公共体育教学部采购制度

PAGE公共体育教学部采购制度一、总则（一）目的为了加强公共体育教学部采购工作的管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，确保采购活动合法合规，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公共体育教学部所有采购活动，包括但不限于体育器材、体育用品、教学设备、场地设施维护材料等的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不偏袒、不歧视，确保竞争的公平性。3.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购流程应接受监督，保障相关人员的知情权和监督权。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购效益最大化。5.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的责任和义务，维护良好的采购秩序。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立公共体育教学部采购领导小组，由教学部负责人、相关专业教师代表等组成。采购领导小组负责审议采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重大采购事项，对采购工作进行决策和监督。（二）采购执行部门指定专人或设立专门的采购小组负责具体采购工作的执行。采购执行人员应熟悉采购业务流程，具备良好的沟通协调能力和责任心，按照采购领导小组的决策和本制度的规定，组织实施采购活动。（三）职责分工1.采购领导小组职责制定和修订采购制度。审议采购计划和预算，确保采购项目符合教学部发展需求和财务状况。审批采购方式的选择，对重大采购项目进行决策。监督采购过程，审查采购合同，确保采购活动合法合规、公平公正。协调解决采购工作中的重大问题。2.采购执行人员职责根据采购计划和预算，制定具体的采购实施方案。收集采购需求信息，进行市场调研，选择合适的供应商。组织采购谈判，起草采购合同，办理采购手续。跟踪采购进度，协调供应商按时供货，确保采购项目顺利完成。整理采购文件和资料，建立采购档案，进行采购项目的验收和结算。及时反馈采购过程中的问题和情况，为采购领导小组提供决策依据。三、采购计划与预算（一）采购计划编制1.采购执行人员应根据公共体育教学部的教学计划、课程设置、场地设施状况以及设备器材的使用情况等，每年定期编制采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。2.在编制采购计划时，应充分征求相关专业教师、场地管理人员等的意见，确保采购项目符合实际教学和工作需求。3.采购计划应根据教学部的发展规划和实际情况进行动态调整，如遇特殊情况需要临时采购的项目，应按照规定的审批程序及时追加采购计划。（二）采购预算编制1.采购预算应根据采购计划编制，明确各项采购项目的预计资金支出。采购预算应包括设备器材的购置费用、运输费用、安装调试费用、售后服务费用等所有相关费用。2.采购预算编制应遵循实事求是的原则，充分考虑市场价格波动因素，确保预算合理准确。3.采购预算经采购领导小组审议通过后，报学校财务部门审核备案。在采购过程中，应严格控制预算执行，确保采购费用不超出预算范围。四、采购方式（一）公开招标1.达到公开招标限额标准的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。公开招标限额标准按照国家和学校相关规定执行。2.采购执行人员应按照规定的程序发布招标公告，邀请符合条件的供应商参加投标。招标公告应在指定的媒体上发布，公告内容应包括采购项目的基本情况、投标人资格要求、投标文件编制要求、投标截止时间、开标时间和地点等。3.组织开标、评标活动，按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，确定中标供应商。评标过程应严格保密，确保评标结果公平公正。4.向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.采购执行人员应根据采购项目的特点和需求，从符合相应资格条件的供应商中选择不少于三家的供应商，向其发出投标邀请书。3.后续招标程序参照公开招标方式执行。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.采购执行人员应成立谈判小组，谈判小组由三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。3.谈判小组与符合资格条件的供应商进行谈判，在谈判过程中，谈判小组可以根据谈判文件和谈判情况实质性变动采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款，但不得变动谈判文件中的其他内容。实质性变动的内容，须经采购领导小组确认。4.谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。5.与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购执行人员应组织成立单一来源采购小组，对采购项目进行论证。单一来源采购小组应出具论证意见，明确采购项目是否符合单一来源采购条件以及理由。3.采购执行人员应将单一来源采购论证意见报采购领导小组审批。经审批同意后，与单一来源供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.采购执行人员应成立询价小组，询价小组由三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。3.询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。4.与成交供应商签订采购合同。五、采购流程（一）采购申请1.使用部门或个人根据教学、工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、用途、预算金额等内容，并签字盖章。2.采购申请表应经本部门负责人审核同意后，报采购执行人员。（二）采购审批1.采购执行人员收到采购申请表后，对采购项目进行初步审核，核实采购需求的合理性、采购预算的准确性等。审核通过后，提交采购领导小组审批。2.采购领导小组根据采购制度和相关规定，对采购申请进行审议，做出审批决定。对于重大采购项目，应进行集体决策。（三）采购实施1.采购执行人员根据采购领导小组的审批意见，按照确定的采购方式组织实施采购活动。2.对于公开招标、邀请招标项目，采购执行人员应按照规定发布招标公告或投标邀请书，组织开标、评标活动；对于竞争性谈判、单一来源采购、询价项目，采购执行人员应按照相应的程序组织谈判、协商或询价等活动。3.在采购过程中，采购执行人员应与供应商保持密切沟通，及时了解采购进展情况，协调解决出现的问题。（四）合同签订1.确定中标或成交供应商后，采购执行人员应与供应商协商起草采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同草案经采购领导小组审核通过后，由采购执行人员与供应商签订正式合同。合同签订应严格按照法律法规和学校相关规定执行，确保合同合法有效。（五）采购验收1.采购项目到货后，采购执行人员应及时组织相关人员进行验收。验收人员应根据采购合同和相关标准，对采购项目的数量、规格型号、质量等进行检查。2.验收合格的，验收人员应签署验收报告；验收不合格的，采购执行人员应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。3.对于大型设备或复杂项目的验收，可邀请专业机构或专家进行验收。（六）采购结算1.采购项目验收合格后，采购执行人员应及时办理采购结算手续。采购结算应按照采购合同约定的付款方式和时间进行。2.采购执行人员应提供采购发票、验收报告、采购合同等相关资料，经财务部门审核后，办理付款手续。六、供应商管理（一）供应商资格审查1.建立供应商资格审查制度，对参与公共体育教学部采购活动的供应商进行资格审查。供应商应具备合法经营资格，具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度，具有履行合同所必需的设备和专业技术能力，有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录等。2.在采购项目实施前，采购执行人员应要求供应商提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、授权委托书、资质证书、业绩证明等相关资格证明文件，并进行审核。(二)供应商选择与评价1.根据采购项目的需求和特点，从资格审查合格的供应商中选择合适的供应商参与采购活动。选择供应商时，应综合考虑供应商的产品质量、价格、售后服务、信誉等因素。2.建立供应商评价机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等情况进行评价。评价结果作为后续采购活动中供应商选择的重要依据。对于评价不合格的供应商，应暂停或取消其参与采购活动的资格。（三）供应商信息管理1.建立供应商信息档案，记录供应商的基本信息、资格审查情况、参与采购项目情况、评价结果等内容。供应商信息档案应及时更新和维护。2.采购执行人员应定期对供应商信息进行整理和分析，为采购决策提供参考。七、采购监督与审计（一）内部监督1.采购领导小组负责对公共体育教学部采购工作进行全面监督，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购决策的科学性等。2.设立专门的采购监督岗位或指定专人对采购活动进行日常监督，重点监督采购执行人员的工作行为、采购过程的公正性、采购合同的履行情况等。发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）审计监督1.学校审计部门负责对公共体育教学部采购活动进行审计监督，审查采购项目的预算执行情况、采购程序的合法性、采购合同的签订与履行情况等。2.审计部门应定期或不定期对采购项目进行审计，对发现的违规问题依法依规进行处理，并提出改进建议。八、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目从申请到验收结算全过程的相关文件和资料，主要包括采购申请表、采购计划、采购预算、采购方式审批文件、招标（谈判、询价）文件、投标（响应）文件、中标（成交）通知书、采购合同、验收报告、采购发票、付款凭证等。（二）档案整理与保管1.采购执行人员应在采购项目完成后及时整理采购档案，按照档案管理的要求进行分类、编号、装订，确保档案资料完整、规范。2.采购档案应妥善保管，保管期限按照国家和学校相关规定执行。档案保管地点应具备安全、防潮、防火、防虫