东莞医院采购办工作制度

PAGE东莞医院采购办工作制度一、总则（一）目的为加强东莞医院采购办的管理，规范采购工作流程，确保采购活动合法、合规、高效、透明，保障医院医疗业务的顺利开展，特制定本工作制度。（二）适用范围本制度适用于东莞医院采购办所有采购活动，包括医疗设备、药品、耗材、办公用品、后勤物资等各类物资及服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，营造公平竞争的市场环境，保证采购结果公正合理。3.质量优先原则：在满足采购需求的前提下，优先选择质量可靠、性能优良的产品和服务，保障医院医疗质量和安全。4.效益原则：优化采购流程，降低采购成本，提高资金使用效益，实现医院资源的合理配置。5.廉洁自律原则：采购工作人员必须廉洁奉公，杜绝不正当交易和腐败行为，维护医院的良好形象。二、采购组织与职责（一）采购办设置东莞医院采购办作为医院采购工作的专门机构，负责统筹管理医院的各类采购活动。采购办设主任一名，副主任若干名，根据工作需要下设采购小组、合同管理组、质量监督组等职能小组。（二）采购办职责1.制定采购政策与制度：根据国家法律法规和医院实际情况制定和完善采购工作相关政策、制度、流程和标准，并组织实施。2.编制采购计划：根据医院各部门的需求申请，结合医院发展规划和预算安排，编制年度、季度和月度采购计划。3.组织采购活动：按照采购计划，组织实施各类物资及服务的采购招标、谈判、询价等采购活动，确保采购任务按时完成。4.供应商管理：建立和维护供应商信息库，对供应商进行资质审核、评估、考核和动态管理，选择合格的供应商参与医院采购活动。5.合同管理：负责采购合同的起草、审核、签订、履行、变更、终止等全过程管理，确保合同的合法性、有效性和完整性。6.采购资金管理：配合医院财务部门做好采购资金的预算编制、支付申请、结算等工作，确保资金使用安全、合理、规范。7.采购风险管理：识别、评估和应对采购过程中的各种风险，建立风险预警机制，采取有效措施防范和化解风险。8.采购档案管理：负责采购活动相关文件、资料、记录的收集、整理、归档和保管工作，确保采购档案的完整和可追溯。（三）采购小组职责1.市场调研：对采购项目的市场情况进行调研，收集相关产品和服务的信息，为采购决策提供依据。2.采购文件编制：根据采购需求和调研结果，编制采购文件，包括招标文件、谈判文件、询价文件等。3.采购评审：按照采购文件规定的评审标准和方法，对供应商的投标文件、报价文件等进行评审，推荐中标候选人或成交供应商。4.采购谈判：与选定的供应商进行谈判，协商采购合同的条款和价格等内容，争取最有利的采购条件。（四）合同管理组职责1.合同起草与审核：根据采购结果起草采购合同，对合同条款进行合法性、合规性、完整性审核，确保合同符合法律法规和医院利益。2.合同签订与备案：组织采购合同的签订工作，负责合同的盖章、存档，并按照规定进行合同备案。3.合同执行跟踪：跟踪采购合同的履行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题，确保合同顺利履行。4.合同变更与终止管理：负责采购合同变更和终止的审核、审批及相关手续办理，妥善处理合同变更和终止后的善后事宜。（五）质量监督组职责1.质量标准制定：根据采购项目的特点和要求，制定相应的质量标准和验收规范。2.质量检验与验收：参与采购物资及服务的到货检验和验收工作，对产品质量和服务质量进行监督检查，确保符合质量标准和合同要求。3.质量问题处理：对验收过程中发现的质量问题，及时与供应商沟通协商，要求供应商采取整改措施或退换货等，直至质量合格。4.质量反馈与改进：定期收集和分析采购物资及服务的质量反馈信息，提出改进建议，促进采购质量的持续提升。三、采购流程（一）需求申请1.医院各部门根据业务需要，填写采购需求申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、预算金额、预计到货时间等信息，并提交至采购办。2.采购需求申请表应经部门负责人审核签字，重大采购项目需经医院分管领导审批。（二）采购计划编制1.采购办收到各部门的采购需求申请表后，进行汇总整理。2.结合医院发展规划、预算安排以及库存情况，编制年度、季度和月度采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购时间等内容，并报采购办主任审核。3.采购计划经医院领导审批后执行。（三）采购方式选择根据采购项目的性质、金额、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式，主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。通过公开招标公告，邀请不特定的供应商参加投标，按照法定程序和评审标准确定中标供应商。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。采购办向符合条件的特定供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。采购办与不少于三家的供应商进行谈判，从中确定成交供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。采购办与单一供应商进行协商，达成采购协议。5.询价采购：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购办向多家供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，并根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（四）采购文件编制1.根据选定的采购方式，采购小组负责编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标公告、谈判公告、询价公告等）、采购需求说明书、采购合同条款、评审标准、投标文件格式等内容。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、质量要求、商务条款、售后服务等内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。3.采购文件编制完成后，经采购办主任审核，报医院领导审批。（五）发布采购信息1.对于公开招标、邀请招标项目，采购办在规定的媒体上发布采购公告，公布采购项目的基本信息、采购文件获取方式、投标截止时间、开标时间和地点等内容。2.对于竞争性谈判和询价采购项目，采购办向符合条件的供应商发出谈判邀请书或询价通知书，邀请其参加采购活动。（六）供应商报名与资格审查1.供应商收到采购信息后，按照要求报名参加采购活动。报名时应提交营业执照副本、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人授权书、资质证书、业绩证明等相关资料。2.根据采购文件规定的资格条件，采购办对报名供应商进行资格审查，确定合格供应商名单。资格审查时可采取实地考察、查阅资料、询问供应商等方式，确保供应商具备承担采购项目的能力和条件。（七）采购评审1.采购办组织采购评审会议，采购小组、质量监督组等相关人员参加。评审会议应按照采购文件规定的评审标准和方法进行，对供应商的投标文件、报价文件等进行评审。2.评审过程中，评审人员应客观、公正地评价供应商的投标文件，记录评审意见和结果。评审结果应经评审人员签字确认。3.根据评审结果，采购小组推荐中标候选人或成交供应商。中标候选人或成交供应商的数量应符合采购文件规定，一般为一名，特殊情况下可推荐多名。（八）采购谈判与合同签订1.对于竞争性谈判项目，采购办与推荐的成交供应商进行谈判，协商采购合同的条款和价格等内容。谈判过程中，采购办应坚持公平公正原则，争取最有利的采购条件。2.谈判达成一致后，采购办起草采购合同，并组织双方签订合同。合同签订前，合同管理组应对合同条款进行审核，确保合同的合法性、有效性和完整性。3.采购合同签订后，采购办负责将合同副本送医院财务部门备案，并按照合同约定履行相关付款手续。（九）采购验收1.采购物资及服务到货后，采购办通知质量监督组、使用部门等相关人员进行验收。验收人员应按照采购合同和质量标准的要求，对采购物资的数量、规格、型号、质量、性能等进行检验和验收。2.验收合格的，验收人员应在验收报告上签字确认；验收不合格的，验收人员应出具验收不合格报告，说明不合格原因，并要求供应商采取整改措施或退换货等。3.质量监督组负责对验收工作进行监督检查，确保验收过程的规范和公正。对于重大采购项目或质量争议较大项目，可邀请专业机构或专家进行验收。（十）采购付款1.采购办根据采购合同约定，审核供应商提交的付款申请资料，包括发票、验收报告、付款通知书等。审核无误后，填写付款审批单，报采购办主任、医院财务部门负责人和分管领导审批。2.医院财务部门按照审批后的付款审批单办理付款手续，确保采购资金的安全、合理、规范使用。（十一）采购档案管理1.采购活动结束后，采购办负责将采购过程中形成的各类文件资料进行收集、整理、归档和保管。采购档案应包括采购需求申请表、采购计划、采购文件、投标文件、报价文件、评审报告、采购合同、验收报告、付款凭证等。2.采购档案应按照档案管理的相关规定进行分类、编号、装订和存放，确保档案的完整和可追溯。采购档案的保管期限应符合国家法律法规和医院档案管理要求。四、供应商管理（一）供应商准入1.采购办建立供应商准入制度，明确供应商的准入条件和流程。供应商准入条件应包括具有合法经营资质、良好的商业信誉、较强的生产或服务能力、完善的质量保证体系、合理的价格水平等。2.供应商申请准入时，应向采购办提交营业执照副本、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人授权书、资质证书、业绩证明、产品质量检验报告、售后服务承诺等相关资料。3.采购办对供应商提交的资料进行审核，并实地考察供应商的生产经营场所、设备设施、质量管理等情况。审核和考察合格的供应商，纳入医院供应商信息库。（二）供应商评估与考核1.采购办定期对供应商进行评估和考核，评估和考核内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合同履行情况等方面。2.评估和考核方式可采取问卷调查、实地考察、数据分析、用户反馈等多种形式。采购办根据评估和考核结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于优秀供应商，在后续采购活动中可给予优先考虑；对于不合格供应商，应及时采取警告、暂停合作、取消准入资格等措施。3.采购办建立供应商评估和考核档案，记录供应商的评估和考核结果，为供应商的动态管理提供依据。（三）供应商动态管理1.采购办对供应商信息库进行动态管理，及时更新供应商的基本信息、资质情况、业绩表现等内容。2.对于发生重大质量问题、交货延迟、价格欺诈、商业贿赂等不良行为的供应商，采购办应立即暂停与其合作，并进行调查处理。情节严重的，取消其准入资格，并向相关部门通报。3.根据医院采购需求和市场变化情况，采购办适时调整供应商信息库，引入新的优质供应商，淘汰不符合要求的供应商，保持供应商队伍的活力和竞争力。五、采购风险管理（一）风险识别1.采购办定期对采购过程中的风险进行识别，主要包括市场风险、质量风险、价格风险、合同风险、廉洁风险等。2.市场风险主要指市场供求关系变化、原材料价格波动、供应商垄断等因素导致采购成本增加或采购任务无法按时完成的风险。3..质量风险主要指采购物资及服务不符合质量标准，影响医院医疗质量和安全的风险。4.价格风险主要指采购价格过高或过低，导致医院利益受损的风险。5.合同风险主要指采购合同条款不明确、合同履行过程中出现纠纷等导致医院权益无法得到保障的风险。6.廉洁风险主要指采购工作人员在采购过程中接受供应商贿赂、回扣等不正当利益，影响采购公正公平的风险。（二）风险评估1.采购办对识别出的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。风险评估可采用定性评估和定量评估相结合的方法，如采用风险矩阵、层次分析法等工具进行评估。2.根据风险评估结果，将风险分为高风险、中风险和低风险。对于高风险，应采取重点防控措施；对于中风险，应采取适当的防控措施；对于低风险，应进行持续关注和监控。（三）风险应对措施1.市场风险应对措施：加强市场调研和分析预测，建立价格预警机制，合理安排采购时间和数量，与供应商签订长期合作协议或价格调整条款，分散采购渠道，降低市场风险影响。2.质量风险应对措施：严格审核供应商资质和产品质量，加强采购过程中的质量检验和验收，建立质量反馈机制，要求供应商提供质量保证承诺和售后服务，对于质量问题严重的供应商，及时采取更换或终止合作等措施。3.价格风险应对措施：开展价格比较和谈判，建立价格信息库，定期发布市场价格动态，加强成本分析和控制，合理确定采购价格，避免价格过高或过低。4.合同风险应对措施：加强采购合同管理，严格审核合同条款，明确双方权利义务，建立合同履行跟踪机制，及时处理合同纠纷，维护医院合法权益。5.廉洁风险应对措施：加强采购工作人员廉洁教育，建立廉洁风险防控机制，签订廉洁承诺书，加强内部监督和审计，严肃查处违规违纪行为，营造廉洁采购环境。六、监督与检查（一）内部监督1.医院内部审计部门定期对采购办的采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购文件是否规范、采购合同是否合法、采购资金使用是否合理等。2.采购办应建立内