中国石化采购制度汇编

PAGE中国石化采购制度汇编一、总则（一）目的本采购制度汇编旨在规范中国石化（以下简称“公司”）的采购活动，确保采购工作合法、合规、高效、透明，保障公司生产经营的顺利进行，实现采购资源的优化配置，降低采购成本，提高公司经济效益和市场竞争力。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各企事业单位、分公司、子公司等在中国石化生产经营活动中涉及的各类物资采购、工程采购、服务采购等相关活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒或歧视任何一方。3.公开透明原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，确保采购活动的透明度，接受公司内部和社会监督。4.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的降低和采购效益的最大化，实现公司整体利益的提升。5.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得欺诈、违约。二、采购组织与职责（一）采购管理部门公司设立专门的采购管理部门，负责统筹管理公司的采购工作。其主要职责包括：1.制定和完善公司采购管理制度、流程和标准。2.编制年度采购计划，并组织实施。3.建立和维护供应商管理体系，负责供应商的准入、评价、考核等工作。4.组织采购招标、谈判、询价等采购活动，确定采购成交供应商。5.协调解决采购过程中的争议和问题，监督采购合同的执行情况。6.定期对采购工作进行总结和分析，提出改进措施和建议。（二）需求部门需求部门负责提出采购需求，配合采购管理部门开展采购工作。其主要职责包括：1.根据公司生产经营计划和实际需求，准确编制采购申请，明确采购物资、工程或服务的规格、数量、质量要求等。2.参与采购招标、谈判等活动，提供技术支持和商务需求。3.负责采购物资、工程或服务的验收工作，对验收结果负责。4.反馈采购物资、工程或服务在使用过程中出现的问题，协助采购管理部门处理相关事宜。（三）其他相关部门1.财务部门：负责审核采购预算、采购合同付款条款等，监督采购资金的支付和使用情况。2.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购行为的合法性以及采购效益的合理性等。3.法务部门：负责审查采购合同的合法性、合规性，提供法律咨询和支持，处理采购过程中的法律纠纷。三、采购计划管理（一）采购计划编制1.需求部门应根据公司年度生产经营计划、项目建设进度等，结合库存状况，提前编制采购申请。采购申请应详细说明采购物资、工程或服务的名称、规格、数量、预计采购时间等内容。2.采购管理部门对各需求部门提交的采购申请进行汇总、审核和平衡，综合考虑市场供应情况、采购周期、资金预算等因素，编制年度采购计划。年度采购计划应明确各类采购项目的采购数量、采购时间、采购预算等关键信息，并报公司相关领导审批。3.对于临时性、紧急性采购需求，需求部门应填写临时采购申请，说明采购原因、采购物资或服务的详细信息等，经部门负责人审核后，报采购管理部门审批。采购管理部门应根据实际情况及时安排采购，确保生产经营活动不受影响。（二）采购计划调整1.在采购计划执行过程中，如因市场变化、生产经营计划调整、技术变更等原因需要调整采购计划，需求部门应及时提出采购计划调整申请，详细说明调整原因、调整内容等。2.采购管理部门对采购计划调整申请进行审核，根据实际情况进行评估和审批。对于涉及金额较大、影响范围较广的采购计划调整，应报公司相关领导审批。3.采购管理部门根据审批后的采购计划调整申请，及时调整采购计划，并通知相关部门和供应商，确保采购工作的顺利进行。四、供应商管理（一）供应商准入1.采购管理部门负责制定供应商准入标准，明确供应商应具备的资质、业绩、信誉、生产能力、质量保证能力等条件。2.潜在供应商应向采购管理部门提交供应商准入申请，提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩证明、产品质量检测报告等相关资料。3.采购管理部门对潜在供应商提交的资料进行审核，并组织实地考察或样品检验等，对供应商的实际情况进行评估。符合准入标准的供应商纳入公司供应商名录。（二）供应商评价与考核1.采购管理部门定期组织对供应商进行评价和考核，评价内容包括供应商的产品质量、交货期、价格、售后服务、合同履行情况等方面。2.评价方式可采用问卷调查、现场评审、数据分析等多种形式，收集公司内部各相关部门对供应商的评价意见。3.根据评价结果，对供应商进行分类分级管理，对于表现优秀的供应商给予表彰和奖励，对于不符合要求的供应商采取警告、暂停合作、淘汰等措施。（三）供应商动态管理1.采购管理部门应建立供应商信息档案库，及时更新供应商的基本信息、业绩表现、评价考核结果等内容。2.关注供应商的经营状况、市场动态等变化情况，对于出现重大问题或可能影响供应的供应商，及时采取相应措施，确保公司采购供应的稳定性。3.根据公司业务发展和采购需求变化，适时引入新的供应商，优化供应商结构，提高采购供应的质量和效率。五、采购方式与流程（一）采购方式1.招标采购：适用于采购金额较大、技术复杂、竞争充分的物资采购、工程采购和服务采购项目。招标采购应按照国家法律法规和公司相关规定，通过公开招标、邀请招标等方式进行。2.谈判采购：对于一些技术规格复杂、独家供应或不宜公开招标的采购项目，可采用谈判采购方式。谈判采购应选择不少于三家符合条件的供应商进行谈判，通过比较谈判结果，确定成交供应商。3.询价采购：适用于采购金额较小、规格标准统一、市场货源充足的物资采购项目。询价采购应向不少于三家供应商发出询价通知书，根据报价情况确定成交供应商。4.单一来源采购：符合下列情形之一的采购项目，可采用单一来源采购方式：（1）只能从唯一供应商处采购的；（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。单一来源采购应严格按照公司相关规定履行审批程序。（二）采购流程1.采购申请：需求部门按照规定格式填写采购申请，详细说明采购物资、工程或服务的名称、规格、数量、质量要求、采购预算等内容，并提交给采购管理部门。2.采购审批：采购管理部门对采购申请进行审核，根据采购金额、采购方式等不同情况，报公司相关领导审批。3.采购实施：采购管理部门根据审批后的采购申请，按照选定的采购方式组织实施采购活动。对于招标采购项目，应发布招标公告、编制招标文件、组织开标评标等；对于谈判采购项目，应选择供应商进行谈判；对于询价采购项目，应发出询价通知书并接收报价；对于单一来源采购项目，应履行相应的审批手续并与供应商协商确定采购事宜。4.采购合同签订：采购成交后，采购管理部门应与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购物资、工程或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款，确保合同内容合法合规、明确具体、公平合理。5.采购验收：需求部门负责组织采购物资、工程或服务的验收工作。验收应按照合同约定的质量标准和验收程序进行，确保采购物资、工程或服务符合要求。验收合格后，需求部门应出具验收报告。6.采购付款：财务部门根据采购合同约定和验收报告，审核采购付款申请，办理采购资金支付手续。采购付款应严格按照公司资金管理规定执行，确保资金支付安全、准确、及时。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，由采购管理部门与成交供应商签订。合同文本应使用公司统一制定的合同模板，确保合同条款完整、准确、合法。2.在签订合同前，采购管理部门应组织相关部门对合同条款进行审核，重点审核合同的合法性、合规性、完整性、明确性以及风险防范措施等内容。审核通过后，报公司相关领导审批。3.合同签订过程中，应确保双方当事人的真实意思表示，合同签订人应具备相应的授权资格。合同签订后，应及时加盖公司合同专用章，并按照规定进行编号、归档。（二）合同履行1.采购管理部门负责跟踪采购合同的履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。需求部门应积极配合采购管理部门，按照合同约定履行相关义务，如提供必要的技术支持、协助验收等。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求履行交货或提供服务的义务。采购管理部门应监督供应商的合同履行情况，对于供应商的违约行为，应及时采取相应措施，如要求供应商承担违约责任、暂停支付货款、解除合同等。（三）合同变更与解除1..在合同履行过程中，如因不可抗力、市场变化、技术变更等原因需要变更合同条款，采购管理部门应与供应商协商一致，并签订合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、变更的原因、双方的权利义务等事项，报公司相关领导审批。2.如因一方违约或其他原因需要解除合同，采购管理部门应按照合同约定和法律法规的规定，与供应商协商解除合同事宜。解除合同应签订解除合同协议，明确解除合同的原因、双方的权利义务、违约责任承担等内容，并办理相关的结算手续。（四）合同纠纷处理1.在采购合同履行过程中，如发生合同纠纷，采购管理部门应及时收集相关证据，分析纠纷原因，与供应商进行沟通协商，寻求解决方案。2.如协商不成，可根据合同约定的争议解决方式，通过仲裁或诉讼等途径解决合同纠纷。在纠纷处理过程中，应及时向公司相关领导汇报情况，寻求公司的支持和指导。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析采购过程中可能面临的各种风险，如市场风险、质量风险、供应风险、合同风险、法律风险等。2.风险识别可采用问卷调查、案例分析、专家咨询等方式进行，风险评估可根据风险发生的可能性和影响程度进行定性或定量分析。（二）风险应对措施1.市场风险应对：密切关注市场动态，加强市场调研和分析，合理预测市场价格走势，采取套期保值、签订长期合同等方式降低市场价格波动风险。2.质量风险应对：加强供应商质量管理，严格审核供应商资质和产品质量，加强采购物资的检验检测，建立质量追溯机制，对出现质量问题的供应商和产品及时采取相应措施。3.供应风险应对：优化供应商结构，建立供应商储备库，加强与供应商的沟通与合作，签订供应保障协议，确保供应的稳定性。对于关键物资，应制定应急预案，应对可能出现的供应中断情况。4.合同风险应对：加强合同管理，严格合同签订、履行、变更、解除等环节的审核和监督，确保合同合法合规、有效执行。建立合同风险预警机制，及时发现和处理合同风险隐患。5.法律风险应对：加强法律法规学习，提高采购人员的法律意识，确保采购活动合法合规。在采购合同签订、纠纷处理等过程中，及时咨询法务部门，寻求法律支持和指导。八、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门负责对采购活动进行定期审计和专项审计，检查采购程序的合规性、采购行为的合法性、采购效益的合理性等。2.采购管理部门应建立健全内部监督机制，加强对采购过程的自我监督和管理，定期对采购工作进行自查自纠，及时发现和纠正存在的问题。3.公司其他相关部门应按照职责分工，对采购活动进行监督，