事业单位分散采购制度

PAGE事业单位分散采购制度一、总则（一）目的为了规范事业单位分散采购行为，加强对分散采购活动的管理和监督，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本事业单位范围内，采购金额未达到集中采购限额标准的货物、工程和服务的分散采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：分散采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，采购过程应接受社会监督，保证采购活动的公开透明。3.公平竞争原则：通过公平竞争机制，鼓励符合条件的供应商参与采购活动，确保采购结果的公正性。4.诚实信用原则：采购当事人应当诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假材料或采取不正当手段谋取私利。二、采购范围与限额标准（一）采购范围1.货物类：除集中采购目录内的货物外，本单位日常工作所需的各类办公用品、办公设备、专用设备、耗材等。2.工程类：单项或批量采购金额未达到集中采购限额标准的各类修缮工程、装修工程、小型基建工程等。3.服务类：包括但不限于会议服务、培训服务、物业管理服务（未达到集中采购限额标准部分）、车辆维修保养服务、印刷服务等。（二）限额标准采购金额达到以下标准的，应按照本制度规定进行分散采购：1.货物类：单项或批量采购金额在[X]元以上。2.工程类：单项合同估算价在[X]元以上。3.服务类：单项或批量采购金额在[X]元以上。具体限额标准可根据国家和地方政策法规的调整以及本单位实际情况适时进行修订，并在单位内部进行公示。三、采购组织与职责分工（一）采购决策机构成立事业单位分散采购领导小组，由单位主要领导担任组长，分管领导担任副组长，成员包括财务部门负责人、审计部门负责人、采购部门负责人等。领导小组负责对分散采购重大事项进行决策，审议采购预算、采购方式、采购结果等重要事项，确保采购活动符合单位利益和相关规定。（二）采购执行部门设立专门的采购部门或指定相关部门负责分散采购的具体执行工作。采购部门职责如下：1.负责制定分散采购计划，明确采购项目的名称、规格、数量、预算等详细信息。2.根据采购项目特点和需求，选择合适的采购方式，并按照规定程序组织实施采购活动。3.负责与供应商进行沟通、谈判，收集供应商报价、资质证明等相关资料，组织开标、评标、定标等工作。4.签订采购合同，并对合同执行情况进行跟踪和监督，确保合同有效履行。5.整理、归档采购项目相关文件资料，建立采购档案，以备查阅和审计。（三）其他相关部门职责1.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的支付和使用，确保资金安全和合规。2.审计部门：对采购活动进行审计监督，审查采购程序的合法性、合规性，检查采购结果的公正性，防范采购风险。3.使用部门：根据实际工作需要提出采购需求，参与采购项目的技术规格制定、验收等工作，对采购产品或服务的质量和适用性负责。四、采购方式（一）公开招标1.适用范围：采购货物、工程或服务符合下列情形之一的，应当采用公开招标方式：采购金额达到公开招标限额标准的；采购项目技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.招标程序：采购部门编制公开招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。在规定的媒体上发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。对投标人进行资格预审，确定合格投标人名单。组织开标、评标会议，按照评标标准进行评标，确定中标候选人。发布中标公告，向中标人发出中标通知书，并与中标人签订采购合同。（二）邀请招标1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.招标程序：采购部门根据采购项目特点和需求，确定邀请供应商的范围，并向其发出投标邀请书。供应商按照投标邀请书要求编制投标文件，在规定时间内提交投标文件。采购部门组织开标、评标会议，对投标文件进行评审，确定中标候选人。发布中标公告，向中标人发出中标通知书，并与中标人签订采购合同。（三）竞争性谈判1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序：采购部门成立谈判小组，成员由三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等。确定参加谈判的供应商名单，并向其发出谈判邀请书。组织谈判会议，谈判小组与供应商进行谈判，要求供应商在规定时间内提交最后报价。谈判小组根据谈判情况和最后报价，确定成交供应商，并向其发出成交通知书。采购部门与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序：采购部门填写单一来源采购申请表，说明采购项目的名称、采购内容、采购金额、申请单一来源采购的理由等，并附相关证明材料。经单位分散采购领导小组审批同意后，采购部门与单一供应商进行协商，确定采购价格、合同条款等内容。签订采购合同，并将采购情况在单位内部进行公示。（五）询价1.适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价程序：采购部门成立询价小组，成员由三人以上单数组成。询价小组向符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。询价小组对供应商的报价进行比较，确定成交供应商，并向其发出成交通知书。采购部门与成交供应商签订采购合同。五、采购流程（一）采购申请与审批1.使用部门根据实际工作需要，填写《分散采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算、采购理由等信息，并提交至采购部门。2.采购部门对采购申请进行初步审核，核实采购项目的必要性、合规性以及预算合理性等。对于不符合要求的采购申请，及时与使用部门沟通并说明原因，要求其补充或修改相关信息。3.经采购部门审核通过的采购申请，提交至单位分散采购领导小组进行审批。领导小组根据采购项目的性质、金额等因素进行综合审议，做出审批决定。审批通过的采购申请进入采购实施阶段，未通过的采购申请由采购部门及时反馈给使用部门。（二）采购实施1.制定采购文件：采购部门根据采购项目特点和需求，选择合适的采购方式，并编制相应的采购文件。采购文件应包括采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同草案等内容，确保采购文件能够准确反映采购需求，为供应商提供明确的报价和响应依据。2.发布采购信息：根据采购方式的不同，按照相关规定发布采购信息。公开招标和邀请招标项目应在指定的媒体上发布招标公告；竞争性谈判、单一来源采购和询价项目应向符合资格条件的供应商发出采购邀请书或询价通知书。采购信息应明确采购项目的基本情况、采购要求、报名时间、投标或报价截止时间等关键信息，确保供应商能够及时获取并参与采购活动。3.供应商报名与资格审查：对于公开招标和邀请招标项目，供应商应在规定时间内报名参加投标。采购部门对报名供应商进行资格审查，核实其营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况等相关证明材料，确保供应商具备承担采购项目的能力和条件。对于不符合资格要求的供应商，取消其参与采购活动的资格。4.开标与评标（谈判、询价）：按照采购文件规定的时间和地点组织开标、评标（谈判、询价）会议。开标过程中，采购部门应检查投标文件的密封情况，唱标记录各投标人的投标报价、交货期、质量标准等主要内容。评标（谈判、询价）过程中，评标（谈判、询价）小组应按照既定的评标标准或谈判、询价程序，对供应商的投标文件或报价进行评审和比较，确定中标候选人或成交供应商。5.定标与成交：采购部门根据评标（谈判、询价）小组的评审结果，确定中标人或成交供应商，并向其发出中标通知书或成交通知书。中标人或成交供应商应在规定时间内与采购部门签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。（三）合同签订与履行1.采购部门与中标人或成交供应商签订采购合同后，应及时将合同副本分送财务部门、审计部门、使用部门等相关部门备案。各部门应按照合同约定履行各自的职责，确保合同有效执行。2.财务部门负责审核采购合同的付款条款，按照合同约定及时办理资金支付手续。在支付采购款项前，应核实采购项目的验收情况，确保资金支付与合同履行情况相符。3.使用部门负责对采购产品或服务进行验收。验收应按照合同约定的质量标准和验收程序进行，确保采购产品或服务符合要求。验收合格后，使用部门应出具验收报告，并将验收情况反馈给采购部门。4.采购部门负责跟踪采购合同的履行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。如供应商未能按照合同约定履行义务，采购部门应按照合同约定追究其违约责任，采取相应的措施确保采购项目顺利完成。（四）采购验收与结算1.验收：使用部门在收到采购货物、工程或服务后，应及时组织验收。验收人员应根据采购合同和相关标准，对采购项目的数量、质量、规格、性能等进行全面检查。对于技术复杂或专业性较强的采购项目，可邀请专业技术人员或第三方检测机构参与验收工作，确保验收结果的准确性和公正性。验收合格后，验收人员应填写《采购验收报告》，详细记录验收情况，并签字确认。验收报告应作为支付采购款项的重要依据之一。2.结算：采购部门根据采购合同和验收报告，及时办理采购结算手续。结算金额应与合同约定金额一致，如有因质量问题、数量差异等原因需要调整结算金额的，应按照合同约定的程序进行处理，并提供相关证明材料。财务部门按照审核后的结算金额，办理资金支付手续。支付方式应符合国家法律法规和单位财务制度的规定，确保资金支付安全、合规。六、监督与管理（一）内部监督1.审计部门定期对分散采购活动进行审计监督，审查采购项目的预算执行情况、采购程序的合法性、采购文件的规范性、采购合同的签订与履行情况等。审计过程中，可通过查阅采购档案、实地考察、询问相关人员等方式获取审计证据，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.单位纪检监察部门对分散采购活动中的违规违纪行为进行监督检查，严肃查处采购过程中的贪污受贿、滥用职权、徇私舞弊等违法违纪行为。对于违反本制度规定的单位和个人，依法依规追究其责任，并视情节轻重给予相应的党纪政纪处分。3.采购部门应建立健全内部管理制度，加强对采购人员的培训和教育，提高采购人员的业务素质和法律意识。采购人员应严格遵守采购制度和工作流程，廉洁自律，确保采购活动公正、公平、公开。同时，采购部门应定期对采购工作进行总结和分析，不断完善采购流程和管理措施，提高采购工作效率和质量。（二）外部监督1.接受财政部门的监督检查。财政部门依法对事业单位分散采购活动进行监督管理，检查采购项目的预算编制、采购方式执行、采购程序合规性、采购资金使用等情况。事业单位应积极配合财政部门的监督检查工作，如实提供相关资料和信息，对于财政部门提出的整改意见，应及时落实整改措施。2.主动接受社会监督。通过单位网站、政务公开栏等渠道，及时公开分散采购项目的采购信息、采购结果等内容，接受社会公众的监督。对于社会公众提出的质疑和投诉，应认真对待，及时处理，并将处理结果向社会公