厦门局采购管理制度

PAGE厦门局采购管理制度一、总则（一）目的为规范厦门局采购活动，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于厦门局机关及所属各单位的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，严格按照法定程序进行。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，接受社会监督，确保采购过程公平公正。3.公平竞争原则：鼓励符合条件的供应商参与竞争，通过公平竞争选择最优供应商。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织管理（一）采购管理部门职责分工1.采购管理部门负责制定和完善采购管理制度、流程和标准。审核采购计划，监督采购活动执行情况。建立和管理供应商库，组织供应商资格审查和评价。协调处理采购活动中的争议和投诉。2.需求部门根据工作需要提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量等要求。参与采购项目评标、谈判等工作，提供技术支持和业务指导。负责采购项目的验收工作，对采购质量进行评价。（二）采购岗位设置及职责1.采购岗位设置一般应设置采购计划岗、采购执行岗、合同管理岗等岗位。2.各岗位职责采购计划岗：负责收集、汇总采购需求，编制采购计划；跟踪采购计划执行情况并及时调整。采购执行岗：按照采购计划组织实施采购活动，包括发布采购信息、组织招标、谈判、询价等；与供应商沟通协调，签订采购合同。合同管理岗：负责采购合同的审核、签订、履行、变更、终止等管理工作；对合同执行情况进行监督检查，及时处理合同纠纷。三、采购预算管理（一）采购预算编制1.需求部门应根据年度工作计划和实际需求，编制采购预算草案，明确项目名称、规格、数量、预算金额及资金来源等。2.采购预算草案应经本部门负责人审核后报采购管理部门。3.采购管理部门对采购预算草案进行汇总、审核，结合采购政策和资金情况，提出调整建议，报局领导审批。（二）采购预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得突破预算。2.因特殊情况确需调整采购预算的，应按照规定程序重新申报审批。（三）采购预算监督1.财务部门负责对采购预算执行情况进行监督检查，定期通报预算执行情况。2.采购管理部门应配合财务部门做好采购预算监督工作，并及时反馈采购预算执行中的问题。四、采购方式及程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商的项目。2.邀请招标：适用于具有特殊性且只能从有限范围的供应商处采购的项目。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目；不能事先计算出价格总额的项目。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。（二）采购程序1.公开招标程序采购管理部门发布招标公告，邀请潜在供应商投标。供应商报名并购买招标文件。采购管理部门组织开标、评标，确定中标供应商。采购管理部门向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。2.邀请招标程序采购管理部门向符合条件的供应商发出投标邀请书。供应商按照投标邀请书要求投标。采购管理部门组织开标、评标，确定中标供应商。采购管理部门向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。3.竞争性谈判程序采购管理部门成立谈判小组，制定谈判文件。谈判小组邀请符合条件的供应商谈判。谈判小组与供应商进行谈判，确定成交供应商。采购管理部门向成交供应商发出成交通知书，并与成交供应商签订采购合同。4.单一来源采购程序采购管理部门提出单一来源采购申请，说明理由。采购管理部门组织专家论证，形成论证意见。采购管理部门报局领导审批单一来源采购申请。采购管理部门与单一来源供应商协商，签订采购合同。5.询价程序采购管理部门成立询价小组，制定询价文件。询价小组向符合条件的供应商发出询价通知书。供应商按照询价通知书要求报价。询价小组根据报价情况确定成交供应商。采购管理部门向成交供应商发出成交通知书，并与成交供应商签订采购合同。五、供应商管理（一）供应商资格审查1.采购管理部门建立供应商库，对申请入库的供应商进行资格审查。2.资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、资质证书、业绩情况、信誉状况等。3.采购管理部门定期对供应商资格进行复审，不符合条件的供应商及时清理出库。(二）供应商评价及选择1.采购管理部门定期组织对供应商进行评价考核，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平等。2.根据评价结果，对供应商进行分级分类管理，优先选择评价等级高的供应商。3.在采购项目中，采购执行岗应根据采购需求和供应商评价情况，选择合适的供应商参与采购活动。（三）供应商关系维护1.采购执行岗应与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的生产经营情况和产品质量状况。2.对于供应商提出的问题和困难，采购管理部门应积极协调解决，建立良好的合作关系。3.采购管理部门定期组织供应商座谈会，听取供应商意见和建议，不断改进采购管理工作。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购执行岗应根据评标、谈判结果起草采购合同，明确双方的权利和义务。2.采购合同应经合同管理岗审核，报采购管理部门负责人和局领导审批后签订。3.采购合同签订后，合同管理岗应建立合同台账，对合同执行情况进行跟踪管理。（二）合同履行1.采购管理部门应督促供应商按照合同约定履行义务，及时供应货物、提供服务或完成工程建设。2.需求部门应配合采购管理部门做好合同履行监督工作，及时验收采购项目，对不符合合同要求的，应及时提出整改意见。3.合同执行过程中如发生变更，采购管理部门应及时与供应商协商签订补充合同，并按照规定程序审批。（三）合同验收1.需求部门负责采购项目的验收工作，应制定验收方案，明确验收标准和程序。2.验收人员应按照验收方案对采购项目的数量、质量、规格等进行验收，并出具验收报告。3.验收合格的采购项目，需求部门应在验收报告上签字确认；验收不合格的，应要求供应商限期整改，整改后仍不合格的，应按照合同约定追究供应商责任。（四）合同付款1.财务部门应按照采购合同约定和资金支付程序办理付款手续。2.采购管理部门应提供采购合同执行情况证明材料，协助财务部门审核付款申请。3.付款前，采购管理部门应核实采购项目验收情况，确保付款依据充分。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如市场风险、质量风险、廉政风险等。2.根据风险识别和评估结果，制定相应的风险应对措施，明确风险防控责任人和防控期限。（二）风险应对措施1.市场风险应对：加强市场调研，及时掌握市场价格波动情况和供应商动态，合理安排采购时机和采购数量。2.质量风险应对：严格供应商资格审查和产品质量检验，签订质量保证条款，加强合同履行过程中的质量监督。3.廉政风险应对：加强廉政教育，建立健全廉政风险防控机制，规范采购人员行为，加强对采购活动的监督检查。八、采购监督与审计（一）内部监督1.采购管理部门应建立内部监督机制，定期对采购活动进行自查自纠，发现问题及时整改。2.纪检监察部门应加强对采购活动的监督检查，严肃查处采购过程