中建二局采购制度

PAGE中建二局采购制度一、总则1.目的本采购制度旨在规范中建二局的采购行为，确保采购活动合法、合规、高效，满足项目建设需求，保障工程质量，控制采购成本，防范采购风险，提高企业经济效益和社会效益。2.适用范围本制度适用于中建二局总部及所属各分支机构、项目部的各类物资、设备、服务等采购活动。3.基本原则依法合规原则：严格遵守国家法律法规、行业标准及企业内部规章制度，确保采购活动合法合规。公平公正原则：采购过程中遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不偏袒、不歧视，确保竞争环境公平。公开透明原则：采购信息公开透明，采购流程规范清晰，接受内部监督和社会监督。效益优先原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购效益。诚实守信原则：与供应商建立诚信合作关系，严格履行采购合同，维护企业信誉。二、采购组织与职责1.采购决策机构局采购管理委员会：负责审议和决策重大采购事项，制定采购战略和政策，协调解决采购工作中的重大问题。委员会成员包括局领导、相关部门负责人等。项目采购决策小组：负责项目部采购事项的决策，根据项目需求和预算，确定采购方式、供应商选择等。小组由项目经理、项目技术负责人、商务经理等组成。2.采购执行部门局采购管理部门：负责全局采购工作的统筹管理、制度制定、流程优化、供应商管理等。分支机构采购部门：负责本分支机构采购工作的组织实施，执行局采购制度和流程，完成采购任务。项目部采购团队：负责项目部具体采购业务的操作，根据项目进度和需求，及时采购所需物资、设备和服务。3.相关部门职责技术部门：参与采购技术要求的制定，提供技术支持，对采购物资、设备的技术性能进行审核。质量部门：负责对采购物资、设备的质量进行检验和监督，确保符合质量标准。财务部门：负责采购资金的预算管理、支付审核和成本核算，对采购活动进行财务监督。法务部门：为采购活动提供法律支持，审核采购合同，防范法律风险。三、采购计划管理1.采购计划编制依据项目合同文件：根据项目合同中约定的物资、设备、服务需求，编制采购计划。项目施工进度计划：结合项目施工进度安排，确定采购时间节点和数量。库存状况：考虑现有库存物资的数量、质量和适用性，合理安排采购，避免积压和浪费。2.采购计划编制流程项目部采购团队根据项目需求和上述依据，编制初步采购计划，明确采购物资、设备的名称、规格、型号、数量、采购时间等。将初步采购计划提交给项目技术负责人、商务经理等相关人员进行审核，审核内容包括技术要求的合理性、数量的准确性、采购时间的可行性等。审核通过后的采购计划报项目经理审批，项目经理根据项目整体情况进行最终审批。项目部将审批后的采购计划报送分支机构采购部门，分支机构采购部门汇总后报局采购管理部门备案。3.采购计划调整如项目需求发生变化或其他原因需要调整采购计划，项目部应及时提出调整申请，说明调整原因、调整内容等。按照采购计划编制流程进行审核和审批后，方可进行调整，并及时通知相关部门和供应商。四、采购方式选择1.招标采购适用范围：适用于采购金额较大、技术规格明确、市场竞争充分的物资、设备和服务采购。招标程序编制招标文件：明确招标项目的技术要求、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告：通过指定媒体或平台发布招标信息，邀请潜在供应商参与投标。发售招标文件：向购买招标文件的供应商提供招标文件，并收取相应费用。开标：在规定时间和地点公开开标，唱标公布投标报价等信息。评标：按照评标标准对投标文件进行评审，确定中标候选人。评标过程应遵循公平、公正、科学、择优的原则。定标：根据评标结果确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。2.竞争性谈判采购适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额等情况。谈判程序成立谈判小组：由采购部门、技术部门、质量部门等相关人员组成谈判小组。制定谈判文件：明确谈判项目的技术要求、商务条款、谈判程序等内容。邀请供应商：从供应商库中选择不少于三家符合条件的供应商参与谈判。谈判：与供应商进行谈判，就采购项目的价格、技术、服务等条款进行协商。谈判过程中应记录谈判内容和结果。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组根据谈判情况确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。3.询价采购适用范围：适用于采购的货物规格标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。询价程序选择询价供应商：从供应商库中选择不少于三家符合条件的供应商进行询价。发出询价通知书：向询价供应商提供询价通知书，明确采购物资、设备的名称、规格、型号、数量、质量要求、交货时间等内容。供应商报价：询价供应商在规定时间内提交报价文件，包括报价明细、技术规格偏离表、售后服务承诺等内容。比较报价：采购部门对供应商的报价进行比较，选择报价合理、满足需求的供应商。确定成交供应商：根据比较结果确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。4.单一来源采购适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的等情况。采购程序提出申请：采购部门填写单一来源采购申请表，说明采购项目的名称、规格、型号、数量、采购理由等内容。审核批准：申请表经采购部门负责人、财务部门负责人审核后，报采购决策机构批准。签订合同：与单一供应商签订采购合同，明确采购项目的各项条款和要求。五、供应商管理1.供应商准入建立供应商库：采购管理部门负责建立和维护供应商库，对供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、产品质量、价格水平、售后服务等进行登记和管理。供应商准入条件：供应商应具备合法经营资格，具有良好的商业信誉和财务状况，具备相应的生产能力、技术水平和质量保证能力，能够提供符合要求的物资、设备和服务。准入流程：供应商向采购管理部门提交准入申请，提供相关证明材料。采购管理部门对申请材料进行审核，必要时进行实地考察。审核通过后，将供应商纳入供应商库。2.供应商评价与考核评价指标：建立供应商评价指标体系，包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合作态度等方面。评价周期：定期对供应商进行评价，评价周期一般为一年。考核方式：通过数据分析、现场考察、用户反馈等方式对供应商进行考核。采购管理部门根据评价结果对供应商进行分级管理，分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。结果应用：对于优秀供应商，在后续采购中给予优先考虑和合作机会；对于不合格供应商，及时淘汰出库，并停止合作。3.供应商动态管理信息更新：定期更新供应商库中的供应商信息，确保信息的准确性和及时性。合作调整：根据供应商评价与考核结果，及时调整与供应商的合作策略，对于表现不佳的供应商，要求其限期整改；对于整改后仍不符合要求的供应商，终止合作关系。供应商激励：建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予表彰、奖励、优先合作等激励措施，提高供应商的积极性和合作意愿。六、采购合同管理1.合同签订合同起草：采购部门根据采购结果，起草采购合同。合同内容应符合法律法规和企业内部规定，明确采购物资、设备和服务的名称、规格、型号、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款。合同审核：采购合同起草完成后，提交给法务部门、财务部门进行审核。审核内容包括合同的合法性、合规性、完整性、风险性等。合同签订：审核通过后的采购合同，由采购部门与供应商签订。合同签订应遵循双方自愿、平等、公平、诚实信用的原则，确保合同的有效性和可执行性。2.合同履行供应商履约管理：采购部门负责跟踪供应商的合同履行情况，监督供应商按照合同约定提供物资、设备和服务。定期与供应商沟通，了解合同执行进度，及时解决合同履行过程中出现的问题。企业内部协调：采购部门协调内部相关部门，确保企业按照合同约定履行付款等义务。技术部门、质量部门等应根据合同要求，对采购物资、设备进行验收和使用指导。3.合同变更与解除变更情形：在合同履行过程中，如因不可抗力、项目需求变更、供应商原因等需要变更合同条款，采购部门应及时与供应商协商，签订合同变更协议。解除情形：如出现供应商严重违约、合同目的无法实现等情况，采购部门可依法解除采购合同。解除合同应按照法律法规和合同约定的程序进行，并及时通知相关部门和供应商。4.合同档案管理采购部门负责建立采购合同档案，对合同签订、履行、变更、解除等过程中的相关文件、资料进行整理、归档和保管。合同档案应包括合同文本、招标文件、投标文件、谈判记录、验收报告、付款凭证等。合同档案保存期限应符合法律法规和企业内部规定。七、采购风险管理1.风险识别与评估：采购管理部门定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如市场价格波动、供应商违约、质量问题等。根据风险发生的可能性和影响程度，对风险进行等级划分，确定重点关注的风险领域。2.风险应对措施价格风险应对：建立价格监测机制，及时关注市场价格动态，通过谈判协商、签订价格调整条款、套期保值等方式应对价格波动风险。供应商违约风险应对：加强供应商管理，选择信誉良好、实力雄厚的供应商，签订详细的合同条款，明确违约责任和赔偿方式。同时，要求供应商提供履约保证金或银行保函，降低违约风险。定期对供应商进行评估和考核，及时发现潜在的违约风险并采取措施加以防范。质量风险应对：严格控制采购物资、设备的质量，在采购合同中明确质量标准和验收程序。加强对供应商的质量监督，要求供应商提供质量合格证明文件。在物资、设备到货后，及时组织质量检验，确保符合质量要求。对于质量不合格的物资、设备，按照合同约定进行处理，要求供应商更换或承担相应责任。法律风险应对：加强采购人员的法律意识培训，提高法律素养。在采购活动中，严格遵守法律法规，确保采购行为合法合规。对于重大采购项目，邀请法务部门参与，审核采购合同和相关文件，防范法律风险。3.风险监控与预警：建立采购风险监控机制，定期对采购风险进行跟踪和评估，及时发现风险变化情况。设定风险预警指标，当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，提醒采购管理部门采取相应的应对措施。八、采购监督与审计1.内部监督采购管理部门内部监督：采购管理部门建立内部监督机制，对采购工作的各个环节进行自我监督和检查，确保采购流程规范执行，采购行为合法合规。定期对采购项目进行内部审计和检查，发现问题及时整改。企业内部其他部门监督：技术部门、质量部门、财务部门、法务部门等相关部门按照各自职责，对采购活动进行监督。技术部门监督采购物资、设备的技术要求是否符合项目需求；质量部门监督采购物资、设备的质量是否合格；财务部门监督采购资金的使用是否合理；法务部门监督采购合同的合法性和合规性。2.