中信环境采购制度

PAGE中信环境采购制度一、总则（一）目的本采购制度旨在规范中信环境的采购行为，确保采购活动合法、合规、高效，保障公司运营所需物资和服务的及时供应，提高采购质量，降低采购成本，防范采购风险，促进公司可持续发展。（二）适用范围本制度适用于中信环境及其所属各部门、子公司、分公司的采购活动，包括但不限于物资采购、工程采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：遵循公平竞争原则，对待所有供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，确保采购过程和结果公平公正。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购效益。4.诚信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护良好的商业信誉。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购战略和政策。2.审批重大采购项目的采购计划、采购预算、采购方式等。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门公司设立采购部门，作为采购活动的执行机构，负责具体采购工作的组织实施。采购部门职责如下：1.制定和完善采购管理制度、流程和标准。2.编制采购计划，根据公司需求确定采购物资和服务的品种、数量、规格等。3.开展供应商管理，包括供应商的开发、评估、选择、考核等。4.组织采购活动，包括招标、谈判、询价等采购方式的实施。5.签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。6.负责采购文件的编制、整理、归档等工作。7.配合公司内部审计、监察等部门对采购活动进行监督检查。（三）需求部门各需求部门负责提出采购需求，配合采购部门开展采购工作，包括提供采购需求详细信息、参与供应商评估、协助合同验收等。三、采购流程（一）采购需求提出1.各需求部门根据公司业务发展、生产运营等需要，定期或不定期提出采购需求。采购需求应明确物资或服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、交货时间等详细信息。2.需求部门应对采购需求进行必要的论证和审核，确保需求的合理性和必要性。对于重大采购需求，应提交公司采购决策委员会审议。（二）采购计划编制采购部门根据需求部门提出的采购需求，结合公司库存情况、采购周期等因素，编制采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、内容、预算金额、采购时间、采购方式等。采购计划经采购部门负责人审核后，报公司相关领导审批。（三）供应商选择与管理1.供应商开发：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。对于潜在供应商，采购部门应进行初步调查和评估，了解其生产能力、质量控制、价格水平、售后服务等情况，确定是否纳入供应商开发范围。2.供应商评估：采购部门定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质信誉、产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。评估方式可采用实地考察、问卷调查、数据分析、业绩评价等多种形式。3.供应商选择：根据供应商评估结果，采购部门按照公司规定的采购方式选择合适的供应商。对于重大采购项目，应采用招标、竞争性谈判等公开采购方式，选择综合实力强、信誉良好的供应商。4.供应商管理：采购部门与选定的供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务。建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估情况、合作历史等。定期对供应商进行考核，对于考核不合格的供应商，采取警告、暂停合作、淘汰等措施。（四）采购实施1.采购方式选择：根据采购项目的特点、金额大小、市场情况等因素，选择合适的采购方式。常见的采购方式包括招标采购、竞争性谈判采购、询价采购、单一来源采购等。招标采购：适用于采购金额较大、技术复杂、有多家潜在供应商可供选择的项目。采购部门应按照国家有关招标法律法规和公司内部招标管理规定，组织招标活动，包括发布招标公告、发售招标文件、开标、评标、定标等环节。竞争性谈判采购：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目；不能事先计算出价格总额的项目等。采购部门应组织谈判小组与符合资格条件的供应商进行谈判，确定成交供应商。询价采购：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购部门向多家供应商发出询价单，要求其在规定时间内报价，根据报价情况选择成交供应商。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目等。采购部门应按照公司规定的程序进行单一来源采购审批，并与供应商协商确定采购价格和合同条款。2.采购文件编制：根据选定的采购方式，采购部门编制相应的采购文件。采购文件应包括采购项目的详细要求、技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。3.采购活动组织：采购部门按照采购文件规定的程序和要求，组织开展采购活动。在采购过程中，应严格遵守相关法律法规和公司内部规定，确保采购活动的公开、公平、公正。对于招标采购项目，应组建评标委员会，评标委员会由公司内部相关人员和外部专家组成，负责对投标文件进行评审，推荐中标候选人。（五）合同签订与履行1.合同签订：采购部门根据采购结果，与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。采购合同经公司法律部门审核后，由公司授权代表签字盖章生效。2.合同履行跟踪：采购部门负责跟踪采购合同的履行情况，及时掌握供应商的生产进度、质量控制、交货情况等信息。对于合同履行过程中出现的问题，采购部门应及时与供应商沟通协调，督促其采取有效措施解决问题。如供应商出现违约行为，采购部门应按照合同约定追究其违约责任。3.验收：需求部门负责组织对采购物资或服务进行验收。验收应按照合同约定的质量标准和验收方式进行，确保采购物资或服务符合要求。验收合格后，需求部门应出具验收报告。对于验收不合格的物资或服务，采购部门应及时与供应商协商解决，要求其采取补货、换货、退货、降价等措施，直至验收合格。（六）采购付款1.付款申请：供应商按照合同约定履行交货义务并验收合格后，采购部门应根据合同约定的付款方式和时间，向财务部门提交付款申请。付款申请应包括采购合同编号、供应商名称、付款金额明细、付款依据等信息。2.付款审批：财务部门对付款申请进行审核，审核内容包括采购合同的执行情况、验收报告、发票等相关凭证的真实性和完整性。付款申请经财务部门审核通过后，按照公司财务审批流程报公司领导审批。3.付款执行：财务部门根据公司领导审批后的付款申请，办理付款手续，及时支付货款。对于采用预付款方式的采购项目，应严格按照合同约定控制预付款比例和金额，确保资金安全。四、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门应根据公司年度经营计划和采购需求预测，编制采购预算。采购预算应包括采购项目类别、预算金额、采购时间等内容，并细化到具体的采购项目和供应商。2.采购预算编制应遵循“零基预算”原则，充分考虑公司业务发展的实际需要，合理安排采购资金，避免盲目预算和浪费。（二）预算执行与控制1.采购部门应严格按照采购预算组织采购活动，确保采购支出控制在预算范围内。对于超出预算的采购项目，应按照公司规定的预算调整程序进行审批。2.财务部应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购预算执行情况进行分析和通报，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如因市场价格波动、业务需求变化等原因导致原采购预算无法满足实际需要时，采购部门应及时提出预算调整申请。2.预算调整申请应详细说明调整的原因、调整的金额、调整后的预算安排等内容，并按照公司规定的预算调整审批流程进行审批。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格风险、合同风险、法律风险等。2.采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和影响程度，为制定风险应对措施提供依据。（二）风险应对措施1.供应商违约风险应对：加强供应商管理，选择信誉良好、实力较强的供应商；签订详细、明确的采购合同，明确双方的权利和义务，约定违约责任；建立供应商考核机制，对供应商的履约情况进行定期考核，对违约供应商采取相应的处罚措施。2.质量风险应对：在采购合同中明确质量标准和验收条款；加强采购过程中的质量控制，要求供应商提供样品进行检验，对生产过程进行监督；建立质量反馈机制，及时处理质量问题。3.价格风险应对：加强市场价格监测，及时掌握市场价格动态；采用多种采购方式，如招标采购、竞争性谈判采购等，引入竞争机制，降低采购价格；与供应商签订价格调整条款，约定在一定条件下价格可进行调整。4.合同风险应对：加强合同管理，确保采购合同的签订、履行、变更、终止等环节符合法律法规和公司规定；合同条款应明确、具体、合法，避免出现模糊不清或歧义的条款；定期对合同执行情况进行检查，及时发现和解决合同履行过程中存在的问题。5.法律风险应对：加强采购人员的法律法规培训，提高法律意识；在采购活动中严格遵守国家法律法规和公司内部规定，确保采购行为合法合规；对于重大采购项目，应咨询公司法律部门或聘请法律顾问，提供法律支持和保障。（三）风险监控与预警1.建立采购风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估，及时掌握风险变化情况。2.设定风险预警指标，如供应商违约率、质量合格率、价格波动幅度等，当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，采取相应的风险应对措施。六、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计、监察等部门应定期对采购活动进行监督检查，检查内容包括采购制度执行情况、采购流程合规性、采购合同履行情况、采购资金使用情况等。2.对于监督检查中发现的问题，应及时提出整改意见，要求采购部门限期整改，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督1.接受政府相关部门对采购活动的监督检查，积极配合政府部门的工作，如实提供采购活动相关资料和信息。2.关注社会舆论和供应商反馈，对涉及公司采购活动的投诉和举报，应及时进行调查处理，维护公司良好形象。（三）采购审计1.定期