中国石化集团采购制度

PAGE中国石化集团采购制度一、总则（一）目的本采购制度旨在规范中国石化集团（以下简称“集团”）的采购活动，确保采购工作合法、合规、高效、透明，保障集团生产经营的顺利进行，实现资源的优化配置，降低采购成本，提高经济效益和社会效益。（二）适用范围本制度适用于集团总部及所属各企事业单位、分公司、子公司等各级机构（以下统称“各单位”）的采购活动，包括物资采购、工程采购、服务采购等各类采购项目。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规、政策以及集团内部的规章制度，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开披露，采购过程应接受监督，保证采购活动的透明度，防止暗箱操作。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与采购活动，通过公平竞争选择最优供应商，以获取性价比高的物资、工程和服务。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购效率，实现集团整体效益最大化。5.诚信原则：各单位及参与采购活动的各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护良好的采购秩序。二、采购组织与职责（一）采购决策机构集团设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由集团领导、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购战略、政策和制度。2.审批重大采购项目的采购方案、预算、供应商选择等事项。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购管理部门集团总部设立采购管理部门，负责统筹管理集团的采购工作，其主要职责如下：1.制定和完善集团采购管理制度、流程和标准。2.组织实施采购计划，协调各单位采购需求，进行集中采购和框架协议采购。3.建立和管理供应商数据库，组织供应商评价和考核。4.监督采购过程，处理采购投诉和纠纷。5.开展采购数据分析和统计工作，为采购决策提供支持。（三）采购执行部门各单位根据自身实际情况设立采购执行部门或指定专人负责采购执行工作，其职责为：1.具体实施本单位的采购项目，按照集团采购制度和流程进行采购操作。2.提出采购需求，配合采购管理部门进行采购计划的制定和执行。3.参与供应商的选择、评价和管理工作。4.负责采购合同的签订、履行和验收等工作。（四）其他相关部门1.需求部门：提出采购需求，参与采购规格、技术要求等的制定，配合采购部门进行供应商选择和采购合同验收等工作。2.财务部门：负责采购预算的审核、资金支付管理以及采购成本的核算和分析等工作。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购行为的合法性、合规性和效益性。三、采购计划管理（一）采购需求预测各单位需求部门应结合生产经营计划、市场变化等因素，定期对采购需求进行预测，形成采购需求预测报告，报送本单位采购执行部门。采购执行部门汇总分析各需求部门的预测报告，结合库存情况，编制本单位年度采购计划草案，并报送集团采购管理部门。（二）采购计划编制集团采购管理部门根据各单位上报的采购计划草案以及集团整体战略和资源配置要求，综合平衡后编制集团年度采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购时间等内容，并按照物资、工程、服务等类别进行分类管理。（三）采购计划调整采购计划一经确定，原则上应严格执行。如遇特殊情况需要调整采购计划，各单位采购执行部门应提出书面申请，说明调整原因、调整内容等，经本单位审批后报送集团采购管理部门。集团采购管理部门审核同意后，对采购计划进行相应调整。四、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入标准，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、售后服务等方面的要求。2.供应商应向集团采购管理部门或各单位采购执行部门提交准入申请，提供相关证明材料。采购管理部门或采购执行部门对申请供应商进行资格审查，符合准入标准的供应商纳入供应商数据库。（二）供应商评价与考核1.定期对供应商进行评价和考核，评价内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。2.建立供应商评价指标体系，采用定量与定性相结合的方式进行评价。评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.根据评价和考核结果，对供应商采取相应的激励和约束措施，如增加或减少采购份额、暂停合作、淘汰等。（三）供应商动态管理1.及时更新供应商数据库信息，包括供应商的基本情况变化、业绩表现等。2.对于出现重大质量问题、交货延迟、违反合同约定等情况的供应商，及时进行调查处理，并调整其在供应商数据库中的状态。五、采购方式（一）招标采购1.适用范围：对于达到国家规定的招标规模标准以及集团规定的必须招标的采购项目，应采用招标采购方式。2.招标程序：包括招标公告发布、资格预审、招标文件编制与发售、投标、开标、评标、定标等环节。招标过程应严格按照相关法律法规和集团规定的程序进行，确保公开、公平、公正。（二）竞争性谈判采购1.适用范围：符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判采购方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序：成立谈判小组，制定谈判文件，邀请符合条件的供应商参加谈判，进行谈判、评审，确定成交供应商等。（三）询价采购1.适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价采购方式。2.询价程序：向多家供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价，对供应商的报价进行比较，选择符合要求且价格合理的供应商成交。（四）单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序：由采购单位组织相关部门和专家进行论证，说明采用单一来源采购的理由，经审批后与单一供应商协商确定成交价格和合同条款。六、采购流程（一）采购申请各单位需求部门根据生产经营需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额、预计采购时间等内容，并提交本单位采购执行部门。采购申请表应经需求部门负责人审核签字。（二）采购审批采购执行部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性、合规性、预算等进行初审。初审通过后，将采购申请表及相关资料报送本单位审批部门进行审批。审批部门根据集团和本单位的相关规定进行审批，审批通过的采购项目进入采购实施阶段。（三）采购实施1.选择采购方式：采购执行部门根据采购项目的特点、金额大小等因素，按照本制度规定的采购方式选择合适的采购方式进行采购。2.编制采购文件：根据选定的采购方式，编制相应的采购文件，如招标文件、谈判文件、询价通知书等。采购文件应明确采购项目的各项要求、评审标准、合同条款等内容。3.发布采购信息：通过集团指定的采购平台或其他合法渠道发布采购信息，邀请潜在供应商参与采购活动。4.接收响应文件：按照采购文件规定的时间和方式，接收供应商提交的响应文件，如投标文件、报价文件等。5.评审与确定供应商：组织相关人员对供应商的响应文件进行评审，根据评审结果确定成交供应商。对于招标采购项目，应组建评标委员会进行评标；对于竞争性谈判采购项目，由谈判小组进行谈判和评审；对于询价采购项目，对供应商的报价进行比较选择。6.签订采购合同：采购执行部门与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购货物的规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款以及合同的变更、解除、违约责任等内容。采购合同应符合法律法规和集团规定的要求，并报本单位相关部门备案。（四）采购验收1.采购项目到货前，采购执行部门应通知需求部门做好验收准备工作。2.货物到货后，需求部门按照采购合同和相关标准对货物的数量、规格、质量等进行验收。验收合格的，由需求部门出具验收报告；验收不合格的，采购执行部门应及时与供应商沟通协商解决，如要求供应商换货、补货、退款等，直至验收合格。3.对于工程采购项目，应按照工程合同约定和相关验收规范进行验收，验收合格后由相关部门出具验收报告。对于服务采购项目，应根据服务合同要求对服务质量、服务效果等进行验收，验收合格后出具验收报告。（五）采购付款1.采购执行部门根据采购合同和验收报告，填写付款申请单，经本单位相关部门审核后报送财务部门。2.财务部门按照集团资金管理规定和采购合同约定，对付款申请进行审核，审核通过后办理付款手续。付款方式应符合法律法规和集团规定，确保资金支付安全。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.建立采购风险识别机制，对采购过程中可能面临的风险进行全面识别，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、法律风险等。2.采用定性与定量相结合的方法对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和影响程度，为风险应对提供依据。（二）风险应对措施1.市场风险应对：关注市场动态，加强市场调研和分析，合理安排采购时间和数量，采用套期保值等金融工具规避价格波动风险。2.供应商风险应对：加强供应商管理，选择信誉良好、实力较强的供应商，签订详细的合同条款，要求供应商提供履约担保，定期对供应商进行评价和考核，及时调整合作策略。3.质量风险应对：严格把控采购质量，在采购文件中明确质量标准和验收要求，加强到货验收环节的管理，对于质量不合格的产品及时采取措施处理。4.合同风险应对：规范采购合同签订流程，加强合同审核，明确合同条款，严格履行合同约定，及时处理合同变更、解除等事项，防范合同纠纷风险。5.法律风险应对：加强采购人员法律法规培训，确保采购活动合法合规，在采购过程中遇到法律问题及时咨询法律顾问，避免法律风险。八、采购监督与审计（一）内部监督1.集团采购管理部门负责对各单位采购活动进行日常监督检查，定期或不定期对采购项目的执行情况、采购制度的遵守情况等进行检查。2.各单位内部审计部门对本单位的采购活动进行审计监督，检查采购项目的合法性、合规性、效益性，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督接受政府相关部门、社会公众等的监督，积极配合有关部门的检查和审计工作，及时公开采购信息，保障社会公众的知情权和监督权。九、信息管理（一）采购信息收集与整理采购执行部门应及时收集采购项目的相关信息，包括采购需求、供应商报价、采购合同执行情况等，