上汽集团采购管理制度

PAGE上汽集团采购管理制度一、总则（一）目的本采购管理制度旨在规范上汽集团（以下简称“集团”）的采购活动，确保采购工作的高效、规范、透明，保障集团生产经营活动的顺利进行，降低采购成本，提高采购质量，维护集团利益。（二）适用范围本制度适用于上汽集团总部及所属各子公司、分公司的采购活动，包括但不限于原材料、零部件、设备、办公用品、服务等各类物资和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.效益原则：在保证采购质量的前提下，通过合理的采购策略和方法，降低采购成本，提高采购效益。3.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，确保所有供应商享有平等的竞争机会。4.诚信原则：采购人员和供应商应诚实守信，履行各自的义务，维护良好的商业信誉。二、采购组织与职责（一）采购决策机构集团设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由集团高层管理人员、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议和批准采购战略、政策和制度。2.审批重大采购项目的采购方案、预算和合同。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门集团设立采购中心，作为采购执行部门，负责具体的采购业务操作。采购中心的职责包括：1.制定和执行采购计划，组织实施采购活动。2.寻找、筛选、评估和选择供应商，建立供应商档案和数据库。3.与供应商进行商务谈判，签订采购合同。4.跟踪采购合同的执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。5.收集、整理和分析采购信息，为采购决策提供支持。（三）其他相关部门1.需求部门：负责提出采购需求，提供技术规格、质量标准等相关要求，并参与采购过程中的技术评审和验收工作。2.财务部门：负责审核采购预算、合同付款条款等，监督采购资金的使用情况。3.质量部门：负责对采购物资的质量进行检验和监督，参与供应商质量管理体系的评估。三、采购流程（一）采购需求提出1.需求部门根据生产经营计划和实际需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、交货时间等内容。2.《采购申请表》经需求部门负责人审核签字后，提交给采购中心。（二）采购计划制定1.采购中心收到《采购申请表》后，对采购需求进行汇总和分析，结合库存情况，制定采购计划。2.采购计划应明确采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、采购时间、采购方式等内容，并报采购中心负责人审批后执行。（三）供应商选择与管理1.供应商寻找：采购中心通过多种渠道寻找潜在供应商，可以包括供应商推荐、行业展会、网络搜索、供应商数据库等。2.供应商筛选：采购中心根据采购需求和供应商评估标准，对潜在供应商进行筛选，确定入围供应商名单。3.供应商评估：采购中心组织相关部门对入围供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质、信誉、生产能力、质量控制、价格水平、售后服务等方面。4.供应商选择：采购中心根据供应商评估结果，选择合适的供应商，并与其签订《供应商合作协议》。5.供应商管理：采购中心建立供应商档案，对供应商的供货情况、质量表现、价格水平等进行跟踪和评估，定期对供应商进行考核，对于表现不佳的供应商，采取警告、暂停供货、取消合作等措施。（四）采购实施1.采购方式选择采购中心根据采购物资或服务的特点、金额大小等因素，选择合适的采购方式，包括招标采购、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购等。2.采购文件编制：采购中心根据采购方式和采购需求，编制采购文件，如招标文件、谈判文件、询价单等。采购文件应明确采购物资或服务的技术规格、质量标准、价格要求、交货时间、付款方式等内容。3.采购信息发布：采购中心通过集团内部网站、专业采购平台等渠道发布采购信息，邀请供应商参与投标或报价。4.投标或报价文件接收：采购中心接收供应商提交的投标或报价文件，并进行整理和登记。5.开标、评标或谈判：采购中心组织开标、评标或谈判会议，按照采购文件规定的评标标准或谈判原则，对供应商的投标或报价文件进行评审，确定中标供应商或成交供应商。6.合同签订：采购中心与中标供应商或成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格、型号、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等内容。（五）采购合同执行与验收1.合同执行跟踪：采购中心负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交货。2.到货验收：物资到货后，采购中心通知需求部门和质量部门进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、型号、质量等方面。验收合格后，需求部门和质量部门在《验收报告》上签字确认。3.付款结算：财务部门根据采购合同和《验收报告》，审核无误后办理付款结算手续。（六）采购档案管理采购中心负责建立采购档案，对采购活动过程中的各类文件和资料进行整理、归档和保管。采购档案应包括采购申请表、采购计划、供应商评估报告、采购文件、投标或报价文件、采购合同、验收报告、付款凭证等内容。采购档案的保存期限应符合国家法律法规和集团相关规定。四、采购风险管理（一）风险识别与评估采购中心定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、质量问题、价格波动、法律法规风险等，并评估风险发生的可能性和影响程度。（二）风险应对措施1.供应商风险管理：加强对供应商的管理和监督，建立供应商信用档案，定期对供应商进行评估和考核，选择信誉良好、实力较强的供应商合作。在采购合同中明确供应商的违约责任，对供应商违约行为采取相应的处罚措施。2.质量风险管理：严格控制采购物资的质量，加强对供应商质量管理体系的评估，要求供应商提供质量保证文件，在采购合同中明确质量标准和验收条款。加强到货验收工作，对不合格物资及时采取退货、换货等措施。3.价格风险管理：密切关注市场价格动态，建立价格预警机制，及时调整采购策略。与供应商签订价格调整条款，约定价格波动时的调整方式。通过招标采购、竞争性谈判等方式，引入竞争机制，降低采购价格。4.法律法规风险管理：加强对采购人员的法律法规培训教育，提高其法律意识和合规意识。采购活动严格遵守国家法律法规和集团相关制度，确保采购行为合法合规。定期对采购合同进行法律审查，防范法律风险。五、采购绩效评估（一）评估指标1.采购成本：包括采购物资或服务的价格、运输费用、税费等，评估采购成本是否合理降低。2.采购质量：通过验收合格率、退货率等指标，评估采购物资的质量是否符合要求。3.采购效率：包括采购周期、合同签订时间、交货时间等，评估采购活动的执行效率。4.供应商管理：通过供应商满意度、供应商投诉率等指标，评估对供应商的管理效果。5.合规性：评估采购活动是否符合国家法律法规和集团相关制度的要求。评估方法1.定期评估：采购中心定期对采购绩效进行评估，形成《采购绩效评估报告》。2.数据分析：通过对采购数据进行统计分析，获取评估指标的实际数据，与设定的目标值进行对比分析。3.问卷调查：向需求部门、质量部门、财务部门等相关部门发放问卷，收集对采购工作的评价和意见。4.现场考察：对供应商进行现场考察，了解其生产经营情况和质量管理水平。（三）评估结果应用1.根据采购绩效评估结果，对采购中心和