万科采购流程制度

PAGE万科采购流程制度一、总则（一）目的本制度旨在规范万科集团（以下简称“集团”）采购流程，确保采购活动合法合规、高效有序，保障集团项目顺利推进，提高采购质量，降低采购成本，维护集团利益。（二）适用范围本制度适用于万科集团总部及各下属公司（以下统称“公司”）的各类采购活动，包括但不限于工程建设、物资设备、服务等采购项目。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护市场竞争秩序，保障所有潜在供应商平等参与竞争。3.成本效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑成本因素，优化采购方案，实现采购成本与效益的平衡。4.风险管理原则：对采购过程中的风险进行识别、评估和控制，确保采购活动安全可靠。5.廉洁自律原则：采购人员应严格遵守廉洁自律规定，杜绝腐败行为，维护集团良好形象。二、采购组织与职责（一）采购决策机构1.采购决策委员会：由集团高层管理人员、相关部门负责人等组成，负责审议重大采购项目的采购策略、预算、供应商选择等重要事项，对采购决策提供指导和监督。2.项目采购决策小组：针对具体采购项目，由项目负责人、相关专业人员等组成，负责制定项目采购计划，审核采购文件，参与供应商评审等工作，确保采购活动符合项目需求。（二）采购执行部门及职责1.采购部门：作为采购活动的执行主体，负责制定采购计划，组织采购招标、谈判等活动，与供应商沟通协调，签订采购合同，跟踪采购进度，验收采购物资等工作。2.需求部门：提出采购需求，提供技术规格、质量标准等相关要求，参与采购文件审核，协助采购部门进行供应商评审，负责采购物资的验收和使用反馈。（三）其他相关部门职责1.法务部门：负责审核采购合同的合法性、合规性，提供法律咨询和支持，防范法律风险。2.财务部门：参与采购预算编制，审核采购资金支付申请，对采购成本进行核算和分析，提供财务支持和监督。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况，防范舞弊行为，确保采购活动规范透明。三、采购计划管理（一）采购需求预测1.需求部门应根据项目进度、业务发展规划等，提前对采购需求进行预测，制定需求预测报告，明确采购物资或服务的名称、规格、数量、时间等要求。2.采购部门应定期收集需求部门提供的需求预测信息，结合市场动态、库存情况等因素，对采购需求进行综合分析和评估，为制定采购计划提供依据。（二）采购计划编制1.采购部门根据需求预测结果，结合采购周期、资金预算等因素编制采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购时间、采购方式等内容。2.采购计划应按照项目重要性、紧急程度等进行分类排序，优先保障重点项目和紧急需求的采购。3.采购计划编制完成后，应提交采购决策机构或项目采购决策小组进行审核，审核通过后方可实施。(三)采购计划调整1.在采购计划执行过程中，如因项目变更、市场变化等原因需要调整采购计划，需求部门应及时向采购部门提出申请，并提供相关证明材料。2.采购部门应根据需求部门的申请，对采购计划进行评估和调整，调整后的采购计划应重新提交审核。3.采购计划调整涉及预算变更的，应按照集团预算管理规定进行审批和调整。四、采购方式选择（一）公开招标1.公开招标适用于达到集团规定招标规模标准、技术规格明确、市场竞争充分的采购项目。2.采购部门应按照相关法律法规和集团招标管理规定，制定公开招标文件，明确招标项目的技术要求、商务条款、评标标准等内容。3.通过集团招标平台或指定媒体发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。4.组织开标、评标活动，按照评标标准进行评审，确定中标供应商。（二）邀请招标1.邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目；或采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。2.采购部门应根据项目特点和供应商库情况，选择不少于三家符合条件的供应商发出邀请招标邀请书。3.组织邀请招标开标、评标活动，确定中标供应商。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目；不能事先计算出价格总额的项目。2.采购部门应制定竞争性谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、评审标准等。3.与不少于三家供应商进行谈判，在谈判过程中，采购人员应严格按照谈判文件要求进行谈判，不得泄露谈判底价等信息。4.根据谈判结果，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的项目；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套性的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采购部门应提供单一来源采购申请报告，说明采用单一来源采购的理由、供应商情况等，并提交采购决策机构或项目采购决策小组进行审批。3.审批通过后，与选定的供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价采购1.询价采购适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购部门应向不少于三家供应商发出询价通知书，要求供应商在规定时间内报价。2.对供应商的报价进行比较和评估，选择报价合理、符合要求的供应商作为成交供应商。五、供应商管理（一）供应商准入1.采购部门应建立供应商准入制度，明确供应商准入条件，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.供应商应向采购部门提交准入申请，并提供相关证明材料，采购部门对供应商提交的申请和材料进行审核。3.审核通过的供应商纳入供应商库管理，采购部门定期对供应商库进行更新和维护。（二）供应商评价与考核1.采购部门应定期组织对供应商的评价与考核，评价内容包括供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面。2.建立供应商评价指标体系，采用定量与定性相结合的方式对供应商进行评价。3.根据评价结果，对供应商进行分类管理，对于评价优秀的供应商给予优先合作机会，对于评价不合格的供应商进行警告、暂停合作或淘汰处理。（三）供应商激励与约束1.建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予表彰、奖励、优先合作机会等激励措施，提高供应商的积极性和合作意愿。2.建立供应商约束机制，对于违反合同约定、提供不合格产品或服务的供应商，按照合同约定追究其违约责任，情节严重的，取消其供应商资格。六、采购文件管理（一）采购文件编制1.采购部门应根据采购方式和项目需求，编制采购文件，采购文件应包括采购项目的技术要求、商务条款、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件应明确、清晰、完整，避免出现模糊不清或歧义性条款，确保供应商能够准确理解采购要求。3.采购文件编制过程中，应充分征求需求部门、法务部门、财务部门等相关部门的意见，确保采购文件合法合规、科学合理。（二）采购文件审核1.采购文件编制完成后，应提交采购决策机构或项目采购决策小组进行审核。2.审核部门应重点审核采购文件的合法性合规性、技术要求合理性、商务条款公平性、评标标准公正性等内容，提出审核意见。3.采购部门根据审核意见对采购文件进行修改完善，确保采购文件符合要求。（三）采购文件发放与接收1.采购部门应按照规定的方式和时间向潜在供应商发放采购文件，确保供应商能够及时获取采购文件。2.采购部门应要求供应商在规定时间内提交采购文件的响应文件，对供应商提交的响应文件进行签收和登记。七、采购招标与谈判管理（一）招标与谈判准备1.采购部门应组建招标或谈判小组，明确小组成员的职责分工。2.组织招标或谈判小组对采购文件进行学习和研究，熟悉采购项目的要求和评标标准。3.确定招标或谈判的时间、地点、议程等事项，并通知相关供应商。（二）开标与谈判过程管理1.开标过程中，采购人员应按照规定程序进行开标，唱标、记录等工作，确保开标过程公开、公正、透明，并对开标过程进行记录。2.谈判过程中，采购人员应严格按照谈判文件要求进行谈判，不得泄露谈判底价等信息，对谈判过程进行记录。3.招标或谈判小组应认真听取供应商的陈述和报价，对供应商的响应文件进行评审和比较，提出评审意见。（三）中标供应商确定1.招标或谈判结束后，招标或谈判小组应根据评审意见，按照评标标准确定中标供应商或成交供应商。2.采购部门应及时向中标供应商或成交供应商发出中标通知书或成交通知书，并通知未中标供应商。八、采购合同管理（一）采购合同签订1.采购部门应在中标通知书或成交通知书发出后，按照采购文件和中标供应商或成交供应商的响应文件，与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确双方的权利义务、采购物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等内容。3.采购合同签订前，应提交法务部门进行审核，审核通过后方可签订。（二）采购合同履行1.采购部门应跟踪采购合同的履行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按照合同约定履行义务。2.需求部门应配合采购部门做好采购合同的履行工作，按照合同约定及时验收采购物资或服务，提供验收报告。3.如因供应商原因导致合同无法履行或需要变更合同条款的，采购部门应及时与供应商协商解决，并按照合同约定追究供应商的违约责任。（三）采购合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因不可抗力、项目变更等原因需要变更或解除采购合同的，采购部门应及时与供应商协商，并签订变更或解除协议。2.采购合同变更或解除协议应明确变更或解除的原因、内容、双方的权利义务等事项，并提交法务部门进行审核。3.采购合同变更或解除涉及费用调整的，应按照集团财务管理规定进行处理。九、采购验收管理（一）验收准备1.需求部门应在采购物资或服务到货前，制定验收方案，明确验收标准、验收流程、验收人员等内容。2.采购部门应提前通知需求部门和相关人员做好验收准备工作。（二）验收实施1.采购物资或服务到货后，需求部门应按照验收方案组织验收工作，验收人员应认真核对采购物资或服务的名称、规格、数量、质量等是否符合合同约定。2.验收过程中，可邀请专业机构或人员进行检测、检验，确保验收结果准确可靠。3.验收人员应填写验收报告，详细记录验收情况，验收报告应由验收人员签字确认。（三）验收结果处理1.如果验收合格，需求部门应出具验收合格证明，采购部门按照合同约定办理付款手续。2.如果验收不合格，需求部门应及时通知采购部门，采购部门应与供应商协商解决，要求供应商采取整改、换货、退货等措施，直至验收合格。3.因验收不合格给集团造成损失的，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。十、采购付款管理（一）付款申请1.采购部门应在采购合同约定的付款节点前，根据合同执行情况和验收结果，向财务部门提交付款申请。2.付款申请应包括采购合同编号、供应商名称、付款金额、付款理由、付款方式及收款账号等信息，并附采购合同、验收报告、发票等相关证明材料。（二）付款审核1.财务部门收到付款申请后，应按照集团财务管理制度和相关规定进行审核。2.审核内容包括采购合同的执行情况、验收结果的真实性、发票的合规性、付款金额的准确性等。3.财务部门审核通过后，提交集团财务负责人审批。（三）付款执行1.经集团财务负责人审批通过后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间进行付款。2.付款过程中，财务部门应做好付款记录，确保付款信息准确无误。3.如因供应商原因导致付款延迟或出现其他付款问题，财务部门应及时与采购部门沟通协调，采取相应措施解决。十一、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，包括市场风险、供应商风险、合同风险、质量风险、资金风险等。2.采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。（二）风险应对措施1.针对不同类型的风险，制定相应的风险应对措施。对于市场风险，应加强市场监测和分析，及时调整采购策略；对于供应商风险，应加强供应商管理，建立供应商风险预警机制；对于合同风险，应加强合同审核和管理，明确双方权利义务；对于质量风险，应加强验收管理，严格把控质量标准；对于资金风险，应加强资金预算管理，合理安排资金支付。2.定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时调整和完善风险应对措施，确保风险得到有效控制。