三级采购制度

PAGE三级采购制度一、总则（一）目的为规范公司采购行为，加强采购管理，提高采购效率，降低采购成本，确保采购质量，特制定本三级采购制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：以提高公司经济效益为目标，优化采购流程，降低采购成本，提高采购质量。3.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。4.归口管理原则：采购工作实行归口管理，明确各部门采购职责，加强协调与配合。二、采购组织架构及职责（一）采购决策层1.采购委员会组成：由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。职责：负责审议重大采购项目，制定采购战略和政策，监督采购工作的执行情况。2.总经理职责：对公司采购工作负总责，审批重大采购决策，协调采购工作中的重大问题。（二）采购管理层1.采购部门职责：负责制定采购计划，组织采购活动，选择供应商，签订采购合同，跟踪采购进度，验收采购物资等。2.需求部门职责：提出采购需求，参与采购过程，协助采购部门进行供应商评估和验收工作。（三）采购执行层1.采购专员职责：根据采购计划和需求，具体实施采购操作，与供应商沟通协调，收集采购信息，整理采购文件等。三、采购流程（一）采购需求提出1.需求部门填写采购申请表内容：包括采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、预算、需求时间等详细信息。审批：采购申请表经需求部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购计划制定1.采购部门汇总采购申请表分析：对采购申请表进行分类汇总，分析采购需求的合理性和紧迫性。2.制定采购计划内容：根据采购需求和公司库存情况，制定采购计划，明确采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、采购时间、采购方式等。审批：采购计划经采购部门负责人审核签字后，报采购管理层审批。（三）供应商选择与管理1.供应商开发渠道：通过网络搜索、行业推荐、供应商自荐等方式，开发潜在供应商资源。评估：对潜在供应商进行初步评估，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、服务能力等方面。2.供应商筛选：根据评估结果，筛选出合格的供应商，建立供应商名录。3.供应商评价与考核定期评价：采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、价格、服务等方面进行评价与考核。动态管理：根据评价与考核结果，对供应商进行动态管理，优胜劣汰，确保供应商队伍的稳定性和竞争力。（四）采购实施1.采购方式选择招标采购：适用于金额较大、技术复杂、竞争激烈的采购项目。询价采购：适用于金额较小、标准化程度高、市场供应充足的采购项目。竞争性谈判采购：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的采购项目。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。2.采购文件编制内容：根据采购方式和采购项目的特点，编制采购文件，包括招标文件、询价文件、谈判文件、单一来源采购文件等。审核：采购文件经采购部门负责人审核签字后，报采购管理层审批。3.发布采购信息渠道：通过公司内部网站、采购平台、招标网站等渠道发布采购信息，邀请供应商参与投标或报价。4.开标、评标、谈判或协商开标：按照采购文件规定的时间和地点，组织开标会议，公布供应商的投标报价和相关信息。评标：组建评标委员会，按照评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人。谈判或协商：与单一来源供应商或通过竞争性谈判确定的供应商进行谈判或协商，确定采购合同的条款和价格。5.签订采购合同内容：根据评标结果或谈判协商结果，与中标供应商签订采购合同，并报采购管理层备案。审核：采购合同经采购部门负责人审核签字后，报公司法律部门审核，确保合同的合法性和有效性。（五）采购验收1.验收准备通知：采购部门在采购物资或服务到货前，通知需求部门和质量检验部门做好验收准备工作。文件准备：收集采购合同、采购文件、质量标准等相关文件资料，作为验收依据。2.验收实施数量验收：需求部门和质量检验部门按照采购合同和相关标准，对采购物资的数量进行清点和核对。质量验收：质量检验部门按照质量标准对采购物资的质量进行检验和测试，出具质量检验报告。3.验收结果处理合格：验收合格的采购物资或服务，由需求部门办理入库手续或投入使用。不合格：验收不合格的采购物资或服务，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货、降价等措施进行处理。如供应商拒绝处理或处理结果不符合要求，采购部门可根据采购合同的约定，追究供应商的违约责任。（六）采购付款1.付款申请依据：采购部门根据采购合同和验收报告，填写付款申请表，注明采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、金额、付款方式、付款时间等信息。审批：付款申请表经采购部门负责人审核签字后，报采购管理层审批。2.财务审核内容：财务部门对付款申请表进行审核，核对采购合同、验收报告、发票等相关凭证的真实性、完整性和合法性。审批：财务审核通过后，报公司领导审批。3.付款执行方式：财务部门按照公司领导的审批意见，通过银行转账、支票、汇票等方式支付采购款项。四、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险：包括市场价格波动、市场供应短缺、市场竞争激烈等风险。2.供应商风险：包括供应商违约、供应商破产、供应商产品质量问题、供应商交货期延误等风险。3.采购人员风险：包括采购人员贪污受贿、采购人员失职渎职、采购人员泄露公司商业机密等风险。4.法律风险：包括采购合同纠纷、采购行为违法违规、采购活动受到行政处罚等风险。（二）风险评估1.可能性评估：评估风险发生的可能性大小，分为高、中、低三个等级。2.影响程度评估：评估风险发生后对公司造成的影响程度大小，分为重大、较大、一般三个等级。3.风险矩阵绘制：根据可能性评估和影响程度评估结果，绘制风险矩阵，直观展示各类风险的等级和分布情况。（三）风险应对1.风险规避：对于风险发生可能性高且影响程度重大的风险，采取风险规避措施，如放弃采购项目、更换采购方式等。2.风险降低：对于风险发生可能性较高且影响程度较大的风险，采取风险降低措施，如加强供应商管理、优化采购流程、增加保险等。3.风险转移：对于风险发生可能性较低且影响程度一般的风险，采取风险转移措施，如购买保险、签订免责条款等。4.风险接受：对于风险发生可能性低且影响程度较小的风险，采取风险接受措施，如加强监控和预警，及时发现和处理风险事件。五、采购监督与审计（一）内部监督1.采购部门自查：采购部门定期对采购工作进行自查，发现问题及时整改。2.内部审计部门审计：内部审计部门定期对采购工作进行审计，重点审查采购流程是否合规、采购合同是否合法、采