企事业单位采购制度

PAGE企事业单位采购制度一、总则（一）目的为加强企事业单位采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于企事业单位内部各部门及所属单位的物资采购、服务采购等活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：追求采购活动的经济效益和社会效益，在保证质量的前提下，降低采购成本，提高资金使用效益。3.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受内部监督和外部监督，确保公平竞争。4.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，保证采购结果公平公正。5.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，确保采购合同的顺利履行。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购领导小组，由单位领导及相关部门负责人组成。负责审议采购战略、重大采购项目、采购政策等重要事项，对采购工作进行宏观指导和决策。（二）采购执行部门设立专门的采购部门，配备专业的采购人员。采购部门负责具体采购项目的实施，包括采购计划制定、供应商选择、采购合同签订与执行、采购验收等工作。（三）其他相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，明确采购物品或服务的规格、数量、质量要求等，并对采购项目的必要性和可行性进行论证。2.财务部门：负责采购资金的预算安排、支付审核、账务处理等工作，对采购资金的使用进行监督。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购结果的公正性等，防范采购风险。4.质量部门：参与采购物品或服务的验收工作，对质量标准进行把关，确保采购的物品或服务符合要求。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据年度工作计划和业务发展需要，在每年规定时间内编制采购预算草案，明确采购项目、数量、金额等内容。2.采购预算草案应经本部门负责人审核后，报财务部门汇总。财务部门根据单位整体预算安排，对采购预算草案进行审核和调整，形成年度采购预算方案。3.年度采购预算方案经采购领导小组审议通过后，报单位决策层批准执行。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算执行采购任务。对于超预算采购项目，需按规定程序报经批准后方可实施。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购资金的使用情况进行分析和通报，确保采购资金专款专用，避免预算执行偏差。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如因特殊原因需要调整采购预算，需求部门应提出书面申请，详细说明调整原因、调整内容及调整金额等。2.采购部门、财务部门对调整申请进行审核，提出审核意见。审核通过后，报采购领导小组审议。采购领导小组根据实际情况决定是否批准预算调整申请。3.预算调整申请经批准后，财务部门应相应调整采购预算，并通知采购部门按照新的预算执行采购任务。四、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据实际工作需要，填写采购申请表，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等内容。2.采购申请表经本部门负责人审核签字后，提交给采购部门。（二）采购计划制定1.采购部门收到采购申请表后，对采购需求进行分析和评估，结合库存情况、采购预算等因素，制定采购计划。2.采购计划应明确采购方式、采购时间安排、供应商选择标准等内容，并报采购部门负责人审批。（三）供应商选择与管理1.供应商筛选采购部门根据采购计划，通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。按照供应商选择标准，对潜在供应商进行筛选，确定入围供应商名单。2.供应商评估定期对入围供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质信誉、产品质量、价格水平、交货期、售后服务等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于不符合要求的供应商及时淘汰。3.供应商合作采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。在合同执行过程中，采购部门应与供应商保持密切沟通，及时协调解决出现的问题，确保合同顺利履行。（四）采购实施1.根据采购计划和采购方式，采购部门组织实施采购活动。对于公开招标采购项目，应按照国家有关法律法规和招标程序进行操作，发布招标公告、编制招标文件、组织开标评标等。对于邀请招标、竞争性谈判、询价等采购方式，应按照相应的采购程序进行，确保采购过程公平公正。2.在采购过程中，采购人员应严格遵守采购纪律，不得接受供应商的贿赂或不正当利益，确保采购行为廉洁公正。（五）采购验收1.采购物品或服务到货后，采购部门应及时通知需求部门、质量部门等相关人员进行验收。2.验收人员应按照采购合同及相关质量标准对采购物品或服务进行检验，检查其数量、规格、质量等是否符合要求。3.验收合格的，验收人员应签署验收报告；验收不合格的，应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。（六）采购付款1.采购部门根据采购合同和验收报告，填写付款申请单，经采购部门负责人、财务部门审核后，报单位领导审批。2.财务部门按照审批后的付款申请单，及时办理付款手续。付款方式应符合合同约定，确保资金支付安全。3.对于采购项目的预付款、进度款、尾款等支付，应严格按照合同条款执行，防止出现超付、误付等情况。五、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标限额标准的采购项目，必须采用公开招标方式进行采购。公开招标限额标准按照国家和地方有关规定执行。3.公开招标应按照以下程序进行：编制招标文件：明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告：在指定的媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。发售招标文件：向购买招标文件的供应商提供招标文件，并收取相应费用。开标评标：组织开标会议，由供应商当众开标；组建评标委员会，按照评标标准对投标文件进行评审，确定中标候选人。中标公示：将中标候选人名单进行公示，公示期不得少于规定天数。签订合同：与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标应按照以下程序进行：确定邀请供应商名单：从供应商数据库或其他渠道选择若干家符合条件的供应商，向其发出投标邀请书。发售招标文件：向被邀请供应商提供招标文件，并收取相应费用。开标评标：组织开标会议，由供应商当众开标；组建评标委员会，按照评标标准对投标文件进行评审，确定中标候选人。中标公示：将中标候选人名单进行公示，公示期不得少于规定天数。签订合同：与中标供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的多家供应商分别进行谈判，从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判应按照以下程序进行：成立谈判小组：由采购人代表和有关专家组成谈判小组，成员人数应当为三人以上单数，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。制定谈判文件：明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。确定邀请供应商名单：从供应商数据库或其他渠道选择若干家符合条件的供应商，向其发出谈判邀请书。谈判：组织谈判会议，与供应商进行谈判。谈判过程中，谈判小组可以要求供应商对谈判文件作出澄清、承诺或者提供补充材料。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。签订合同：与成交供应商签订采购合同。（四）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价应按照以下程序进行：成立询价小组：由采购人代表和有关专家组成询价小组，成员人数应当为三人以上单数，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。确定被询价的供应商名单：从供应商数据库或其他渠道选择若干家符合条件的供应商，向其发出询价通知书让其报价。询价：要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。确定成交供应商：采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。签订合同：与成交供应商签订采购合同。（五）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购应按照以下程序进行：成立采购小组：由采购人代表和有关专家组成采购小组，成员人数应当为三人以上单数，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。确定单一来源供应商：采购小组对单一来源采购项目进行论证，说明采购理由，并在单位内部进行公示。公示无异议后，确定单一来源供应商。签订合同：与单一来源供应商签订采购合同。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门应在中标或成交供应商确定后，及时与供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。2.采购合同的主要条款应包括采购物品或服务的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货期、付款方式、违约责任等内容。合同条款应符合法律法规和行业标准要求，确保合同合法有效。（二）合同履行1.采购部门和供应商应按照采购合同约定履行各自的义务。采购部门应及时向供应商支付货款，供应商应按时、按质、按量交付采购物品或服务。2.在合同履行过程中，如出现争议或纠纷，双方应首先通过友好协商解决；协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式进行处理，如申请仲裁或提起诉讼。（三）合同变更与解除1.采购合同签订后，如因特殊原因需要变更或解除合同，双方应协商一致，并签订书面协议。合同变更或解除协议应明确变更或解除的原因、内容、时间等事项。2.合同变更或解除后，双方应按照协议约定处理相关事宜，如退还已支付的款项、交付已采购的物品或服务等。（四）合同归档采购部门应将采购合同及相关文件资料进行整理归档，妥善保管。合同档案应包括合同文本、招标文件、投标文件、评标报告、验收报告、付款凭证等资料，以备查阅和审计。七、采购监督与审计（一）内部监督1.单位内部应建立健全采购监督机制，加强对采购活动的全过程监督。审计部门、财务部门等应定期对采购项目进行检查和审计，发现问题及时督促整改。2.采购部门应建立采购内部管理制度，规范采购流程，加强对采