东莞市医院采购制度

PAGE东莞市医院采购制度一、总则1.目的本采购制度旨在规范东莞市医院的采购行为，确保采购活动合法、合规、公开、公正、透明，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，满足医院医疗、科研、教学等工作的需要，维护医院及患者的利益。2.适用范围本制度适用于东莞市医院各科室、部门涉及的所有物资、设备、服务等采购活动，包括但不限于医疗设备、药品、医用耗材、办公用品、后勤物资、工程建设、信息服务等。3.基本原则合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规、政策以及东莞市相关规定，确保采购行为合法合规。公开公平公正原则：采购过程应公开透明，所有符合条件的供应商均可参与竞争，不得歧视任何一方，保证采购结果公平公正。质量优先原则：优先采购质量可靠、性能优良、符合医院实际需求的产品和服务，确保医疗安全和工作质量。效益原则：在保证质量的前提下，充分考虑成本效益，合理控制采购价格，降低采购成本，提高资金使用效益。诚信原则：采购活动各方应诚实守信，严格履行合同约定，维护良好的市场秩序。二、采购组织与职责1.采购管理委员会组成：由医院领导、相关职能部门负责人、临床专家等组成。职责审议医院采购工作的重大政策、制度和发展规划。审定年度采购预算和采购计划。对重大采购项目进行决策，包括采购方式、供应商选择等。监督采购活动的执行情况，协调解决采购工作中的重大问题。2.采购部门职责贯彻执行国家法律法规和医院采购制度。制定和完善采购工作流程、操作规范等。负责编制年度采购预算和采购计划，并组织实施。组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动，选择合适的供应商。根据合同约定，负责采购项目的合同签订、执行、验收等工作。建立和维护供应商档案，定期对供应商进行评估和管理。收集、整理采购信息，分析采购数据，为医院采购决策提供支持。3.需求部门职责根据医院业务发展和工作需要，提出物资、设备、服务等采购需求。参与采购项目的技术参数制定、评标标准确定等工作，提供专业意见。负责采购项目的验收工作，对采购产品和服务的质量进行评价。配合采购部门进行供应商管理，反馈使用过程中的问题和建议。三、采购预算与计划1.采购预算编制各需求部门应根据年度工作计划和业务发展需要，结合现有资产状况，于每年[具体时间]前提出下一年度采购需求。采购部门对各需求部门的采购需求进行汇总、审核和分析，结合医院财务状况和资金安排，编制年度采购预算草案。年度采购预算草案经医院财务部门审核、采购管理委员会审议通过后，报医院领导批准执行。2.采购计划制定采购部门根据批准的年度采购预算，按照轻重缓急和实际工作需要，分季度制定采购计划。采购计划应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。对于紧急采购项目，需求部门应及时向采购部门提出申请，采购部门根据实际情况调整采购计划，优先安排采购。四、采购方式1.公开招标适用范围：达到东莞市规定的公开招标数额标准以上的采购项目，且符合下列条件之一的，应当采用公开招标方式：采购的货物、工程和服务具有通用性，市场竞争充分的。采用公开招标方式能够获得更好的采购效益的。招标程序采购部门发布招标公告，公告应包括采购项目名称、内容、要求、投标人资格条件、投标截止时间、开标时间及地点等信息。接受潜在投标人报名，对投标人资格进行审查，确定合格投标人名单。发售招标文件，组织投标人踏勘现场、答疑等活动。开标、评标，按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，确定中标候选人。发布中标公告，向中标人发出中标通知书，并与中标人签订合同。2.邀请招标适用范围：符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。招标程序采购部门从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。后续招标程序与公开招标基本相同，包括发售招标文件、开标、评标、定标、签订合同等环节。3.竞争性谈判适用范围：符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。谈判程序成立谈判小组，由采购部门代表、相关技术专家等组成谈判小组。制定谈判文件，明确谈判程序、内容、要求等。邀请符合资格条件的供应商参加谈判，供应商应在规定时间内提交响应文件。谈判小组与供应商进行谈判，要求供应商进行报价、技术澄清等。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并与之签订合同。4.单一来源采购适用范围：符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的：因货物或者服务使用不可替代的专利、专有技术，或者公共服务项目具有特殊要求，导致只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购：指因不可抗力事件、重大公共卫生事件等紧急情况，需要立即采购物资或服务，且无法从其他供应商处及时获得的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求：需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采购程序采购部门提出单一来源采购申请，说明采购项目名称、理由、预算金额等内容，并附相关证明材料。采购管理委员会对单一来源采购申请进行审核，必要时组织专家论证。审核通过后，采购部门与单一供应商进行协商，确定采购价格、合同条款等内容，并签订合同。5.询价适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。询价程序采购部门向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求供应商在规定时间内报价。供应商应一次性报出不得更改的价格，并提供相关证明材料。采购部门对供应商的报价进行比较，选择报价最低且符合要求的供应商作为成交供应商，并签订合同。五、供应商管理1.供应商准入建立供应商准入制度，明确供应商资格条件，包括营业执照、生产许可证、经营许可证、产品质量认证、信誉状况等。采购部门负责收集供应商信息，对申请准入的供应商进行资格审查，符合条件的供应商纳入供应商库。定期对供应商库进行清理，淘汰不符合要求的供应商。2.供应商评估采购部门定期（每年至少一次）对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合作信誉等。需求部门应及时反馈供应商在产品使用过程中的问题和意见，作为评估的参考依据。根据评估结果，将供应商分为优秀、良好、合格、不合格四个等级，对不同等级的供应商采取相应的管理措施。3.供应商激励与约束对于优秀供应商，给予优先合作机会、增加采购份额、表彰奖励等激励措施。对于不合格供应商，采取警告、暂停合作、取消供应商资格等约束措施。建立供应商诚信档案，记录供应商的违规行为和诚信表现，作为供应商管理的重要依据。六、采购合同管理1.合同签订采购项目确定成交供应商后，采购部门应及时与供应商签订合同。合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务、付款方式等条款，确保合同内容完整、准确、合法。合同签订前，采购部门应将合同草案提交医院法律顾问进行审核，确保合同符合法律法规要求。2.合同执行采购部门负责跟踪合同执行情况，督促供应商按照合同约定履行义务。需求部门应配合采购部门做好合同执行工作，及时提供必要的协助和支持。如供应商出现违约行为，采购部门应按照合同约定追究其违约责任，采取相应的措施，如要求供应商承担赔偿责任、解除合同等。3.合同变更与解除在合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款，采购部门应与供应商协商一致，并签订书面变更协议。如因不可抗力或其他法定事由需要解除合同，采购部门应按照法律法规规定办理相关手续，并及时通知供应商。4.合同验收采购项目完成后，需求部门应按照合同约定和相关标准对采购产品或服务进行验收。验收内容包括产品质量、数量、规格型号、技术参数、售后服务等方面。验收合格后，需求部门应出具验收报告，作为支付货款的依据。七、采购监督与审计1.内部监督医院内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度执行情况、采购程序合规性、采购合同履行情况等。采购管理委员会负责对重大采购项目进行监督，确保采购决策科学合理、采购过程公开透明。医院纪检监察部门对采购活动中的违规违纪行为进行调查处理，维护采购秩序。2.外部监督接受东莞市财政部门、卫生健康部门等相关部门的监督检查，积极配合提供有关采购资料和信息。主动接受社会监督，对于涉及公众利益的采购项目，及时公开采购信息，保障公众知情权和监督权。八、采购信息化管理1.建立采购信息系统利用信息技术建立医院采购信息系统，实现采购需求申报、采购计划制定、采购项目实施、合同管理、供应商管理、采购数据分析等功能的信息化管理。采购信息系统应与医院财务管理系统