乡镇采购内控制制度

PAGE乡镇采购内控制制度一、总则（一）目的为了加强乡镇采购内部控制，规范采购行为，提高采购资金的使用效益，防范采购风险，确保采购活动合法、合规、公开、公正、透明，根据国家有关法律法规和相关政策规定，结合本乡镇实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本乡镇范围内使用财政性资金和自有资金进行的各类采购活动，包括货物、工程和服务采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应及时、准确、完整地向社会公开，接受社会监督，保证采购过程和结果的公开透明。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择最优的供应商、承包商或服务提供商，确保采购项目的质量和效益。4.公正原则：采购活动应按照既定的标准和程序进行，确保采购过程公正，维护各方合法权益。5.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的义务，确保采购活动顺利进行。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定和完善乡镇采购内部控制制度，并组织实施。审核采购预算和采购计划，确保采购项目符合乡镇发展规划和实际需求。组织采购活动，包括采购文件编制、采购信息发布、供应商资格审查、开标评标等。监督采购合同的签订、履行和验收，协调处理采购过程中的争议和纠纷。建立采购档案，妥善保管采购活动中的各类文件和资料。2.财政部门负责审核采购预算，安排采购资金，并对采购资金的使用进行监督管理。参与制定采购管理制度和采购目录，对采购活动进行财政监督。审核采购项目的资金支付申请，确保资金支付合规、准确。3.需求部门根据本部门业务需求，提出采购申请，明确采购项目的规格、数量、质量等要求。参与采购文件的编制和审核，协助采购管理部门进行供应商资格审查和评标工作。负责采购项目的验收工作，对采购项目的质量和数量进行检验，并出具验收报告。4.纪检监察部门对采购活动进行全程监督，检查采购行为是否符合法律法规和本制度规定，查处采购过程中的违规违纪行为。受理有关采购活动的投诉举报，对投诉举报事项进行调查处理，并及时反馈处理结果。二、采购预算与计划管理（一）采购预算编制1.各需求部门应根据本部门年度工作计划和业务需求，编制采购预算草案，明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容。2.采购预算草案应经本部门负责人审核后，报采购管理部门汇总。采购管理部门对各部门的采购预算草案进行审核，结合乡镇年度财政预算安排和资金状况，提出调整意见，形成年度采购预算建议方案。3.年度采购预算建议方案经财政部门审核后，报乡镇政府审批。经审批后的采购预算应严格执行，不得随意调整。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。（二）采购计划制定1.采购管理部门根据批准的采购预算，结合采购项目的轻重缓急和实际需求，制定采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、采购方式、采购时间等内容。2.采购计划应提前向财政部门备案。财政部门对采购计划进行审核，确保采购计划符合预算安排和资金使用要求。3.采购管理部门应按照采购计划组织实施采购活动，不得擅自变更采购计划。如因特殊情况需要变更采购计划，应及时报财政部门审批，并说明变更的原因和对预算执行的影响。三、采购方式与程序管理（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的采购项目。公开招标应按照法定程序发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。邀请招标应向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等条款进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。单一来源采购应与供应商进行协商，确定成交价格和合同条款。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。询价应向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（二）采购程序1.采购申请：需求部门根据业务需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、采购方式等内容，并经本部门负责人签字确认后，报采购管理部门。2.采购审批：采购管理部门收到采购申请后，对采购申请的必要性、合规性、合理性进行审核。审核通过后，报乡镇政府领导审批。乡镇政府领导根据采购项目的性质和金额大小，按照规定的审批权限进行审批。3.采购文件编制：采购管理部门根据采购项目的特点和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容。4.采购信息发布：采购管理部门按照规定的渠道和方式发布采购信息，邀请潜在供应商参与采购活动。采购信息应包括采购项目的名称、编号、采购内容、采购方式、采购预算、采购时间、供应商资格要求等内容。5.供应商资格审查：采购管理部门对参与采购活动的供应商进行资格审查，核实供应商的营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况等信息，确保供应商具备承担采购项目的能力和条件。6.开标评标（谈判、询价）：采购管理部门按照采购文件规定的时间和地点组织开标评标（谈判、询价）活动。开标评标（谈判、询价）过程应严格按照规定的程序进行，确保公平、公正、公开。评标委员会（谈判小组、询价小组）应按照评标标准对供应商的投标文件（响应文件）进行评审，推荐中标候选人（成交供应商）。7.中标（成交）公示：采购管理部门将中标（成交）候选人（成交供应商）名单在指定媒体上进行公示，公示期不得少于三个工作日。公示期间，如收到对中标（成交）候选人（成交供应商）的质疑和投诉，采购管理部门应及时进行调查处理。8.合同签订：采购管理部门根据中标（成交）结果，与中标（成交）供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容，确保合同条款符合采购文件要求和双方意愿。9.合同履行与验收：采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。供应商应按时、按质、按量提供货物、工程或服务，需求部门应按照合同约定进行验收。验收合格后，需求部门应出具验收报告。采购管理部门应对采购合同的履行情况进行跟踪检查，确保合同有效执行。10.资金支付：采购项目验收合格后，需求部门应按照合同约定填写资金支付申请，报财政部门审核。财政部门审核无误后，按照国库集中支付制度的规定办理资金支付手续，将采购资金直接支付给供应商。四、采购合同管理（一）合同签订1.采购管理部门应在中标（成交）通知书发出之日起三十日内，与中标（成交）供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。2.采购合同应包括以下主要条款：采购项目的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货时间（工期）、交货地点（施工地点）、付款方式等；双方的违约责任、争议解决方式等；其他需要约定的事项。3.采购合同签订前，采购管理部门应将合同草案提交乡镇政府法律顾问进行合法性审查。法律顾问应对合同条款的合法性、完整性、准确性进行审查，并提出修改意见。采购管理部门应根据法律顾问的意见对合同草案进行修改完善，确保合同合法有效。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购管理部门应跟踪合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准提供货物、工程或服务。如因特殊原因需要变更合同条款，供应商应提前书面通知采购管理部门，并经采购管理部门同意后方可变更。3.需求部门应按照合同约定对采购项目进行验收。验收合格后，需求部门应出具验收报告。如验收不合格，需求部门应及时通知供应商进行整改或重新提供货物、工程或服务。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因不可抗力或其他特殊原因需要变更或解除合同，双方应协商一致，并签订书面协议。2.合同变更或解除协议应明确变更或解除合同原因、变更或解除的条款内容、双方的权利和义务、违约责任等事项。3.合同变更或解除协议签订后，采购管理部门应及时将变更或解除情况通知财政部门，并按照财政部门的要求办理相关手续。（四）合同纠纷处理1.在采购合同履行过程中，如发生合同纠纷，双方应首先通过协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式进行处理，如申请仲裁或提起诉讼。2.采购管理部门应积极配合需求部门处理合同纠纷，提供相关证据和资料，维护乡镇的合法权益。3.合同纠纷处理完毕后，采购管理部门应及时将处理结果报乡镇政府备案。五、采购监督与检查（一）内部监督1.纪检监察部门应定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购程序是否合规、采购行为是否公正、采购结果是否公开透明等。2.采购管理部门应建立健全内部监督机制，加强对采购活动全过程的监督管理。采购管理部门应定期对采购项目进行自查，发现问题及时整改，并将自查情况报乡镇政府备案。3.财政部门应加强对采购资金的监督管理，审核采购项目的资金支付申请，确保采购资金使用合规、安全、有效。（二）外部监督1.采购活动应接受社会监督，采购管理部门应及时、准确、完整地向社会公开采购信息，包括采购项目名称、采购方式、采购预算、采购结果等内容，接受社会公众的监督和质疑。2.采购管理部门应建立投诉举报制度，受理有关采购活动的投诉举报。对投诉举报事项应及时进行调查处理，并将处理结果反馈给投诉举报人。（三）责任追究1.对在采购活动中违反法律法规和本制度规定的单位和个人，应依法依规追究其责任。2.对采购活动中存在的违规违纪行为，纪检监察部门应按照有关规定进行严肃查处，并视情节轻重给予相应的党纪政纪处分。3.对因采购活动中的违规行为给乡镇造成经济损失的，应依法要求责任单位和责任人承担赔偿责任。六、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购活动全过程中形成的各类文件和资料，主要包括：1.采购预算和采购计划文件；2.采购申请和审批文件；3.采购文件，包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书、投标文件（响应文件）、评标报告等；4.采购合同及相关补充协议；5.验收报告；6.资金支付凭证；7.投诉举报处理文件；8.其他与采购活动有关的文件和资料。（二）档案整理与保管1.采购管理部门应指定专人负责采购档案的整理和保管工作。采购档案应按照采购项目进行分类整理，建立档案目录，便于查阅和管理。2.采购档案应妥善保管，保管期限按照国家有关规定执行。一般采购项目的档案保管期限为十五年，重要采购项目的档案保管期限为永久。3.采购档案应存放于安全、保密的场所，防止档案资料丢失、损坏或泄露。（三）档案查阅与借阅1.本乡镇内部人员因工作需要查阅采购档案的，应填写档案查阅申请表，经采购管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出查阅地点。2.外单位人员因工作需要查阅采购档案