万科集团采购管理制度

PAGE万科集团采购管理制度一、总则（一）目的本采购管理制度旨在规范万科集团（以下简称“集团”）采购活动，确保采购工作的高效、有序进行，保障集团项目的顺利开展，实现采购成本的合理控制，提高集团整体经济效益，同时维护集团利益及供应商合法权益，促进集团与供应商的良好合作关系。（二）适用范围本制度适用于万科集团总部及各下属公司、项目公司的各类采购活动，包括但不限于工程建设、设备物资、服务等采购项目。（三）基本原则1.合规性原则采购活动必须严格遵守国家法律法规、行业标准以及集团内部相关规定，确保采购行为合法合规。2.经济性原则在满足项目需求的前提下，充分考虑成本因素，通过合理的采购策略和谈判技巧，实现采购成本的最优化，提高集团资金使用效率。3.质量优先原则注重采购物资和服务的质量，优先选择具有良好信誉、产品质量可靠、服务水平高的供应商，确保所采购的物资和服务能够满足集团项目的实际需求和质量标准。4.公平公正原则采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，确保所有潜在供应商都有平等的机会参与竞争，不得偏袒任何一方。在采购决策过程中，应基于客观事实和标准进行评估和选择。5.诚信合作原则与供应商建立诚信合作关系，加强沟通与协作，共同应对项目中的各种问题。在合作过程中，应尊重供应商的合法权益，及时履行合同约定的义务，维护良好的商业信誉。二、采购组织与职责（一）采购决策机构1.集团采购决策委员会成员构成：由集团高层管理人员、相关职能部门负责人等组成。职责：负责审议集团重大采购项目的采购策略、预算安排、供应商选择等重大事项，对采购项目进行宏观决策和指导。2.项目采购决策小组成员构成：由项目公司负责人担任组长，项目相关部门负责人、专业技术人员等为成员。职责：负责具体项目采购活动的决策，根据项目需求制定采购计划，审核采购方案和合同条款，确保采购工作符合项目实际要求。（二）采购执行部门1.集团采购管理中心职责：制定和完善集团采购管理制度、流程和标准，并监督执行情况。建立和维护集团供应商管理体系，对供应商进行评估、选择、考核和管理。负责集团集中采购项目的组织实施，包括采购计划制定、招标采购、谈判签约等工作。协调集团内部各部门之间的采购工作，提供采购相关的咨询和支持服务。监控采购合同的执行情况，处理采购过程中的纠纷和问题，确保采购目标的实现。2.项目公司采购部门职责：根据项目需求和集团采购管理制度，制定本项目的采购计划并组织实施。负责本项目采购供应商的推荐、考察和初步筛选工作，配合集团采购管理中心进行供应商的评估和选择。参与本项目采购合同的起草、谈判和签订工作，并负责合同的执行和跟踪。及时向集团采购管理中心反馈项目采购过程中的问题和需求，协助解决采购过程中的相关事宜。（三）其他相关部门职责1.需求部门职责：根据项目实际需求，提出明确、详细的采购申请，包括采购物资或服务的规格、数量、质量要求、交货时间等。参与采购供应商的考察和评估工作，提供专业意见和建议。配合采购部门进行采购合同的验收工作，确保所采购的物资和服务符合需求部门的要求。2.财务部门职责：负责审核采购预算和成本控制目标，提供财务方面的专业支持和建议。参与采购合同的审核，确保合同条款符合财务规定和集团利益。负责采购款项的支付审核和结算工作，监督采购资金的使用情况，确保资金安全和合理使用。3.法务部门职责：参与采购合同的起草、审核工作，确保合同条款符合法律法规要求，防范法律风险。为采购活动提供法律咨询和支持，处理采购过程中的法律纠纷和问题。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据项目进度和实际需求，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间、预算金额等信息，并提交至本部门负责人审核。2.部门负责人对采购申请的必要性、合理性、准确性进行审核，签署意见后提交至项目采购决策小组或集团采购管理中心。（二）采购审批1.对于金额较小、常规性采购项目，由项目采购决策小组进行审批。审批通过后，项目采购部门按照既定流程组织采购。2.对于金额较大、重大采购项目，需提交集团采购决策委员会进行审批。集团采购管理中心负责收集相关资料，整理采购项目情况汇报，提交至集团采购决策委员会审议。审议通过后，方可开展采购活动。（三）采购计划制定1.采购部门根据审批通过的采购申请，结合项目进度和供应商情况，制定详细的采购计划。采购计划应明确采购方式、采购时间安排、采购流程、采购责任人等内容。2.采购计划需报项目采购决策小组或集团采购管理中心备案，确保采购工作按计划有序进行。（四）供应商选择与管理1.供应商开发采购部门通过多种渠道收集潜在供应商信息，包括市场调研、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选，建立供应商信息库。筛选内容包括供应商的营业执照、资质证书、业绩情况、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.供应商评估采购部门组织相关人员对进入供应商信息库的供应商进行实地考察和评估。评估内容包括企业规模、生产能力及设备状况、质量管理体系、技术研发能力、财务状况、信誉口碑等方面。根据评估结果，对供应商进行打分评级，分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于评级为优秀和良好的供应商，纳入集团合格供应商名录；对于评级为合格的供应商，视情况进行观察或限制合作；对于评级为不合格的供应商，不再与其合作。3.供应商选择根据采购项目的需求和特点，从合格供应商名录中选择合适的供应商参与投标或谈判。对于公开招标项目，采购部门发布招标公告，邀请符合条件的供应商参与投标。按照既定的评标标准进行评标，选择中标供应商。对于非招标项目，采购部门组织与供应商进行谈判，通过综合比较供应商的报价、产品质量、服务承诺等因素，确定最终合作供应商。4.供应商管理采购部门建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估情况、合作历史、合同执行情况等内容。定期对供应商进行考核评价，考核内容包括产品质量、交货期、价格水平、售后服务等方面。根据考核结果，对供应商进行奖惩，如增加或减少采购份额、调整合作价格、暂停合作等。加强与供应商的沟通与协作，定期召开供应商会议，及时了解供应商的经营状况和市场动态，共同解决合作过程中出现的问题。（五）采购实施1.采购方式选择根据采购项目的性质、金额、时间要求等因素，选择合适的采购方式。常见的采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。公开招标适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目；邀请招标适用于具有特定资格要求或供应商数量有限的项目；竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目；单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目；询价采购适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的项目。2.采购文件编制采购部门根据采购方式和项目需求，编制相应的采购文件。采购文件应包括采购公告（招标书、谈判文件、询价通知书等）、采购合同条款、技术规格要求、评标标准等内容。采购文件应明确采购项目的各项要求和标准，确保供应商能够准确理解采购需求，为采购活动的顺利开展提供依据。3.采购活动组织对于招标采购项目，采购部门按照既定的招标程序组织开标、评标、定标等活动，并做好相关记录。开标过程应公开、公正，评标过程应严格按照评标标准进行评审，确保评标结果的公平性和公正性。对于谈判采购项目，采购部门组织与供应商进行谈判，明确谈判议程和规则，记录谈判过程和结果。谈判过程应注重沟通与协商，寻求双方利益的平衡点，达成合作共识。对于询价采购项目，采购部门向多家供应商发出询价通知书，要求供应商在规定时间内报价。采购部门对供应商的报价进行比较和分析，选择报价合理、满足需求的供应商作为成交供应商。（六）合同签订与执行1.合同签订采购部门根据采购结果，起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款。采购合同初稿提交至法务部门审核，确保合同条款符合法律法规要求，不存在法律风险。法务部门审核通过后，采购部门与供应商签订正式采购合同。采购合同签订后，应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门，以便各部门做好合同执行和监督工作。2.合同执行采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按照合同约定履行义务。需求部门应按照合同约定及时接收采购物资或服务，并进行验收。验收合格后，出具验收报告。如发现物资或服务存在质量问题或其他不符合合同约定的情况，需求部门应及时通知采购部门，采购部门负责与供应商协商解决。财务部门按照合同约定的付款方式和时间，审核采购款项支付申请，并及时安排付款。（七）采购验收1.采购物资或服务到货后，需求部门应按照合同约定的验收标准和方法进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、质量、性能等方面，以及服务是否满足合同要求。2.验收过程中，需求部门可邀请专业技术人员或第三方检测机构参与。验收合格后，需求部门出具《采购验收报告》，明确验收结论。3.如验收不合格，需求部门应及时通知采购部门，采购部门负责与供应商协商解决。供应商应在规定时间内采取整改措施或重新提供合格物资或服务。整改或重新提供后，需再次进行验收，直至验收合格为止。（八）采购付款1.财务部门根据采购合同约定和验收报告，审核采购款项支付申请。支付申请应包括采购合同编号、供应商名称、采购金额、已付款金额、本次申请付款金额等信息。2.审核通过后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间安排付款。付款方式通常包括支票支付、银行转账、电汇等。3.财务部门应做好采购付款记录，定期与采购部门核对付款情况，确保采购款项支付准确无误。四、采购风险管理（一）风险识别1.供应商风险供应商可能存在产品质量问题、交货延迟、售后服务不到位等情况，影响集团项目的顺利进行。供应商可能因经营不善、破产等原因无法履行合同义务，导致集团遭受经济损失。2.采购价格风险市场价格波动可能导致采购成本增加，影响集团经济效益。采购过程中可能存在价格欺诈、不正当竞争等行为，导致采购价格不合理。3.合同风险采购合同条款可能存在漏洞或歧义，导致在合同执行过程中出现纠纷和争议。合同签订后，供应商可能不履行合同义务，或因不可抗力等原因无法履行合同，给集团带来损失。（二）风险评估1.采购管理部门定期对采购风险进行评估和分析，确定风险发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，对风险进行分级管理，分为高风险、中风险、低风险三个等级。2.对于高风险采购项目，应制定专门的风险应对措施，并加强监控和管理；对于中风险采购项目，应采取适当的风险控制措施，降低风险发生的可能性和影响程度；对于低风险采购项目，可进行常规管理，定期关注风险变化情况。（三）风险应对措施1.供应商风险管理加强供应商评估和选择，选择信誉良好、实力雄厚、产品质量可靠且具备良好履约能力的供应商。与供应商签订详细、明确的采购合同，明确双方的权利和义务，包括违约责任、赔偿条款等，以约束供应商的行为。建立供应商考核评价机制，定期对供应商进行考核评价，及时发现和解决供应商存在的问题。对于表现不佳的供应商，采取警告、减少采购份额、暂停合作等措施，直至更换供应商。与供应商保持密切沟通与协作，及时了解供应商的经营状况和市场动态，共同应对可能出现的风险。同时，要求供应商提供必要的担保或保险，以降低因供应商原因导致的风险损失。2.采购价格风险管理建立市场价格监测机制，及时掌握市场价格动态，为采购决策提供参考依据。在采购谈判过程中，充分运用谈判技巧，争取合理的采购价格。同时，通过招标、询价等多种采购方式，引入竞争机制，降低采购价格。与供应商签订价格调整条款，根据市场价格波动情况，合理调整采购价格，避免因价格波动导致的成本增加。对于价格波动较大的物资或服务，可采用套期保值等金融工具进行风险管理。3.合同风险管理加强采购合同的起草和审核工作，确保合同条款严谨、明确、合法，避免出现漏洞和歧义。合同条款应涵盖采购物资或服务的各项要求、双方的权利义务、违约责任、争议解决方式等内容。组织相关部门对采购合同进行会审，充分听取需求部门、财务部门、法务部门等的意见和建议，确保合同符合集团利益和法律法规要求。在合同执行过程中，严格按照合同约定履行义务，同时加强对合同执行情况的监督和检查。如发现合同执行过程中出现问题，及时与供应商协商解决，并做好记录。对于可能导致合同纠纷的问题，及时咨询法务部门，采取有效的应对措施，防范法律风险。五、采购监督与审计（一）内部监督1.集团采购管理中心负责对集团采购活动进行日常监督，定期检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与执行情况、供应商管理情况等。2.内部审计部门定期对采购项目进行审计，审查采购项目的合规性、经济性、效益性等方面。审计内容包括采购申请的合理性、采购方式的选择、采购文件的编制、评标过程及结果、合同签订与执行、采购付款等环节。3.需求部门、财务部门等相关部门应积极配合采购监督工作，及时反馈采购过程中发现的问题和情况，协助采购管理中心和内部审计部门做好监督和审计工作。（二）外部监督1.接受政府相关部门的监督检查，积极配合政府部门对采购活动的监管