中车城市交通采购制度

PAGE中车城市交通采购制度一、总则（一）目的本采购制度旨在规范中车城市交通相关采购活动，确保采购工作合法、合规、高效进行，保障公司运营所需物资及服务的质量，合理控制采购成本，维护公司利益，促进公司可持续发展。（二）适用范围本制度适用于中车城市交通有限公司及所属各部门、子公司涉及的各类物资采购、工程采购、服务采购等活动。（三）基本原则1.合法性原则采购活动必须严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒任何一方，营造良好的市场竞争环境。3.公开透明原则采购信息应及时、准确、完整地公开，接受公司内部监督和社会公众监督，确保采购活动的透明度。4.效益原则在保证采购质量的前提下，通过科学合理的采购策略和方法，降低采购成本，提高采购效益，实现公司利益最大化。5.诚实守信原则采购活动各方应诚实守信，严格履行合同约定，确保采购活动顺利进行。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。其职责包括：1.审议采购战略、政策和制度。2.审批重大采购项目的采购方案、预算、供应商选择等事项。3.协调解决采购过程中的重大问题。(二)采购执行部门公司设立采购部门，作为采购活动的执行机构。采购部门的职责包括：1.贯彻执行采购制度和相关政策。2.制定和实施具体的采购计划，组织采购活动。3.负责供应商的开发、评估、选择和管理。4.签订采购合同，并跟踪合同执行情况。5.收集、整理采购信息，建立采购档案。6.配合相关部门进行采购项目的验收工作。（三）其他相关部门职责1.需求部门负责提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求等，并对采购项目的技术可行性、经济合理性进行评估。2.财务部门负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核，办理采购款项的支付结算等工作。3.质量部门负责对采购物资或服务的质量进行检验和验收，参与供应商质量评估，提出质量改进意见。4.法务部门负责审查采购合同的合法性、合规性，处理采购过程中的法律纠纷，提供法律咨询服务。三、采购流程（一）采购需求提出1.需求部门根据公司业务发展需要、生产运营计划等，填写采购申请单，详细说明采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、交货时间、用途等信息。2.采购申请单应经需求部门负责人审核签字后，提交给采购部门。（二）采购预算编制1.采购部门收到采购申请单后，会同财务部门根据采购需求和市场价格情况，编制采购预算。2.采购预算应明确采购项目的资金来源、预算金额，并报采购决策委员会审批。（三）供应商选择与管理1.供应商开发采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。对潜在供应商进行调查、评估，了解其生产能力、质量控制、价格水平、售后服务等方面情况，确定合格供应商名单。2.供应商评估与选择对于新的采购项目，采购部门从合格供应商名单中选择若干家供应商进行邀请报价或招标。根据供应商的报价、产品质量、交货期、售后服务等因素进行综合评估，选择最优供应商。3.供应商管理采购部门定期对供应商进行评估和考核，建立供应商评价档案。对于表现优秀的供应商给予奖励，对于不符合要求的供应商进行警告、整改或淘汰处理。(四)采购合同签订1.采购部门与选定的供应商协商采购合同条款，明确双方的权利和义务。合同条款应包括物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同经法务部门审核通过后，由采购部门负责人与供应商签订。（五）采购订单下达采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单，明确采购物资或服务的具体要求和交货时间等信息。采购订单应经采购部门负责人审核签字后发送给供应商。（六）采购物资或服务验收1.采购物资到货前，采购部门应通知需求部门和质量部门做好验收准备工作。2.物资到货后，质量部门按照合同约定的质量标准进行检验和验收。验收合格的，出具验收报告；验收不合格的，采购部门应及时与供应商沟通协商解决，如要求供应商换货、补货或退货等，并跟踪处理结果。3.需求部门对采购物资或服务的数量、规格、型号等进行核对，确认是否符合采购申请单要求。（七）采购付款1.采购物资或服务验收合格后，采购部门应及时整理相关资料，提交给财务部门办理付款手续。2.财务部门根据采购合同约定的付款方式和时间，审核相关资料无误后，办理付款业务。四、采购方式（一）招标采购1.适用范围对于金额较大（具体金额标准由公司另行规定）、技术复杂、竞争充分的采购项目，应采用招标采购方式。2.招标程序采购部门编制招标文件，明确招标项目的技术要求、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告或邀请招标文件，邀请潜在供应商参与投标。接收供应商投标文件，组织开标、评标活动。根据评标结果，确定中标供应商，并发出中标通知书。（二）竞争性谈判采购1.适用范围对于采购时间紧迫、采购需求规格和技术要求相对灵活、市场竞争不充分的采购项目，可采用竞争性谈判采购方式。2.谈判程序采购部门确定参与谈判的供应商名单，向其发出谈判邀请书。组织供应商进行谈判，就采购项目的价格、质量、交货期等进行协商。根据谈判结果，确定成交供应商，并签订采购合同。（三）询价采购1.适用范围对于采购金额较小、采购需求明确、市场货源充足的采购项目，可采用询价采购方式。2.询价程序采购部门向多家供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。收集供应商报价单，进行比较分析，选择报价合理的供应商作为成交供应商，并签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围符合下列情形之一的采购项目，可采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序采购部门填写单一来源采购申请，说明采用单一来源采购方式的理由和相关情况。经采购决策委员会审批通过后，与单一供应商进行协商谈判，签订采购合同。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门会同相关部门定期对采购活动中的风险进行识别和评估，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。2.分析风险发生的可能性和影响程度，确定风险等级。（二）风险应对措施1.市场风险应对密切关注市场动态，加强市场调研和分析，合理预测市场价格变化趋势，采取适当的采购策略，如套期保值、签订长期合同等，降低市场价格波动对采购成本的影响。2.供应商风险应对加强供应商管理，与供应商建立长期稳定的合作关系，要求供应商提供必要的担保或保证金。对供应商进行定期评估和考核，及时发现和解决供应商存在的问题，降低供应商违约风险。3.质量风险应对严格把控采购物资或服务的质量标准，加强质量检验和验收工作。在采购合同中明确质量违约责任，要求供应商提供质量保证和售后服务承诺，对质量不合格的物资或服务及时进行处理。4.合同风险应对加强采购合同管理，严格审核合同条款，确保合同合法、合规、有效。明确合同双方的权利和义务，加强合同执行过程的监督和跟踪，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题，防范合同纠纷风险。5.付款风险应对建立健全付款审批制度，严格按照采购合同约定的付款方式和时间办理付款业务。加强对供应商付款情况的跟踪和管理，防范逾期付款风险和资金损失风险。六、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的履行情况等。2.采购部门应定期向公司管理层汇报采购工作进展情况，接受公司内