容。3.如验收不合格，应要求供应商限期整改，整改后再次进行验收。如多次验收不合格，可按照合同约定追究供应商的违约责任。六、采购资金支付管理（一）支付申请供应商按照合同约定履行义务后，应向发改局提交支付申请，支付申请应包括采购合同编号、软件名称、规格、数量、金额、已履行的合同义务情况及申请支付金额等内容，并附上相关证明材料，如发票、验收报告等。（二）审核与审批1.业务部门对供应商提交的支付申请进行初审，核实合同履行情况及相关证明材料的真实性、完整性，确认无误后签署意见。2.财务部门对支付申请进行复审，重点审核支付金额是否符合合同约定、发票是否合规、资金支付渠道是否正确等，复审通过后报局领导审批。3.局领导根据业务部门和财务部门的审核意见进行审批，审批通过后下达支付指令。（三）支付执行财务部门依据局领导的审批意见，按照财政资金管理规定和支付流程，及时将采购资金支付给供应商。支付方式可根据实际情况选择银行转账、支票等。（四）支付记录与档案管理财务部门应建立采购资金支付台账，详细记录每笔采购资金支付的日期、金额、供应商名称、合同编号等信息，确保支付记录清晰、准确、完整。同时，将采购资金支付相关的申请、审核、审批文件及证明材料等整理归档，妥善保存，以备查阅。七、监督检查与责任追究（一）监督检查1.发改局内部审计部门负责对软件采购活动进行定期或不定期的审计监督，检查采购程序是否合规、采购合同是否履行、采购资金使用是否合理等。2.财政部门对发改局软件采购活动进行监督管理，对发现的问题及时提出整改意见。3.发改局应主动接受社会监督