二级工会奖品采购制度

PAGE二级工会奖品采购制度一、总则（一）目的为规范二级工会奖品采购行为，确保采购过程公开、公平、公正，提高资金使用效益，激励员工积极参与工会活动，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司二级工会组织的各类奖品采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.公平公正原则：采购过程应公开透明，杜绝不正当竞争，保障所有符合条件的供应商平等参与。3.效益原则：在保证奖品质量的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。4.廉洁原则：采购人员应廉洁自律，严禁接受供应商贿赂或不正当利益。二、采购预算管理（一）预算编制1.二级工会应根据年度工作计划和活动安排，提前编制奖品采购预算。预算应明确采购项目、数量、金额等明细，并报上级工会备案。2.预算编制应充分考虑活动规模、参与人数、奖项设置等因素，确保预算合理准确。（二）预算调整1.如遇特殊情况需要调整采购预算，二级工会应提前向上级工会提交预算调整申请，说明调整原因、调整金额及调整后的预算安排。2.上级工会应根据实际情况进行审核，审核通过后方可进行预算调整。三、采购流程（一）需求提出1.二级工会相关活动负责人根据活动计划和奖项设置，提出奖品采购需求。需求应明确奖品名称、规格、数量、质量要求等详细信息。2.采购需求应经二级工会主席审核批准后提交至采购部门。（二）供应商选择1.采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商库。供应商应具备合法经营资质、良好的商业信誉和较强的供货能力。2.根据采购需求，采购部门从供应商库中筛选出若干符合条件的供应商，并向其发送询价函或招标邀请书。3.供应商应在规定时间内回复报价或投标文件，采购部门对供应商的报价和投标文件进行评审，综合考虑价格、质量、服务等因素，选择最优供应商。（三）合同签订1.确定供应商后，采购部门应与供应商签订采购合同。合同应明确双方的权利义务、采购项目、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款。2.采购合同应报二级工会主席审核批准后生效。（四）采购执行1.供应商应按照采购合同约定的时间、地点和质量标准交付奖品。采购部门应及时跟踪采购进度，确保奖品按时、按质、按量交付。2.采购过程中如发现供应商提供的奖品存在质量问题或其他违约行为，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求其采取补救措施或承担违约责任。（五）验收付款1.奖品交付后，二级工会应组织相关人员对奖品进行验收。验收内容包括奖品的数量、规格、质量、外观等是否符合采购合同要求。验收合格后，出具验收报告。2.采购部门根据验收报告和采购合同，办理付款手续。付款方式应按照采购合同约定执行，确保资金支付安全、合规。四、采购监督与管理（一）内部监督1.公司审计部门应定期对二级工会奖品采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购资金使用是否合理、采购合同执行是否到位等。2.二级工会应设立采购监督小组，由工会委员、员工代表等组成，对采购活动进行全程监督。监督小组有权对采购过程中的违规行为提出质疑和整改建议。（二）信息公开1.二级工会应建立奖品采购信息公开制度，及时将采购项目、采购流程、采购结果等信息向工会会员公开，接受会员监督。2.采购信息公开应通过公司内部网站、工会公告栏等渠道进行，确保信息公开透明。（三）档案管理1.采购部门应建立健全奖品采购档案管理制度，对采购活动中的各类文件、资料进行分类整理、归档保存。采购档案应包括采购预算、采购需求、供应商报价及投标文件、采购合同、验收报告、付款凭证等。2.采购档案保存期限应符合国家法律法规及公司相关规定要求，以便查阅和审计。五、采购人员职责（一）采购部门职责1.负责制定和执行奖品采购计划，组织实施采购活动。2.收集供应商信息，建立供应商库，开展供应商评估和管理工作。3.与供应商进行沟通协商，签订采购合同，跟踪采购进度，确保采购任务按时完成。4.配合二级工会做好奖品验收工作，办理付款手续。5.建立采购档案，做好采购信息统计和分析工作。（二）采购人员职责1.严格遵守本制度及相关法律法规，廉洁自律，保守采购机密。2.认真履行采购职责，积极与供应商沟通协调，确保采购活动顺利进行。3.对采购项目进行市场调研，掌握价格动态，为采购决策提供参考依据。4.及时反馈采购过程中的问题和情况，提出合理意见和建议。（三）二级工会主席职责1.审核批准采购预算和采购需求，监督采购活动的执行情况。2.协调解决采购过程中的重大问题，确保采购活动符合工会工作目标和会员利益。3.对采购人员的工作进行指导和监督，对违规行为进行严肃处理。六、违规处理（一）供应商违规处理1.如发现供应商在采购活动中存在提供虚假信息、以次充好、串通投标等违规行为，二级工会应立即终止采购合同，并要求供应商承担相应的法律责任。2.将违规供应商列入黑名单，禁止其参与公司二级工会今后的采购活动。（二）采购人员违规处理1.采购人员如违反本制度规定，存在收受供应商贿赂、泄露采购机密、擅自更改采购合同等违规行为，公司将视情节轻重给予警告、罚款、降职、辞退等处理。2.构成犯罪的，依法追究刑事责任。（三）其他违规处理对在采购监督过程中发现的其他违规行为，公司将按照相关规定进行严肃处理