公办学校采购管理制度

PAGE公办学校采购管理制度一、总则（一）目的为规范公办学校采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各年级在教学、科研、行政、后勤等活动中进行的货物、工程和服务采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，符合相关政策要求。2.公开、公平、公正原则：采购信息应公开透明，采购过程应公平公正，确保所有符合条件的供应商都有机会参与竞争。3.效益原则：在保证采购质量和满足需求的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高资金使用效益。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，严格履行合同约定，维护良好信誉。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立采购领导小组，由校长担任组长，分管副校长担任副组长，成员包括财务部门负责人、审计部门负责人、相关职能部门负责人等。采购领导小组负责审议采购政策、采购计划、采购预算等重大事项，对采购活动进行决策和监督。（二）采购执行机构学校设立采购管理部门，负责采购活动的具体组织实施。采购管理部门应配备专业的采购人员，明确其职责分工，确保采购工作的顺利开展。采购人员应具备良好的职业道德、专业知识和业务能力，熟悉采购法律法规和采购流程。（三）采购相关部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量要求等，并对采购项目的实施效果负责。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核，办理采购款项的支付手续。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，审查采购项目的合法性、合规性和效益性。4.其他相关部门：根据各自职责，配合采购管理部门做好采购工作，如提供技术支持、参与验收等。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据教学、科研、行政、后勤等工作需要，结合学校年度工作计划，在每年规定时间内编制采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容，并详细说明采购项目的必要性和预期效益。2.采购管理部门对各需求部门提交的采购预算进行汇总审核，结合学校财力状况和发展规划，提出调整建议，报采购领导小组审议。3.采购领导小组根据审议结果，确定学校年度采购预算，并下达给各部门执行。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的预算执行，不得擅自突破预算。如因特殊原因需要调整预算，应按照规定程序办理审批手续。2.采购管理部门应建立采购预算执行监控机制，定期对采购预算执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。3.财务部门应加强对采购资金的管理，严格按照预算控制采购资金的支付，确保资金使用安全、合规、有效。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇下列情形之一的，可以申请调整预算：国家政策发生重大变化，导致采购项目必须调整的；因不可抗力因素，致使采购项目无法按原计划实施的；采购项目的规格、数量、质量要求等发生重大变化，需要调整采购预算的；其他确需调整采购预算的情形。2.预算调整申请应由需求部门提出，经采购管理部门审核后报采购领导小组审批。采购领导小组应根据实际情况进行审议，决定是否批准预算调整申请。3.预算调整申请获批后，采购管理部门应及时调整采购计划，并通知相关部门按照调整后的预算执行采购活动。四、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的采购项目。公开招标应按照国家有关法律法规和招标程序进行，通过发布招标公告、资格预审、开标、评标、定标等环节，确定中标供应商。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书，并按照规定程序进行开标、评标、定标。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等条款进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。单一来源采购应与供应商进行协商，确定成交价格，并签订采购合同。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。询价应向三家以上供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，采购管理部门根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（二）采购程序1.采购申请：需求部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、采购方式等内容，并提交相关证明材料。采购申请表经部门负责人审核签字后，报采购管理部门。2.采购审批：采购管理部门对采购申请表进行初审，审核采购项目的必要性、合规性、预算合理性等。初审通过后，报采购领导小组审批。采购领导小组根据采购金额大小、采购方式等情况进行审批，批准后方可开展采购活动。3.采购实施：采购管理部门根据批准的采购申请，按照选定的采购方式组织实施采购活动。公开招标：发布招标公告，发售招标文件，组织开标、评标、定标，向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。邀请招标：向特定供应商发出投标邀请书，发售招标文件，组织开标、评标、定标，向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。竞争性谈判：成立谈判小组，与供应商进行谈判，确定成交供应商，签订采购合同。单一来源采购：与供应商进行协商，确定成交价格，签订采购合同。询价：向供应商发出询价通知书，要求其报价，确定成交供应商，签订采购合同。4.合同签订与履行：采购合同签订后，采购管理部门应将合同副本送财务部门、审计部门等相关部门备案。采购合同双方应严格履行合同约定，采购管理部门应跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。5.验收与付款：采购项目完成后，需求部门应组织相关人员进行验收。验收合格后，填写验收报告，并提交采购管理部门。采购管理部门根据验收报告和采购合同，办理付款手续。财务部门应按照合同约定和财务管理制度支付采购款项，确保资金支付安全、合规、有效。五、采购合同管理（一）合同签订采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应包括采购项目的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订前，采购管理部门应会同财务部门、审计部门等对合同条款进行审核，确保合同合法合规、公平合理。（二）合同履行采购合同双方应按照合同约定履行各自的义务。采购管理部门应跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。如因特殊原因需要变更合同条款，应按照规定程序办理审批手续，并签订补充合同。（三）合同验收采购项目完成后，需求部门应组织相关人员按照合同约定的质量标准进行验收。验收合格后，填写验收报告，并提交采购管理部门。验收报告应包括采购项目的名称、规格、数量、质量情况、验收结论等内容。（四）合同付款采购管理部门应根据验收报告和采购合同，办理付款手续。财务部门应按照合同约定和财务管理制度支付采购款项，确保资金支付安全、合规、有效。付款时，应审核供应商提供的发票、验收报告等相关凭证，确保付款依据充分、合法。（五）合同存档采购合同签订后，采购管理部门应将合同副本送财务部门、审计部门等相关部门备案，并按照档案管理规定进行存档。合同存档应包括合同文本、招标文件、投标文件、验收报告、付款凭证等相关资料，以便查阅和追溯。六、采购监督与审计（一）内部监督1.学校建立健全采购内部监督机制，采购管理部门应定期对采购活动进行自查自纠，发现问题及时整改。2.财务部门应加强对采购资金的监督管理，定期对采购资金的使用情况进行检查，确保资金使用合规、安全、有效。3.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，审查采购项目的合法性、合规性和效益性，发现问题及时提出审计意见和建议，并督促相关部门整改落实。（二）外部监督1.学校采购活动应接受教育主管部门、财政部门、审计部门等相关部门的监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供采购资料和信息。2.学校应建立采购信息公开制度，及时向社会公开采购项目的采购信息、采购结果等，接受社会监督。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的采购申请、采购审批文件、采购方式选择依据、招标文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。（二）档案整理与归档采购管理部门应指定专人负责采购档案的整理和归档工作。采购项目完成后，采购人员应及时将采购过程中形成的各类资料进行收集、整理，按照档案管理要求进行分类、编号、