询价工作制度

PAGE询价工作制度一、总则（一）目的为规范公司询价工作流程，确保询价活动的公正、透明、高效，合理控制采购成本，保障公司利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门涉及物资采购、服务采购等各类询价活动。（三）基本原则1.合法合规原则：询价工作必须严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保各项活动合法合规。2.公正透明原则：询价过程应公开、公平、公正，避免暗箱操作，保障所有参与供应商享有平等的机会。3.成本效益原则：在保证采购物资和服务质量的前提下，通过合理询价，降低采购成本，提高公司经济效益。4.诚实守信原则：参与询价各方应诚实守信，如实提供信息，不得隐瞒或虚报重要事项。二、询价流程（一）需求提出1.各部门根据业务需要，填写《询价申请表》，详细说明所需物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间、交货地点等信息。2.《询价申请表》需经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）询价准备1.采购部门接到《询价申请表》后，安排专人负责询价工作。2.询价人员收集与采购需求相关的市场信息，包括但不限于供应商资料、产品价格、质量标准、售后服务等。3.根据采购需求，确定询价范围，选择合适的供应商进行询价。询价范围应涵盖多个潜在供应商，以确保能够获取具有竞争力的报价。（三）询价实施1.通过邮件、电话、传真、询价函等方式向选定的供应商发送询价文件。询价文件应明确采购需求、报价要求、交货时间、付款方式等关键信息。2.要求供应商在规定时间内以书面形式回复询价，报价应包含物资或服务的单价、总价、交货期、质量保证等详细内容。3.对于重要采购项目，可组织供应商进行现场考察或召开询价会议，以便更全面地了解供应商情况和产品信息。（四）报价评审1.采购部门收到供应商报价后，及时组织相关人员进行评审。评审人员应包括采购人员、技术人员、财务人员等，必要时可邀请外部专家参与。2.评审内容主要包括报价的合理性、产品质量、交货期、售后服务、供应商信誉等方面。3.对各供应商的报价进行比较分析，评估其性价比，选择最优供应商。如出现多个供应商报价相近且均满足采购要求的情况，可进一步协商谈判，争取更有利条件。（五）合同签订1.确定中标供应商后，采购部门应及时与供应商签订采购合同。合同内容应明确双方权利义务关系，包括物资或服务的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款。2.合同签订前，需经公司法律部门审核，确保合同合法有效。3.合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自职责。三、询价人员职责（一）采购部门询价人员职责1.负责询价工作的具体实施，按照规定流程向供应商发送询价文件，并及时收集、整理供应商报价信息。2.对供应商报价进行初步分析，协助评审小组进行报价评审工作。3.与供应商保持沟通，解答供应商关于询价文件的疑问，反馈评审意见。4.负责采购合同的起草、签订及执行跟踪等工作。（二）技术人员职责1.参与询价文件的编制，提供技术方面的支持和建议，明确采购物资或服务的技术要求。2.对供应商提供的产品技术方案进行评估，判断其是否满足公司技术需求。3.在报价评审过程中，从技术角度对供应商进行评价，为选择最优供应商提供技术依据。（三）财务人员职责1.参与询价工作，对采购成本进行核算和分析，提供财务方面的专业意见。2.审核供应商报价的合理性，评估采购项目对公司财务状况的影响。3.在合同签订前，对付款方式、结算条款等进行审核，确保公司资金安全和利益最大化。四、供应商管理（一）供应商选择1.建立供应商准入机制，制定供应商选择标准，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.通过多种渠道收集供应商信息，如市场调研、行业推荐、供应商自荐等，并对收集到的信息进行整理和评估。3.对潜在供应商进行实地考察或资质审核，确保其符合公司供应商选择标准。考察内容包括生产经营场所、生产设备、质量管理体系等。（二）供应商评价1.建立供应商评价体系，定期对供应商进行评价。评价指标包括产品质量合格率、交货准时率、售后服务满意度、价格合理性等。2.采购部门负责收集供应商评价数据，组织相关人员进行评价打分。评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.根据供应商评价结果，对表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会；对表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰处理。（三）供应商档案管理1.为每个供应商建立档案，记录其基本信息、资质证明、合作历史、评价结果等内容。2.供应商档案应及时更新，确保信息的准确性和完整性。3.采购部门负责供应商档案的保管和维护，以便随时查阅和参考。五、监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对询价工作进行监督检查，重点检查询价流程是否规范、采购决策是否公正、供应商选择是否合理等方面。2.采购部门应定期向公司管理层汇报询价工作进展情况，接受管理层的监督和指导。3.公司员工有权对询价工作中的违规行为进行举报，公司将对举报信息进行及时核实和处理。（二）外部审计1.必要时，公司可委托外部审计机构对询价工作进行专项审计，确保询价活动符合法律法规和公司制度要求。2.外部审计机构出具的审计报告应作为公司改进询价工作的重要参考依据。六、保密规定（一）信息保密范围1.在询价过程中涉及的公司商业秘密、采购需求、供应商报价等信息均属于保密范围。2.参与询价工作的所有人员应严格遵守保密规定，不得向无关人员泄露相关信息。（二）保密措施1.对涉及保密信息的文件资料进行严格管理，标明保密标识，限制查阅范围。2.采用加密存储、传输等技术手段，确保保密信息在电子媒介中的安全性。3.与供应商签订保密协议，明确双方在保密方面的权利和义务，要求供应商对公司提供的保密信息予以保密。（三）违规处理1.对于违反保密规定的人员，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分，包括警告、罚款、解除劳动合同等。2.如因泄密行为给公司造成损失的，公司将依法追究相关人