书馆政府采购内控制度

PAGE书馆政府采购内控制度一、总则（一）目的为加强书馆政府采购内部控制，规范采购行为，提高采购资金使用效益，防范采购风险，确保采购活动合法合规、公正透明、高效有序，依据国家有关法律法规和行业标准，结合书馆实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于书馆使用财政性资金进行的政府采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动应当严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应当遵循公正、公平、公开的原则，维护市场竞争秩序，保障供应商合法权益。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购资金使用效益。4.风险防控原则：识别、评估和应对采购过程中的各种风险，建立健全风险防控机制，确保采购活动安全可靠。（四）职责分工1.采购决策机构：负责审定采购预算、采购计划、采购方式、采购合同等重大采购事项，对采购活动进行决策和监督。2.采购执行部门：负责具体组织实施采购活动，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标、签订采购合同等。3.资产管理部门：负责对采购的资产进行验收、登记、入账、保管、维护等工作，确保资产安全完整。4.财务部门：负责审核采购预算、支付采购资金、进行财务核算等工作，对采购资金使用情况进行监督。5.内部审计部门：负责对采购活动进行内部审计监督，检查采购程序的合规性、采购结果的公正性和采购资金的使用效益。二、采购预算管理（一）预算编制1.采购执行部门应当根据书馆业务发展需要和资产配置标准，结合上一年度采购执行情况，编制年度采购预算。2.采购预算应当明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容，并按照规定的格式和要求报送财政部门审核。3.财政部门对采购预算进行审核后，下达年度采购预算指标。采购执行部门应当严格按照预算指标执行采购活动，不得擅自调整或突破预算。（二）预算执行1.采购执行部门应当按照批准的采购预算，制定采购计划，并组织实施采购活动。2.在采购过程中，如因特殊情况需要调整采购预算的，应当按照规定的程序报财政部门审批。3.财务部门应当加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购资金使用情况进行分析和通报，确保采购资金专款专用。（三）预算调整1.因国家政策调整、市场价格波动、采购需求变化等原因，确需调整采购预算的，采购执行部门应当及时提出调整申请，并附相关证明材料。2.采购决策机构应当对调整申请进行审核，审核通过后报财政部门审批。3.财政部门批准调整采购预算后，采购执行部门应当按照新的预算指标执行采购活动。三、采购计划管理（一）计划编制1.采购执行部门应当根据采购预算和业务需求，编制年度采购计划。采购计划应当明确采购项目名称、规格型号、数量、采购方式、采购时间等内容。2.采购计划应当按照规定的格式和要求报送采购决策机构审批。采购决策机构应当对采购计划进行审核，确保采购计划符合图书馆业务发展需要和预算安排。（二）计划执行1.采购执行部门应当按照批准的采购计划组织实施采购活动，不得擅自变更采购计划。2.在采购过程中，如因特殊情况需要变更采购计划的，应当按照规定的程序报采购决策机构审批。3.采购执行部门应当定期对采购计划执行情况进行检查和分析，及时发现和解决问题，确保采购计划顺利执行。（三）计划调整1.因国家政策调整、市场价格波动、采购需求变化等原因，确需调整采购计划的，采购执行部门应当及时提出调整申请，并附相关证明材料。2.采购决策机构应当对调整申请进行审核，审核通过后批准调整采购计划。3.采购执行部门应当按照调整后的采购计划组织实施采购活动。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要方式。采购执行部门应当按照规定的程序和要求，通过公开招标方式采购货物、工程和服务。2.采用公开招标方式采购的，应当发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。招标公告应当在省级以上人民政府财政部门指定的媒体上发布。3.采购执行部门应当按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，确定中标供应商。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的货物、工程和服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.采用邀请招标方式采购的，应当发布邀请招标公告，邀请三家以上特定的供应商参加投标。邀请招标公告应当在省级以上人民政府财政部门指定的媒体上发布。3.采购执行部门应当按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，确定中标供应商。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的货物、工程和服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.采用竞争性谈判方式采购的，应当成立谈判小组，与不少于三家的供应商进行谈判。谈判小组应当按照谈判文件规定的谈判程序和方法，对谈判文件进行评审，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的货物、工程和服务，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采用单一来源采购方式采购的，应当成立单一来源采购小组，与供应商进行协商，确定成交供应商。单一来源采购小组应当按照单一来源采购文件规定的协商程序和方法，对协商文件进行评审，确定成交供应商。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.采用询价方式采购的，应当成立询价小组，向不少于三家的供应商发出询价通知书让其报价。询价小组应当按照询价通知书规定的评审程序和方法，对报价文件进行评审，确定成交供应商。（六）采购方式变更1.采购人需要变更采购方式的，应当在采购活动开始前，按照规定的程序报财政部门批准。2.因特殊情况需要在采购活动开始后变更采购方式的，采购人应当提供相关证明材料，报财政部门批准。3.财政部门批准变更采购方式后，采购人应当按照变更后的采购方式组织实施采购活动。五、采购文件管理（一）文件编制1.采购执行部门应当根据采购项目特点和采购方式，编制采购文件。采购文件应当包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等。2.采购文件应当明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、售后服务等内容，以及供应商的资格条件、投标报价要求、评标标准和方法等。3.采购文件应当符合国家法律法规和相关政策规定，不得含有歧视性、排他性条款。（二）文件审核1.采购执行部门应当将编制好的采购文件报采购决策机构审核。采购决策机构应当对采购文件的合法性、合规性、公正性进行审核，确保采购文件符合要求。2.采购文件审核通过后，采购执行部门应当按照规定的程序发布采购文件。（三）文件澄清与修改1.在采购文件发出后，如供应商对采购文件有疑问的，采购执行部门应当及时给予澄清或答复。2.如因特殊情况需要对采购文件进行修改的，采购执行部门应当在规定的时间内发布修改通知，并将修改后的采购文件送达所有已获取采购文件的供应商。3.采购文件的澄清或修改内容作为采购文件的组成部分，与采购文件具有同等法律效力。s六、采购活动实施（一）采购信息发布1.采购执行部门应当按照规定的程序和要求，在省级以上人民政府财政部门指定的媒体上发布采购信息。采购信息应当包括采购公告、中标公告、成交公告等。2.采购信息应当真实、准确、完整，不得含有虚假、误导性内容。（二）供应商资格审查1.采购执行部门应当对参加采购活动的供应商进行资格审查，确保供应商具备相应的资格条件。2.资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、授权委托书、资质证书、业绩证明等。3.采购执行部门应当按照规定的程序和方法，对供应商资格审查结果进行公示，接受社会监督。（三）开标评标1.采购执行部门应当按照采购文件规定的时间、地点和程序，组织开标评标活动。开标评标活动应当邀请采购人代表、供应商代表、评标专家等参加。2.开标时，采购执行部门应当当众宣布供应商名称、投标报价、投标文件的主要内容等。评标时，评标专家应当按照评标标准和方法，对投标文件进行评审，提出评标意见。3.采购执行部门应当记录开标评标过程，并存档备查。（四）中标成交1.采购执行部门应当根据评标结果，确定中标成交供应商，并发布中标成交公告。中标成交公告应当在省级以上人民政府财政部门指定的媒体上发布。2.采购执行部门应当向中标成交供应商发出中标成交通知书，并同时将中标成交结果通知所有未中标的供应商。3.中标成交通知书对采购人和中标成交供应商具有法律效力。中标成交通知书发出后，采购人改变中标成交结果的，或者中标成交供应商放弃中标成交项目的，应当依法承担法律责任。（五）合同签订1.采购执行部门应当在中标成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件和中标成交供应商的投标文件，与中标成交供应商签订采购合同。2.采购合同应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间、交货地点、售后服务、合同价款、付款方式等内容。3.采购合同应当符合国家法律法规和相关政策规定，不得含有歧视性、排他性条款。采购合同签订后，采购执行部门应当将合同副本送财政部门备案。七、采购验收管理（一）验收准备1.采购执行部门应当在采购合同约定的交货时间前，通知资产管理部门做好验收准备工作。2.资产管理部门应当根据采购合同和采购文件的要求，制定验收方案，明确验收标准、验收方法、验收人员等。（二）验收实施1.采购合同约定的交货时间到达后，供应商应当按照合同约定的时间、地点和方式交货。资产管理部门应当组织验收人员按照验收方案进行验收。2.验收人员应当对采购货物的数量、质量、规格型号、外观等进行检查，对采购工程的质量、进度、安全等进行检查，对采购服务的内容、标准、效果等进行检查。3.验收人员应当填写验收报告，验收报告应当包括采购项目名称、规格型号、数量、质量情况、验收结论等内容。验收报告经验收人员签字后生效。（三）验收结果处理1.验收合格的，资产管理部门应当出具验收合格证明，并按照采购合同约定支付采购资金。2.验收不合格的，资产管理部门应当及时通知采购执行部门，采购执行部门应当与供应商协商解决。如协商不成的，应当按照采购合同约定的争议解决方式处理。八、采购资金管理（一）资金支付1.财务部门应当按照采购合同约定的付款方式和时间，及时支付采购资金。2.采购资金支付应当严格按照财政国库管理制度的规定执行，实行国库集中支付的，应当通过国库单一账户体系支付。（二）资金核算1.财务部门应当对采购资金进行单独核算，确保采购资金专款专用。2.采购资金核算应当按照国家有关财务会计制度的规定进行，准确记录采购资金的收支情况。（三）资金监督1.内部审计部门应当对采购资金使用情况进行定期审计监督，检查采购资金支付是否符合规定，采购资金使用效益是否达到预期目标。2.财政部门应当加强对采购资金使用情况的监督检查，对发现的问题及时进行处理。九、采购档案管理（一）档案收集1.采购执行部门应当在采购活动结束后，及时收集采购活动过程中形成的各种文件资料，包括采购预算、采购计划、采购文件、投标文件、评标报告、中标成交通知书、采购合同、验收报告等。2.采购执行部门应当对收集到的文件资料进行整理、分类、编号，确保文件资料的完整性和准确性。（二）档案保管1.采购执行部门应当指定专人负责采购档案的保管工作，建立采购档案管理制度，确保采购档案的安全保管。2.采购档案应当按照规定的期限进行保管，保管期限届满后，应当按照规定的程序进行销毁。（三）档案查阅1.因工作需要查阅采购档案的，应当填写查阅申请表，经采购执行部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅采购档案应当在指定的地点进行，查阅人员应当遵守档案管理制度，不得擅自涂改、复制、转借采购档案。十、监督检查与责任追究（一）监督检查1.内部审计