中远海发采购制度

PAGE中远海发采购制度一、总则（一）目的为规范中远海发采购行为，加强采购管理，确保采购活动合法合规、高效有序，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本采购制度。（二）适用范围本制度适用于中远海发及其所属各部门、各分支机构的采购活动，包括但不限于物资采购、设备采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在满足公司生产经营需求的前提下，充分考虑采购成本、质量、交付期等因素，实现采购效益最大化。3.公开公平公正原则：采购活动应遵循公开透明、公平竞争、公正评价的原则，确保所有潜在供应商都有平等参与的机会。4.内部控制原则：建立健全采购内部控制机制，加强对采购全过程的监督和管理，防范采购风险。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由公司领导、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购战略和政策；2.审批重大采购项目的采购方案；3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门公司设立采购部门，作为采购活动的执行机构，负责具体采购工作的组织实施。采购部门的职责包括：1.制定采购计划和预算；2.组织采购招标、询价、谈判等采购活动；3.选择供应商，签订采购合同；4.跟踪采购合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题；5.建立供应商档案，对供应商进行评价和管理。（三）其他部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求等，并对采购结果进行验收。2.财务部门：负责审核采购预算，支付采购款项，对采购成本进行核算和控制。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购行为是否合规，采购结果是否符合公司利益。三、采购流程（一）采购需求提出1.需求部门根据公司生产经营计划和实际工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等内容，并提交部门负责人审核。2.部门负责人对采购需求进行审核，确认需求的合理性和必要性后，签字批准，并提交采购部门。（二）采购计划制定采购部门收到采购申请表后，结合公司库存情况、采购预算等因素，制定采购计划。采购计划应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、采购时间、采购方式等内容，并提交采购决策委员会审批（对于重大采购项目）。（三）采购方式选择1.招标采购：对于金额较大、技术复杂、竞争充分的采购项目，优先采用招标采购方式。采购部门应按照相关法律法规和公司招标管理规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。2.询价采购：对于金额较小、规格标准统一、市场货源充足的采购项目，可采用询价采购方式。采购部门向多家供应商发出询价函，要求供应商报价，根据报价情况选择合适的供应商。3.谈判采购：对于特殊规格、定制化的采购项目，或因市场供应短缺等原因无法进行招标或询价采购的项目，可采用谈判采购方式。采购部门与供应商进行谈判，协商确定采购价格、质量标准、交付期等条款。4.单一来源采购：符合下列情形之一的采购项目，可采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（四）供应商选择与管理1.供应商筛选：采购部门根据采购项目的要求，通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。对潜在供应商进行筛选，确定符合条件的供应商名单。2.供应商评价：采购部门组织相关部门对供应商进行评价，评价内容包括供应商的资质信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。根据评价结果，对供应商进行分级管理。3.供应商选择：采购部门根据采购项目的特点和需求，从合格供应商名单中选择合适的供应商，并签订采购合同。对于重大采购项目，采购决策委员会应参与供应商的选择过程。（五）采购合同签订1.采购部门与选定的供应商协商起草采购合同，合同内容应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、质量标准、价格、交付期、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同起草完成后，提交法律部门进行审核。法律部门对合同的合法性、合规性进行审查，提出修改意见。采购部门根据法律部门的意见对合同进行修改完善后，提交公司领导审批。3.公司领导审批通过后，采购部门与供应商签订采购合同。采购合同应加盖公司公章或合同专用章，并由双方法定代表人或授权代表签字。（六）采购合同执行与验收1.采购合同执行：采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交付采购物资或服务。2.验收：需求部门负责组织对采购物资或服务进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、质量、性能等方面。验收合格后，需求部门填写《验收报告》，并签字确认。（七）采购付款1.采购部门根据采购合同约定和验收情况，填写《付款申请表》，提交财务部门审核。2.财务部门对付款申请表进行审核，确认采购事项的真实性、合法性、合规性以及发票等相关凭证的完整性后，按照公司财务管理制度办理付款手续。四、采购风险管理（一）风险识别与评估机制1.建立采购风险识别与评估机制，定期对采购活动中可能面临的风险进行识别和评估。风险识别应涵盖采购流程的各个环节，包括但不限于供应商选择、合同签订、合同执行、验收付款等。2.采用定性与定量相结合的方法对风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。对于高风险事项，应制定专门的应对措施。（二）风险应对措施1.供应商风险应对：加强对供应商的管理和评估，建立供应商信用档案，定期对供应商进行考核。对于信用状况不佳的供应商，应减少合作或采取其他风险防范措施。2.合同风险应对：在合同签订前，严格审核合同条款，确保合同的合法性、完整性和严密性。加强合同执行过程的监督，及时发现和解决合同履行过程中的问题。3.市场风险应对：关注市场动态，及时掌握市场价格波动、供应短缺等信息，合理安排采购计划，采取套期保值等手段降低市场风险。4.内部管理风险应对：加强采购部门与其他部门之间的沟通协调，明确各部门职责，避免因职责不清导致的工作失误和风险。建立健全采购内部控制制度，加强对采购人员的培训和监督，防范内部人员违规操作风险。五、采购监督与审计（一）内部监督机制1.建立健全采购内部监督机制，采购部门应定期对采购活动进行自查，检查采购流程是否合规，采购结果是否符合公司利益。2.审计部门定期对采购活动进行审计，重点审查采购项目的立项审批、采购方式选择、供应商选择、合同签订、合同执行、验收付款等环节，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）信息公开与投诉处理1.建立采购信息公开制度，及时公开采购项目的相关信息，包括采购需求、采购方式、采购结果等，接受公司内部和外部的监督。2.设立采购投