万科招标采购制度

PAGE万科招标采购制度一、总则（一）目的本制度旨在规范万科集团及各下属公司（以下统称“公司”）的招标采购活动，确保采购过程的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，维护公司利益。（二）适用范围本制度适用于公司所有项目的工程、货物及服务类招标采购活动，包括但不限于建筑工程、装修工程、设备采购、材料采购、咨询服务、物业服务等。（三）基本原则1.依法合规原则：招标采购活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保程序合法、合规。2.公平公正原则：对待所有潜在供应商，提供平等的竞争机会，不偏袒任何一方。3.公开透明原则：招标采购信息公开，采购过程透明，接受公司内部和外部监督。4.择优选择原则：综合评估供应商的资质、信誉、产品质量、价格、服务等因素，选择最优供应商。5.成本效益原则：在保证采购质量的前提下，合理控制采购成本，提高采购效益。二、职责分工（一）采购部门职责1.负责制定采购计划，明确采购需求和预算。2.组织招标采购活动，包括编制招标文件、发布招标公告、邀请潜在供应商、组织开标评标等。3.对供应商进行资格审查和评估，建立供应商库。4.签订采购合同，并跟踪合同执行情况。5.协调解决采购过程中的问题和纠纷。（二）需求部门职责1.提出采购需求，提供技术规格、质量标准等详细要求。2.参与招标文件的编制和评审，提供专业意见。3.协助采购部门进行供应商考察和评估。4.负责验收采购货物和服务，反馈使用情况。（三）法务部门职责1.审查招标采购文件和合同，确保符合法律法规要求。2.提供法律咨询和支持，处理采购过程中的法律事务。3.参与重大采购项目的谈判和决策。（四）审计部门职责1.对招标采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性和采购结果的合理性。2.对采购合同进行审计，防范合同风险。3.提出审计意见和建议，促进采购管理水平的提高。（五）其他部门职责根据公司规定和工作需要，配合采购部门开展招标采购相关工作。三、招标采购流程（一）采购计划制定1.需求收集：需求部门根据项目进度和实际需求，定期收集采购需求信息，并提交给采购部门。2.计划编制：采购部门结合需求部门提供的信息，综合考虑项目预算、时间安排等因素，编制采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、预算、采购时间节点等内容。3.计划审批：采购计划经需求部门负责人、采购部门负责人审核后，报公司分管领导审批。重大采购项目的采购计划需经公司总经理审批。（二）供应商选择1.供应商库建立：采购部门负责建立供应商库，对供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、产品质量、价格水平、售后服务等进行登记和评估。2.供应商邀请：根据采购项目的特点和要求，采购部门从供应商库中筛选出潜在供应商，并向其发出招标邀请。对于未纳入供应商库的供应商，采购部门可通过公开招标公告、行业推荐、供应商自荐等方式邀请其参与投标。3.资格审查：采购部门对潜在供应商进行资格审查，核实其营业执照、资质证书、安全生产许可证等相关证件的真实性和有效性，确保其具备承担采购项目的能力和条件。4.实地考察：对于重要采购项目，采购部门组织需求部门等相关人员对潜在供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、生产设备、技术水平、售后服务等情况，评估其是否符合采购要求。（三）招标文件编制1.文件起草：采购部门根据采购项目的需求和特点，编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标须知、技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容。2.文件审核：招标文件编制完成后，采购部门提交给需求部门、法务部门、审计部门等相关部门进行审核。审核内容包括文件的完整性、准确性、合规性、公正性等方面。各部门应提出审核意见，采购部门根据审核意见进行修改和完善。3.文件发布：经审核通过的招标文件，采购部门通过公司内部网站、招标平台、电子邮件等方式向潜在供应商发布。（四）投标文件接收与开标评标1.投标文件接收：采购部门负责接收潜在供应商提交的投标文件，并对投标文件进行登记和编号。投标文件应密封包装，并在规定的投标截止时间前送达指定地点。2.开标：采购部门按照招标文件规定的时间和地点组织开标会议。开标会议由采购部门主持，邀请需求部门、法务部门、审计部门等相关人员参加。开标时，当众拆封投标文件，宣读投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等。3.评标：采购部门组织评标委员会对投标文件进行评审。评标委员会由采购部门、需求部门、法务部门、审计部门等相关人员组成，必要时可邀请外部专家参与。评标委员会按照评标标准对投标文件进行综合评审，推荐中标候选人。（五）中标通知与合同签订1.中标通知：采购部门根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商，并向其发出中标通知书。中标通知书应明确中标项目的名称、规格型号、数量、价格、交货期、服务要求等内容，并告知其在规定时间内签订合同。2.合同签订：中标供应商收到中标通知书后，应在规定时间内与采购部门签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括货物或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。合同签订前，采购部门应将合同文本提交给法务部门进行审核，确保合同符合法律法规要求。（六）合同执行与验收1.合同执行：采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。采购部门负责跟踪合同执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。2.验收：需求部门负责组织对采购货物和服务进行验收。验收应按照合同约定的质量标准和验收方式进行，确保采购货物和服务符合要求。验收合格后，需求部门应出具验收报告。四、招标采购方式根据采购项目的特点和金额大小，公司采用以下招标采购方式：1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。通过公开招标公告，邀请不特定的潜在供应商参与投标，以充分竞争，选择最优供应商。2.邀请招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商数量有限的项目。采购部门从供应商库中或通过其他渠道筛选出若干家潜在供应商，向其发出招标邀请，邀请其参与投标。3.竞争性谈判：适用于采购时间紧迫、技术复杂、市场竞争不充分的项目。采购部门与不少于三家的供应商进行谈判，通过比较供应商的报价、技术方案、服务承诺等因素，确定成交供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。采购部门应提供充分的理由和依据，并按照公司规定的程序进行审批后实施单一来源采购。五、评标标准评标委员会应根据采购项目的特点和要求，制定科学合理的评标标准。评标标准应包括以下方面：1.商务条款：包括投标报价、交货期、付款方式、售后服务承诺等。2.技术条款：包括技术规格、技术方案、技术水平、产品质量等。3.资质信誉：包括供应商的营业执照、资质证书、业绩情况、信誉评价等。4.其他因素：根据采购项目的特殊要求，可设置其他评标因素，如环保要求、创新能力等。评标委员会应按照评标标准对投标文件进行综合评审，以确保选择出最符合采购要求的供应商。六、监督与检查公司建立健全招标采购监督机制，对招标采购活动进行全过程监督检查。1.内部监督：采购部门应定期对招标采购活动进行自查，发现问题及时整改。法务部门、审计部门等相关部门应定期对招标采购活动进行专项检查，检查内容包括