中国银行采购制度规定

PAGE中国银行采购制度规定一、总则（一）目的本制度旨在规范中国银行采购活动，确保采购行为合法合规、公开透明、高效有序，保障采购质量，防范采购风险，实现采购效益最大化，满足中国银行各项业务发展需求。（二）适用范围本制度适用于中国银行各级机构及所属全资、控股子公司（以下统称“本行”）的各类采购活动，包括但不限于货物采购、工程采购和服务采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应全面、准确、及时地公开，采购过程应接受内外部监督，保证采购活动公平公正。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与采购活动，通过竞争实现采购资源的优化配置。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，注重采购成本控制，提高采购资金使用效益，实现采购活动的经济合理性。5.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护良好商业信誉。二、采购管理职责分工（一）采购管理部门职责1.负责制定和完善本行采购管理制度、流程及标准，并组织实施和监督检查。2.根据业务需求，编制年度采购计划，报经批准后组织实施。3.建立和维护采购供应商库，对供应商进行资格审查、评价和管理。4.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动，负责采购合同的签订、执行和监督。5.协调解决采购过程中的争议和问题，处理采购投诉和举报。6.定期对采购活动进行统计分析和总结评估，提出改进建议和措施。（二）需求部门职责1.根据业务发展需要，提出采购需求，明确采购项目的技术规格、质量标准、服务要求等。2.配合采购管理部门开展采购前期调研、市场询价等工作，提供必要的技术支持和商务信息。3.参与采购项目的评审工作，对采购方案、供应商选择等提出意见和建议。4.负责采购合同的验收工作，对采购货物及服务的质量、数量、规格等进行检验和评估，并及时反馈验收结果。5.负责采购项目的后续使用和管理，跟踪采购项目的实施效果，及时反馈使用过程中出现的问题。（三）财务管理部门职责1.参与采购预算的编制和审核，负责采购资金的预算安排和资金支付管理。2.对采购项目的成本进行核算和分析，提供财务方面的意见和建议，协助控制采购成本。3.监督采购资金的使用情况，确保资金使用合规、安全、有效。（四）风险管理部门职责1.对采购活动进行风险识别、评估和监测，制定相应的风险防控措施。2.参与重大采购项目的风险评估和决策，提供风险管理专业意见。3.对采购过程中的违规行为进行风险预警和提示，协助相关部门进行风险处置。（五）内部审计部门职责1.对采购活动进行内部审计监督，检查采购制度的执行情况和采购流程的合规性。2.对采购项目的预算执行、资金使用、合同履行等情况进行审计，提出审计意见和建议。3.对采购活动中的违规违纪行为进行调查和处理，追究相关人员责任。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据业务发展规划和实际工作需要，在每年规定时间内编制下一年度采购预算草案，明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购预算草案应按照本行财务预算编制要求和流程进行编制，经本部门负责人审核后报采购管理部门。3.采购管理部门对各需求部门提交的采购预算草案进行汇总、审核和平衡，结合本行年度经营目标和资源状况，编制本行年度采购预算方案，报经本行预算管理部门审核、行领导审批后下达执行。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。如因特殊原因确需调整采购预算的，应按照本行预算调整程序办理相关审批手续。2.采购管理部门应定期对采购预算执行情况进行跟踪和分析，并及时向本行预算管理部门反馈预算执行进度和存在的问题。3.财务管理部门应加强对采购资金的管理，严格按照预算安排和合同约定支付采购款项，确保采购资金专款专用。（三）预算调整1..在采购预算执行过程中，如遇下列情形之一的，可以申请调整采购预算：国家政策法规发生重大变化，导致采购项目无法按原计划实施的；因不可抗力因素，致使采购项目的实施条件发生重大变化的；本行经营战略调整，对采购项目需求产生重大影响的；其他确需调整采购预算的情形。2.采购预算调整申请应由需求部门提出，详细说明调整原因、调整内容及调整后的预算金额等，并按照本行预算调整程序报经批准。3.采购管理部门应根据批准的采购预算调整结果，及时调整采购计划和采购项目实施进度。四、采购方式及适用条件（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2..达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：货物或服务采购项目，单项或批量采购金额达到规定限额以上的；工程采购项目，施工单项合同估算价达到规定限额以上的。3.采用公开招标方式采购的，采购管理部门应按照国家有关法律法规和本行招标管理规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标和定标等活动。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购管理部门应从本行供应商库或其他符合条件的供应商名单中随机抽取不少于三家供应商，并向其发出投标邀请书，并按照规定组织招标活动。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购管理部门应成立谈判小组，与供应商进行谈判，并按照规定确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物或服务而不进行竞争性采购的方式采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购,且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购管理部门应组织相关部门进行论证，并按照规定履行审批手续。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购管理部门应向不少于三家供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价，并根据报价情况确定成交供应商。五、采购流程（一）采购申请与审批1.需求部门根据业务需要提出采购申请，填写采购申请表，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购理由、技术要求、服务要求等内容，并经本部门负责人审核签字。2.采购申请表应按照本行规定的审批流程报相关部门审批。审批部门应根据采购项目的性质、金额等因素进行审核，签署审批意见。3.采购申请经批准后，需求部门将采购申请表提交给采购管理部门，作为采购项目实施的依据。（二）采购前期准备1.采购管理部门接到采购申请后，应根据采购项目特点和采购方式要求，开展采购前期准备工作。2.对于公开招标、邀请招标等采购方式，采购管理部门应编制招标文件，明确采购项目技术规格、商务条款、评标标准等内容，并发布招标公告或投标邀请书。3.对于竞争性谈判、单一来源采购、询价等采购方式，采购管理部门应制定采购谈判文件、询价通知书等，明确采购要求和谈判、询价规则。4.采购管理部门应组织需求部门、技术专家等对采购文件进行审核，确保采购文件内容完整、准确、合法合规。（三）供应商选择与确定1.采购管理部门根据采购项目要求和采购方式，从本行供应商库或其他渠道筛选符合条件的供应商，并向其发出采购文件。2.供应商应在规定时间内响应采购文件要求，提交投标文件、报价文件或谈判响应文件等。3.采购管理部门组织相关人员对供应商响应文件进行评审，根据评审结果确定成交供应商。评审过程应遵循公平、公正、公开原则，确保评审结果客观、准确。4.对于重大采购项目或复杂采购项目，采购管理部门可组织成立评审委员会，由需求部门、技术专家、财务人员、风险管理专家等组成，对供应商进行综合评审。（四）采购合同签订1.采购管理部门与成交供应商协商拟定采购合同条款，明确双方权利义务关系、采购项目内容、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同草案应提交财务管理部门、风险管理部门等相关部门审核，确保合同合法合规、风险可控。3.采购管理部门根据审核意见与成交供应商签订采购合同，并按照本行合同管理规定进行合同编号、登记、归档等工作。（五）采购项目实施与验收1.采购合同签订后，采购管理部门应组织供应商按照合同约定实施采购项目。需求部门应积极配合，提供必要的协助和支持。2.供应商应按照采购合同要求按时、按质、按量提供货物或服务，并提交相关证明文件。3.采购项目完成后，需求部门应及时组织验收工作。验收人员应根据采购合同和相关验收标准，对采购货物及服务的质量、数量、规格型号等进行检验和评估。4.验收合格的，需求部门应出具验收报告；验收不合格的，需求部门应及时通知供应商进行整改或采取其他补救措施，直至验收合格。（六）采购付款1.财务管理部门应根据采购合同约定和验收报告，审核采购付款申请。2.审核通过后，财务管理部门按照本行资金支付流程办理采购款项支付手续。3.采购管理部门应跟踪采购付款情况，及时与供应商沟通协调，确保采购款项按时足额支付。六、采购监督与管理（一）内部监督1.本行内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度执行情况、采购流程合规性、采购项目实施效果等，并出具审计报告。2.采购管理部门应建立健全采购内部监督机制，加强对采购活动全过程的监督检查，及时发现和纠正采购过程中的违规行为。3.各相关部门应按照职责分工对采购活动进行自查自纠，发现问题及时整改，并将整改情况报告本行管理层。（二）供应商管理1.采购管理部门应建立和维护采购供应商库，对供应商基本信息、资质情况、业绩表现、信用状况等进行记录和管理。2.定期对供应商进行资格审查和评价，根据评价结果对供应商进行分类管理，对表现优秀的供应商给予优先采购机会，对不符合要求的供应商及时淘汰。3.加强与供应商的沟通与合作，建立供应商反馈机制，及时处理供应商提出的问题和意见，维护良好的合作关系。（三）采购档案管理1.采购管理部门应负责采