保安服务采购询价制度

PAGE保安服务采购询价制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司保安服务采购询价流程，确保采购过程的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保障公司获得优质、合适的保安服务。（二）适用范围本制度适用于公司所有保安服务采购询价活动，包括但不限于长期保安服务合同续签、新保安服务项目采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与询价的供应商，给予平等的机会，不偏袒任何一方，保证采购结果公平公正。3.公开透明原则：采购询价过程及结果应向相关部门和人员公开，接受监督。4.成本效益原则：在保证保安服务质量的前提下，通过合理询价降低采购成本，实现效益最大化。二、询价流程（一）需求评估1.各部门根据公司安全保卫需求，提出保安服务采购申请，详细说明服务内容、服务期限、人员数量及资质要求等。2.安全管理部门对采购申请进行审核，评估需求的合理性和必要性，结合公司实际情况确定保安服务的具体规格和标准。（二）供应商筛选1.通过多种渠道收集保安服务供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，建立供应商信息库。2.根据公司要求和保安服务特点，制定供应商筛选标准，包括供应商资质、信誉、业绩、服务能力等方面。3.对供应商信息库中的供应商进行初步筛选，剔除不符合标准的供应商，确定入围询价的供应商名单。（三）询价文件编制1.根据保安服务需求和筛选出的供应商情况，编制询价文件。询价文件应包含以下内容：公司简介及采购项目概述。保安服务详细要求，如服务内容、服务标准、人员配备、工作时间等。供应商应提供的报价明细，包括人员薪酬、保险、装备、管理费等各项费用。服务期限及付款方式。供应商资质证明文件要求。询价响应文件格式及提交要求。2.询价文件应明确、清晰，避免模糊或歧义性条款，确保供应商能够准确理解采购需求。（四）询价发放1.将编制好的询价文件以书面或电子形式发放给入围询价的供应商，确保供应商按时收到。2.向供应商介绍询价项目的基本情况，解答供应商对询价文件的疑问，提供必要的说明和解释。（五）询价响应1.供应商在规定时间内按照询价文件要求编制询价响应文件，内容应包括报价明细、服务方案、人员资质证明、业绩证明等。2.供应商应确保询价响应文件内容真实、准确、完整，能够满足公司保安服务需求。3.供应商应在询价响应文件中明确服务承诺，如服务质量保障措施、应急处理预案等。（六）询价评审1.成立询价评审小组，成员包括安全管理部门代表、财务部门代表、法务部门代表等，必要时可邀请外部专家参与。2.评审小组对供应商的询价响应文件进行评审，评审内容包括报价合理性、服务方案可行性、人员资质及业绩情况、服务承诺等方面。3.评审小组可采用综合评分法或最低价法进行评审，具体评审方法应在询价文件中明确。综合评分法：根据各项评审因素设定相应权重，对供应商进行综合打分，得分最高者为中标候选人。最低价法：在满足询价文件实质性要求的前提下，选择报价最低的供应商为中标候选人。4.评审小组应详细记录评审过程和结果，形成评审报告。评审报告应包括供应商情况、评审过程、评审结果及推荐意见等内容。（七）中标确定1.根据评审报告，确定中标供应商。如采用综合评分法，选择得分最高的供应商；如采用最低价法，选择报价最低且满足要求的供应商。2.向中标供应商发出中标通知书，同时将中标结果通知未中标供应商。3.中标通知书应明确中标项目名称、服务内容、服务期限、中标价格等内容，并要求中标供应商在规定时间内签订合同。（八）合同签订1.中标供应商与公司按照中标通知书及询价文件要求签订保安服务合同，明确双方权利义务。2.合同内容应包括服务内容、服务标准、人员配备、工作时间、服务费用、付款方式、违约责任、争议解决方式等条款。3.法务部门对合同进行审核，确保合同合法合规，避免法律风险。三、询价文件管理（一）文件编制1.询价文件编制人员应具备相关专业知识和经验，熟悉保安服务采购流程和要求。2.编制过程中应充分征求相关部门意见，确保询价文件内容全面、准确、合理。3.询价文件应进行编号、存档，便于查询和管理。（二）文件发放1.建立询价文件发放记录，详细记录发放时间、发放对象、文件内容等信息。2.发放过程中应确保文件的保密性，防止文件泄露给未授权人员。（三）文件修订1.根据公司需求变化或法律法规调整，及时对询价文件进行修订。2.修订后的询价文件应重新发放给相关供应商，并做好记录。（四）文件保存1.询价文件应妥善保存，保存期限根据公司档案管理规定执行。2.保存方式可采用纸质档案和电子档案相结合的方式，便于查阅和使用。四、供应商管理（一）供应商信息维护1.定期对供应商信息库中的供应商信息进行更新，包括供应商资质变化、业绩情况、联系方式等。2.及时删除不再符合要求的供应商信息，确保信息库的准确性和有效性。（二）供应商评价1.建立供应商评价机制，定期对已合作的供应商进行评价。评价内容包括服务质量、合同履行情况、客户满意度等方面。2.评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级，评价结果作为后续合作及供应商筛选的重要依据。3.对于评价结果为不合格的供应商，应及时采取措施，如暂停合作、要求整改或终止合同等。（三）供应商培训1.根据公司保安服务要求，定期组织供应商进行培训，提高供应商服务水平和质量。2.培训内容可包括安全知识、服务规范、应急处理等方面，确保供应商能够满足公司安全保卫需求。（四）供应商激励1.建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予奖励，如表彰、优先合作、增加业务量等。2.通过激励措施，提高供应商的积极性和主动性，促进供应商不断提升服务质量。五、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对保安服务采购询价活动进行审计，检查采购流程是否合规、采购文件是否齐全、评审过程是否公正等。2.安全管理部门负责对保安服务质量进行日常监督检查，及时发现和解决服务过程中存在的问题。（二）外部监督1.接受公司员工及相关利益方对保安服务采购询价活动的监督，对提出的意见和建议及时进行处理和反馈。2.如涉及政府采购项目，应接受政府相关部门的监督检查，确保采购活动合法合规。（三）违规处理1.对于在保安服务采购询价活动中违