储备粮采购询价制度

PAGE储备粮采购询价制度一、总则（一）目的为规范储备粮采购行为，确保采购过程公开、公平、公正，提高采购资金使用效益，保证储备粮质量，特制定本询价制度。（二）适用范围本制度适用于公司[公司名称]储备粮采购询价活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家有关法律法规以及粮食行业相关标准和规定，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则：采购询价过程应公开进行，确保各潜在供应商能够平等获取信息，参与竞争。3.公平竞争原则：为所有符合条件的供应商提供公平竞争机会，不得歧视或偏袒任何一方。4.诚实信用原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、询价流程（一）需求确定1.根据储备粮的储备计划和实际库存情况，由仓储管理部门提出采购需求，明确采购品种、数量、质量标准、交货时间等要求。2.采购需求需经相关部门审核，确保其合理性和必要性。审核通过后，提交至采购部门。（二）供应商选择1.供应商库建立：采购部门负责建立储备粮供应商库，收录具有良好信誉、具备相应资质和生产能力的供应商。2.供应商筛选：根据采购需求，从供应商库中筛选出符合条件的潜在供应商。筛选标准包括但不限于供应商的生产规模、质量控制体系、价格水平、交货能力、售后服务等方面。3.邀请询价：向筛选出的潜在供应商发出询价邀请函，明确采购需求、询价截止时间等相关要求。询价邀请函应通过书面、电子邮件或其他可靠方式发送。（三）询价文件编制1.询价文件内容：询价文件应包括采购需求明细、质量标准、报价要求、交货方式及地点、付款方式、售后服务要求等内容。2.文件审核：询价文件编制完成后，需经采购部门负责人及相关专业人员审核，确保文件内容准确、完整、清晰，符合采购要求。（四）报价接收1.供应商报价：潜在供应商应在询价截止时间前，按照询价文件要求提交报价文件。报价文件应包括报价单、产品规格说明、质量检验报告、售后服务承诺等相关资料。2.报价审核：采购部门收到供应商报价后，对报价文件进行初步审核，检查报价的完整性、准确性以及是否符合询价文件要求。（五）询价评估1.评估小组组建：成立询价评估小组，成员包括采购部门代表、质量检验部门代表、财务部门代表等相关人员。评估小组应具备专业知识和经验，能够对报价进行全面、客观的评估。2.评估内容：评估小组对各供应商的报价、产品质量情况、交货期、售后服务等方面进行综合评估。评估应采用科学合理的评估方法，如综合评分法等，确保评估结果公正、公平。3.评估报告：评估小组完成评估后，出具评估报告，推荐中标候选供应商，并说明推荐理由。评估报告应经评估小组全体成员签字确认。（六）合同签订1.中标通知：根据评估报告，确定中标供应商，并向其发出中标通知书。中标通知书应明确中标价格、采购合同主要条款等内容。2.合同签订：采购部门与中标供应商按照中标通知书及询价文件要求签订采购合同。合同应明确双方权利义务、采购数量、质量标准、价格、交货时间、付款方式、违约责任等条款。合同签订后，报相关部门备案。三、询价文件编制规范（一）采购需求明细编制1.品种规格：详细列出储备粮的品种、等级、规格等要求，确保供应商能够准确理解采购需求。2.数量要求：明确采购数量，如有分批交货要求，应详细说明各批次的交货数量和时间。3.质量标准：引用国家或行业相关质量标准，如粮食的水分含量、杂质含量、不完善粒比例等指标要求。（二）报价要求1.报价方式：明确报价应采用的方式，如总价报价或单价报价。2.报价范围：规定报价应包含的费用范围，如货款价格、运输费用、装卸费用、税费等。3.价格有效期：注明报价的有效期限，确保在有效期内供应商的报价具有约束力。（三）交货条款1.交货时间：确定具体的交货时间或交货时间段，要求供应商承诺能够按时交货。2.交货地点：明确储备粮的交货地点，确保供应商清楚交货的具体位置。3.交货方式：说明交货应采用的方式，如自提、送货上门等，并明确相关责任和费用承担。（四）付款方式1.付款比例：规定各阶段的付款比例，如预付款比例、货到验收合格后的付款比例、质保期满后的付款比例等。2.付款条件：明确付款所需满足的条件，如提供发票、验收合格证明等。（五）售后服务要求1.质量保证期：确定储备粮的质量保证期限，要求供应商在质量保证期内承担质量责任。2.售后服务内容：明确供应商应提供的售后服务内容，如质量问题处理、技术支持等。四、供应商管理（一）供应商资质审核1.基本资质：审核供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证等基本资质文件，确保其合法经营。2.行业资质：根据储备粮采购要求，审核供应商是否具备粮食生产、加工、储存等相关行业资质证书。3.信用状况：查询供应商的信用记录，评估其信用状况，避免与信用不良的供应商合作。（二）供应商业绩评估1.过往业绩：收集供应商的过往采购业绩，包括与本公司或其他企业的合作情况，评估其供应能力和产品质量稳定性。2.客户评价：向供应商的过往客户了解其产品质量、交货期、售后服务等方面的评价，作为业绩评估的参考。（三）供应商培训与沟通1.培训：定期组织供应商培训，使其了解储备粮采购的相关要求和标准，提高其供应质量和服务水平。2.沟通：建立与供应商的沟通机制，及时反馈采购需求变化、质量问题等信息，确保双方合作顺畅。（四）供应商淘汰与更新1.淘汰机制：对于出现严重质量问题、交货延迟、违反合同约定等情况的供应商，应及时淘汰出供应商库。2.更新机制：定期对供应商库进行评估和更新，引入新的优质供应商，保持供应商库的活力和竞争力。五、询价评估方法及标准（一）综合评分法1.价格评分：以各供应商的报价为基础，按照一定的价格权重计算价格得分。价格得分计算公式为：价格得分=（最低报价/供应商报价）×价格权重×100。2.质量评分：根据供应商提供的产品质量检验报告、质量保证措施等情况，由质量检验部门进行评分。质量得分范围为0100分。3.交货期评分：根据供应商承诺的交货时间与采购需求交货时间的匹配程度进行评分。交货期得分范围为0100分。4.售后服务评分：依据供应商提供售后服务承诺、过往售后服务表现等情况进行评分。售后服务得分范围为0100分。5.综合得分计算：综合得分=价格得分×价格权重+质量得分×质量权重+交货期得分×交货期权重+售后服务得分×售后服务权重。（二）评估标准说明1.价格权重：根据储备粮采购的实际情况，合理确定价格权重，一般在30%60%之间。2.质量权重：质量是储备粮采购的关键因素，质量权重一般在30%50%之间。3.交货期权重：交货期直接影响储备粮的储备计划，交货期权重一般在10%20%之间。4.售后服务权重：售后服务对于保障储备粮质量和后续使用具有重要意义，售后服务权重一般在10%20%之间。六、监督与检查（一）内部监督1.采购部门内部监督：采购部门应建立内部监督机制，对采购询价过程进行全程监督，确保采购活动符合制度要求。2.审计部门监督：审计部门定期对储备粮采购询价活动进行审计，检查采购程序的合规性、采购资金的使用情况以及采购效果等。（二）外部监督1.接受监管部门监督：积极接受粮食行政管理部门等相关监管部门的监督检查，及时整改存在的问题。2.社会监督：通过公开采购信息等方式，接受社会公众的监督，提高采购活动的透明度。（三）违规处理1.对于在储备粮采购询价活动中违反本制度规定的单位和个人，视情节