人大机关软件采购制度

PAGE人大机关软件采购制度一、总则（一）目的为规范人大机关软件采购行为，加强软件采购管理，提高资金使用效益，确保所采购软件符合人大机关工作需求，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于人大机关各部门因工作需要进行的软件采购活动，包括但不限于办公软件、业务应用系统软件、数据管理软件等。（三）基本原则1.合法性原则严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保软件采购活动合法合规。2.需求导向原则以满足人大机关实际工作需求为出发点，充分调研各部门业务需求，科学合理确定采购软件的功能、性能等要求。3.公平公正原则在采购过程中，遵循公平、公正、公开的原则，确保所有符合条件的供应商都有机会参与竞争，保证采购结果的公正性。4.效益原则注重软件采购的性价比，在保证软件质量和功能的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。二、采购需求确定（一）需求调研1.各部门根据自身工作实际，定期梳理软件需求，并填写《软件采购需求申请表》，详细说明所需软件的功能、性能、使用范围、预计使用人数等内容。2.机关采购管理部门会同相关技术部门，对各部门提交的需求申请表进行初步审核，对于需求不明确或不合理的，及时与申请部门沟通，要求其补充或修正。3.必要时，组织相关人员对重点软件采购项目进行实地调研，深入了解业务流程和实际需求，确保采购的软件能够切实解决工作中的问题。（二）需求评审1.成立由机关采购管理部门、技术部门、使用部门等相关人员组成的需求评审小组。2.需求评审小组对经过初步审核的软件采购需求进行全面评审，从技术可行性、业务适用性、成本效益等方面进行综合评估。3.根据评审意见，对需求申请表进行进一步完善，形成明确、具体、可操作的软件采购需求文件。三、采购方式选择（一）公开招标1.当采购软件的金额较大、技术复杂、潜在供应商较多时，采用公开招标方式。2.采购管理部门按照相关法律法规要求，编制公开招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。3.通过指定的招标公告发布媒体发布招标公告，邀请具备相应资质和能力的供应商参与投标。4.组织开标、评标、定标等活动，按照评标标准确定中标供应商。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占项目总价值的比例过大的。2.采购管理部门根据项目特点和实际情况，确定邀请招标的供应商名单，并向其发出投标邀请书。3.后续招标程序参照公开招标方式进行。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.采购管理部门制定竞争性谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、成交标准等事项。3.成立谈判小组与符合资格条件的供应商进行谈判，谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判，在谈判中谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。4.谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求有效报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购且必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购管理部门组织相关人员对单一来源采购的必要性和合理性进行论证，形成论证报告。3.按照规定程序向单一供应商发出采购文件，进行采购谈判，确定成交价格和合同条款。（五）询价1.采购的软件规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2..采购管理部门向符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。3.采购管理部门对供应商的报价进行比较，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。四、采购程序实施（一）采购申请与审批1.各部门根据确定的软件采购需求，填写《软件采购申请表》，经部门负责人签字确认后，提交至机关采购管理部门。2.机关采购管理部门对采购申请进行形式审查，重点审核申请内容是否完整、采购需求是否明确、采购方式选择是否合理等。3.对于金额较大或涉及重要业务的软件采购申请，报机关领导审批。（二）采购文件编制1.根据采购方式和采购需求，采购管理部门组织编制采购文件，可以委托专业机构或自行编制。2.采购文件应包括采购项目的基本情况、采购需求、采购方式、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件准确、完整、清晰。（三）供应商选择与采购合同签订1.按照选定的采购方式，发布采购信息，邀请供应商参与采购活动。2.对供应商的资格条件、信誉、业绩、技术能力等进行审查，确定符合要求的供应商名单。3.组织开标、评标、谈判、询价等采购活动，根据评审结果确定中标或成交供应商。4.与中标或成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括软件的规格、数量、价格、交付时间、售后服务等条款。（四）采购合同履行与验收1.采购管理部门负责跟踪采购合同的履行情况，督促供应商按时、按质、按量交付软件。2.软件交付后，由使用部门、技术部门等相关人员组成验收小组，按照采购合同和相关标准对软件进行验收。3.验收合格的，出具验收报告；验收不合格的，要求供应商限期整改或采取其他补救措施，直至验收合格。五、采购资金管理（一）预算编制1.各部门根据软件采购需求，结合工作实际和经费预算情况，编制软件采购预算，明确采购项目名称、规格、数量、金额等内容。2.机关采购管理部门汇总各部门采购预算，进行综合平衡和审核，纳入机关年度预算草案。（二）资金支付1.采购合同签订后，按照合同约定和财务管理制度，办理资金支付手续。2.支付软件采购款项时，严格审核合同执行情况、验收报告等相关资料，确保资金支付的准确性和合规性。（三）财务核算与审计监督1.财务部门按照相关会计准则和财务制度，对软件采购资金进行核算，确保账目清晰、准确。2.审计部门定期对软件采购项目进行审计监督，检查采购程序的合规性、资金使用的合理性等情况，发现问题及时督促整改。六、售后服务与培训（一）售后服务1.供应商应按照采购合同约定，提供软件安装、调试、维护、升级等售后服务。2.建立售后服务响应机制，及时处理软件使用过程中出现的问题，确保软件正常运行。3.定期对软件进行回访和检查，收集用户反馈意见，不断优化软件性能和服务质量。（二）培训1.供应商应根据软件特点和用户需求，提供免费的培训服务，帮助用户熟悉和掌握软件的使用方法。2.培训内容应包括软件功能介绍、操作流程、常见问题解决等，可采用集中培训、现场培训、在线培训等多种方式。3.培训结束后，应组织用户进行考核，确保用户能够熟练使用软件。七、监督与管理（一）内部监督1.机关采购管理部门负责对软件采购活动进行全程监督，确保采购程序合规、采购结果公正。2.建立内部投诉举报机制，接受各部门和工作人员对软件采购活动中违规行为的投诉举