三全食品采购制度

PAGE三全食品采购制度一、总则1.目的本采购制度旨在规范三全食品采购流程，确保采购活动的合法性、合规性并且高效运作，保障公司所采购的物资和服务符合质量要求，满足生产经营的需要，同时有效控制采购成本，预防廉洁风险，维护公司的利益。2.适用范围本制度适用于三全食品公司总部及各所属分支机构的所有采购活动，包括但不限于原材料采购、包装材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等。3.基本原则合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规、行业政策以及公司内部的各项规章制度。质量优先原则：所采购的物资和服务应优先满足质量要求，确保公司产品的品质和安全性。成本效益原则：在保证质量的前提下，通过科学的采购策略和有效的供应商管理，降低采购成本，提高采购效益。公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，确保所有符合条件的供应商都有机会参与竞争。廉洁自律原则：采购人员应严格遵守廉洁纪律，杜绝任何形式的商业贿赂行为。二、采购组织与职责1.采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。采购决策委员会负责审议重大采购项目，制定采购战略和政策，对采购工作进行监督和指导。2.采购执行部门公司采购部是采购活动的执行部门，负责具体采购业务的操作和实施。采购部应根据公司需求，制定采购计划，寻找和筛选供应商，组织采购谈判，签订采购合同，并跟踪采购合同的执行情况。3.相关部门职责需求部门：负责提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求、交货时间等，并对采购结果进行验收。质量部门：负责对采购物资的质量进行检验和监督，确保所采购的物资符合公司质量标准。财务部门：负责审核采购预算和采购合同，办理采购款项的支付和结算，对采购成本进行核算和分析。法务部门：负责审查采购合同的合法性和合规性，为采购活动提供法律咨询和支持。三、采购流程1.采购需求提出需求部门根据公司生产经营计划、库存情况以及实际工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间、用途等信息，并提交部门负责人审核。部门负责人对采购需求的合理性、必要性进行审核，签字确认后提交采购部。2.采购计划制定采购部收到采购申请表后，对采购需求进行汇总和分析，结合公司库存情况、采购周期、市场供应情况等因素，制定采购计划。采购计划应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、采购时间、采购方式、预算金额等内容，并提交采购决策委员会审批。3.供应商选择与管理供应商寻找：采购部通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐、参加行业展会等，建立供应商信息库，并对供应商进行初步筛选和评估。供应商评估：采购部会同质量部门、技术部门等相关部门，对潜在供应商进行实地考察和综合评估，评估内容包括供应商的生产能力、质量控制能力、价格水平、交货期、售后服务、信誉等方面。根据评估结果，确定合格供应商名单，并建立供应商档案。供应商管理：采购部定期对供应商进行考核和评价，考核内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。对于考核不合格的供应商，采购部应及时与其沟通，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，应暂停或终止与其合作。4.采购谈判与合同签订采购谈判：采购部根据采购计划，选择合适的供应商进行采购谈判，并组织相关部门参加。谈判内容包括采购物资或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等方面。采购人员应在谈判过程中充分了解供应商的报价和成本构成，争取有利的采购条件。合同签订：采购谈判达成一致后，采购部负责起草采购合同，并提交法务部门审核。法务部门对采购合同的合法性、合规性进行审查，提出修改意见。采购部根据法务部门的意见对采购合同进行修改和完善，经双方签字盖章后生效。采购合同应明确双方的权利和义务、采购物资或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等内容。5.采购合同执行与跟踪采购订单下达：采购部根据采购合同，向供应商下达采购订单，明确采购物资或服务的名称、规格、数量、交货时间、交货地点等信息，并要求供应商签字确认。交货跟踪：采购部定期跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通，了解物资或服务的生产进度、发货情况等。如发现供应商可能无法按时交货，应及时要求其采取措施解决，并视情况调整生产计划或寻找替代供应商。到货验收：物资或服务到货前，采购部应通知需求部门和质量部门做好验收准备。到货后，需求部门和质量部门按照采购合同和相关标准对物资或服务进行验收。验收合格后，需求部门在《验收单》上签字确认；验收不合格的，采购部应及时与供应商协商解决，如退货、换货、补货等，并要求供应商承担相应的责任。6.采购付款与结算付款申请：采购合同执行完毕，验收合格后，采购部根据合同约定和实际到货情况，填写《付款申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、采购金额、已付款金额、应付款金额等信息，并提交财务部门审核。付款审核：财务部门对付款申请表进行审核，审核内容包括采购合同的执行情况是否符合约定、验收单是否齐全、发票是否合规等。审核无误后，财务部门签字确认，并提交公司领导审批。付款结算：公司领导审批通过后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间，办理采购款项的支付和结算手续。四、采购方式1.招标采购对于金额较大、技术复杂、竞争激烈的采购项目，应采用招标采购方式。招标采购应按照国家法律法规和公司相关规定进行，通过公开招标、邀请招标等方式，选择最优的供应商和采购方案。2.询价采购对于规格标准统一、市场货源充足、价格变化幅度小的采购项目，可采用询价采购方式。采购部向多家供应商发出询价函，要求其在规定时间内报价，根据报价情况选择合适的供应商进行采购。3.竞争性谈判采购对于采购项目技术复杂或有特殊要求，但符合竞争性谈判条件的，可采用竞争性谈判采购方式。采购部邀请不少于三家供应商进行谈判，通过谈判确定供应商和采购价格。4.单一来源采购符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采用单一来源采购方式的，采购部应组织相关部门进行论证，并报采购决策委员会批准。五、采购预算管理1.预算编制采购部应根据公司年度生产经营计划和采购计划，编制采购预算。采购预算应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、采购时间、采购金额等内容，并按照公司预算管理的要求进行编制和审批。2.预算执行采购部应严格按照采购预算执行采购活动，控制采购成本。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照公司预算管理的规定，履行审批手续。3.预算监督与考核财务部门负责对采购预算的执行情况进行监督和考核，定期对采购成本进行分析和评价。对于采购预算执行不力的部门和个人，应按照公司相关规定进行问责。六、采购风险管理1.风险识别与评估采购部应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险、廉洁风险等，并评估风险发生的可能性和影响程度。2.风险应对措施针对识别出的风险因素，采购部应制定相应的风险应对措施，如建立市场监测机制、加强供应商管理、完善质量控制体系、规范合同签订与执行、加强廉洁教育与监督等，降低风险发生的可能性和影响程度。3.风险监控与预警采购部应建立风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估，及时发现风险变化情况。如发现风险预警信号，应及时采取措施进行处理，并向上级报告。七、采购信息管理1.采购信息收集采购部应收集与采购活动相关的各类信息，如市场价格信息、供应商信息、采购政策法规信息、行业动态信息等，并建立采购信息数据库。2.采购信息分析与利用采购部应定期对采购信息进行分析和研究，为采购决策提供依据。如通过分析市场价格信息，掌握市场价格变化趋势，合理安排采购时机；通过分析供应商信息，评估供应商的综合实力，优化供应商选择等