询价小组工作制度

PAGE询价小组工作制度一、总则（一）目的为规范公司询价小组的工作程序，确保采购询价活动的公正、公平、公开，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购物资和服务的质量，特制定本工作制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购项目中询价小组的组建、工作流程及相关活动。（三）基本原则1.合法性原则：询价小组的工作必须遵守国家法律法规及公司相关规定，确保采购活动合法合规。2.公正性原则：询价小组应客观公正地对待每一个供应商，不偏袒任何一方，保证采购结果公平合理。3.保密性原则：在询价过程中涉及的商业机密、供应商信息等应严格保密，不得泄露。4.效率原则：在保证采购质量的前提下，尽可能简化工作流程，提高询价工作效率，及时满足公司业务需求。二、询价小组的组成（一）成员构成询价小组由采购部门、技术部门、财务部门及相关业务部门的人员组成，一般不少于三人。成员应具备以下条件：1.熟悉采购业务：了解公司采购需求、市场行情及相关采购政策法规。2.具备专业知识：根据采购项目的性质，具备相应的技术、财务等专业知识。3.责任心强：能够认真履行职责，对询价结果负责。（二）成员职责1.采购部门成员负责组织询价小组的组建和询价活动的开展。提供采购项目的基本信息，包括采购需求、预算等。协调与供应商的沟通联系，安排询价会议等相关事宜。根据询价结果，提出采购建议。2.技术部门成员对采购物资或服务的技术要求进行审核和解释。参与供应商技术方案的评估，提供技术专业意见。协助判断供应商提供的产品或服务是否满足公司技术需求。3.财务部门成员审核采购项目的预算和成本控制要求。对询价过程中的价格合理性进行分析和评估。参与采购合同的财务条款审核，确保公司财务利益。4.相关业务部门成员根据业务需求，提供采购项目的具体要求和使用意见。协助评估供应商的产品或服务对业务的适用性和影响。参与采购合同的业务条款审核，保障业务顺利开展。（三）组长职责询价小组设组长一名，由采购部门负责人担任或由公司指定人员担任。组长职责如下：1.负责召集和主持询价小组会议，组织开展询价工作。2.协调小组成员之间的工作，确保询价活动顺利进行。3.对询价过程中的重大事项进行决策，审核询价结果。4.负责与公司内部相关部门及领导沟通汇报询价工作进展情况。三、询价程序（一）采购申请各部门根据业务需求，填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、技术要求、预算金额、预计到货时间等信息，并提交至采购部门。（二）采购需求审核采购部门收到采购申请后，对采购需求进行初步审核，包括需求的合理性、合规性、预算的准确性等。如发现问题，及时与申请部门沟通协调，进行修改完善。审核通过后，启动询价程序。（三）供应商选择1.供应商库筛选：采购部门从公司已建立的供应商库中筛选出符合采购项目要求的潜在供应商名单。供应商库应定期更新和维护，确保入库供应商具备良好的信誉、生产能力和产品质量。2.市场调研：对于库中没有合适供应商的采购项目，采购部门通过网络搜索、行业展会、供应商推荐等方式进行市场调研，收集潜在供应商信息。3.供应商资格审查：询价小组对潜在供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证、业绩情况、信誉状况等。只有通过资格审查的供应商才能进入询价环节。（四）询价文件编制采购部门根据采购项目需求，编制询价文件。询价文件应包括以下内容：1.采购项目概述：简要说明采购项目的名称、背景、采购范围等。2.技术规格要求：详细描述采购物资或服务的技术标准、质量要求、性能指标等。3.商务条款：包括交货期、交货地点、付款方式、售后服务等。4.报价要求：明确报价的格式、内容、有效期等。5.供应商须知：告知供应商询价活动的规则、程序、注意事项等。（五）询价发放采购部门将询价文件以书面或电子形式发送给通过资格审查的供应商，要求供应商在规定的时间内进行报价。询价文件应明确告知供应商报价的截止时间、送达方式等。（六）报价接收与整理1.报价接收：采购部门负责接收供应商的报价文件，对报价文件的完整性、有效性进行检查。如发现报价文件不符合要求，应及时通知供应商进行补充或修正。2.报价整理：采购部门对收到的报价进行整理，将报价信息录入电子表格，包括供应商名称、报价金额、交货期、售后服务承诺等内容，并进行分类汇总。（七）询价评审1.初步评审询价小组对供应商的报价文件进行初步评审，审查报价文件是否响应询价文件的要求，包括技术规格、商务条款、报价有效期等。对于未实质性响应询价文件要求的报价，予以否决。对通过初步评审的报价进行算术性修正，如单价与总价的计算错误、小数点位数错误等。修正后的报价经供应商确认后作为评审依据。2.详细评审价格比较：询价小组对通过初步评审的供应商报价进行比较，分析各供应商报价的合理性。在价格比较时，应综合考虑产品质量、交货期、售后服务等因素，不能单纯以价格最低为唯一标准。技术评估：技术部门成员对供应商提供的技术方案进行评估，判断其是否满足采购项目的技术要求。对于技术复杂的采购项目，可要求供应商进行技术澄清或现场演示。商务评估：财务部门及相关业务部门成员对供应商的商务条款响应情况进行评估，包括交货期、付款方式、售后服务等。评估商务条款是否符合公司利益和业务需求。综合评分：询价小组根据价格、技术、商务等方面的评审情况，对各供应商进行综合评分。评分标准应在询价文件中明确规定，一般可采用百分制，其中价格分占一定比例，技术分和商务分占一定比例。具体比例可根据采购项目的特点和需求进行调整。（八）询价结果确定1.根据综合评分结果，询价小组推荐得分最高的供应商为第一中标候选人，得分次高的为第二中标候选人，以此类推。2.如出现两个或以上供应商综合得分相同的情况，询价小组应根据采购项目的实际需求，进一步比较各供应商在价格、技术、商务等方面的优势，确定中标候选人顺序。3.询价小组将询价结果以书面形式报告公司领导审批。经领导批准后，采购部门向中标候选人发出中标通知书，并通知未中标供应商。四、采购合同签订与执行（一）合同签订1.采购部门根据中标结果，与中标供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同签订前，应提交公司法律部门或法律顾问进行审核，确保合同的合法性、完整性和有效性。审核通过后，方可签订合同。（二）合同执行1.采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交付采购物资或服务。2.供应商交付货物时，采购部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括货物的数量、规格、质量、外观等是否符合合同要求。验收合格后，办理入库手续或服务确认手续。3.如在合同执行过程中出现问题，如供应商交货延迟、产品质量不合格等，采购部门应及时与供应商协商解决。协商不成的，可按照合同约定的争议解决方式进行处理，如仲裁或诉讼。五、监督与管理（一）内部监督1.公司审计部门定期对询价小组的工作进行审计监督，检查询价程序是否合规、询价文件是否完整、评审过程是否公正、采购结果是否合理等。2.公司纪检监察部门对询价小组成员在询价活动中的廉洁自律情况进行监督，防止出现违规违纪行为。（二）投诉处理1.供应商如对询价结果有异议，可在规定时间内向公司提出书面投诉。投诉内容应包括投诉事项及理由、相关证明材料等。2.公司收到投诉后，应及时进行调查核实。如投诉属实，应根据情况对询价结果进行调整，并追究相关人员的责任。（三）档案管理采购部门负责建立询价小组工作档案，将采购申请、询价文件、供应商报价文件、评审记录、询价结果、采购合同等相关资料进行整理归档，保存期限按照公司档案管理规定执行。档案资料应妥善保管，以备查阅。六、培训与考核（一）培训1.定期组织询价小组成员参加采购业务培训，包括法律法规、采购流程、谈判技巧、市场调研等方面的内容，提高成员的业务水平和综合素质。2.根据采购业务发展和实际工作需要，邀请外部专家或行业资深人士进行专题讲座，拓宽成员的视野和思路。（二）考核1.建立询价小组成员考核制度，对成员的工作表现进行定期考核。考核内容包括工作态度、业务能力、工作业绩等方面。2.考核结果作为成员绩效评价、晋升、