政协档案工作制度

PAGE政协档案工作制度一、总则（一）目的为加强政协档案工作的规范化、科学化管理，有效保护和利用档案资源，更好地服务政协履行职能，依据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合政协工作实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于政协机关各部门及所属单位的档案工作。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则。政协机关设立档案工作领导小组，统一领导档案工作；各部门负责本部门档案的收集、整理、保管等工作，并接受机关档案部门的监督指导。2.完整准确、系统安全原则。确保档案的齐全完整、真实准确，维护档案的系统性和安全性，防止档案损坏、丢失和泄密。3.便于利用原则。充分发挥档案的作用，方便政协委员、机关工作人员及社会各界对档案的查阅利用。二、档案管理机构及职责（一）档案工作领导小组1.组成由政协秘书长担任组长，各部门负责人为成员。2.职责（1）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，审定政协档案工作制度、发展规划和年度计划。（2）协调解决档案工作中的重大问题，保障档案工作所需的经费、设备等条件。（3）对档案工作进行监督检查和考核评价。（二）档案部门1.配备设立专门的档案管理部门，配备与档案管理工作相适应的专职档案人员。2.职责（1）贯彻执行档案工作制度，制定档案工作具体业务规范和流程。（2）负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用等工作。（3）指导各部门档案工作，开展档案业务培训和交流。（4）负责档案信息化建设，推进档案数字化管理。（5）定期向档案工作领导小组汇报档案工作情况。（三）各部门1.设立兼职档案员各部门指定一名兼职档案员，负责本部门档案的日常收集、整理和移交等工作。2.职责（1）负责收集、整理本部门在工作活动中形成的各类文件材料，并按照档案管理要求进行初步分类、装订。（2）定期将整理好的档案移交机关档案部门。（3）配合档案部门开展档案整理、编研和利用等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.政协全体会议、常委会议、主席会议、秘书长会议及其他重要会议形成的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要等。2.政协委员提案及办理情况，包括提案原件、交办单、承办单位答复意见等。3.政协视察、调研、考察等活动形成的文件材料，包括活动方案、调研报告、视察报告等。4.政协机关制定的规章制度、工作计划、总结、统计报表等文件材料。5.政协与上级机关、同级单位及其他社会组织的往来文件，包括请示、报告、函件等。6.政协机关工作人员在工作中形成的具有保存价值的文件材料，如个人述职报告、工作总结、重要业务文件等。7.反映政协历史沿革、重要事件、重大活动的照片、录音、录像、实物等资料。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应及时收集本部门形成的文件材料，确保文件材料的齐全完整。2.对于重要会议、活动形成的文件材料，应在会议或活动结束后及时收集整理，并移交档案部门。会议文件材料应包括会议通知、会议议程、会议记录、会议报告、领导讲话、会议决议、会议纪要等；活动文件材料应包括活动方案、活动总结、活动照片、活动成果等。3.对于政协委员提案，承办部门应在提案办理完毕后，及时将提案原件、交办单、承办单位答复意见等整理归档，并移交档案部门。4.对于电子文件，应按照相关规定进行收集和管理，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。电子文件应与纸质文件同步归档，存储格式应符合长期保存要求。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学、编号规范、排列有序、编目准确。（四）整理方法1.分类按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为文书档案、专门档案、声像档案、实物档案等类别。文书档案按照年度保管期限机构（问题）进行分类；专门档案根据不同类型分别进行分类，如提案档案按照提案年度提案类别进行分类；声像档案按照载体形式、时间、内容等进行分类；实物档案按照实物类别、时间等进行分类。2.编号对每一类档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于查找和管理。文书档案的编号采用“年度+保管期限代码+流水号”的形式；专门档案的编号根据其分类特点进行编制，如提案档案编号采用“年度+提案类别代码+提案序号”的形式。3.排列按照编号顺序对档案进行排列，同一类档案应按照时间先后顺序或重要程度进行排列。4.编目编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。案卷目录应包含案卷编号、题名、年度、保管期限、起止日期、件数、页数等信息；卷内文件目录应包含序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等信息。编目应准确、清晰，便于查阅和检索。四、档案的鉴定与保管期限（一）鉴定原则根据档案的历史价值、现实利用价值和保存价值，按照国家有关规定和政协工作实际，对档案进行科学鉴定。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案部门负责人、相关业务人员及档案专家组成。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对每份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，判断其价值和保管期限。2.综合分析结合政协工作重点、发展规划及档案利用情况，综合分析档案的价值，确定合理的保管期限。（四）保管期限划分1.永久保管凡是反映政协主要职能活动和基本历史面貌的，对政协工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。主要包括政协章程、重要会议文件、重要决议决定、重要提案及办理结果、重要历史照片、录音录像等。2.定期保管定期保管的档案分为30年和10年两种期限。（1）保管期限为30年的档案反映政协一般工作活动，在一定时期内具有查考利用价值的文件材料，如一般性会议文件、一般性提案及办理情况、一般性调研考察报告等。（2）保管期限为10年的档案在较短时间内具有查考利用价值的文件材料，如临时性会议文件、短期工作计划、总结等。（五）鉴定程序1.档案部门定期对已到保管期限的档案进行清理，提出鉴定意见，填写档案鉴定表。2.档案鉴定小组对档案部门提出的鉴定意见进行审核，必要时可征求相关部门意见。3.根据审核结果，确定档案的存毁，并编制档案销毁清册。4.档案销毁清册经档案工作领导小组批准后，按照规定程序进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。五、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等安全防护设施。2.库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的办公设备，如电脑、打印机、复印机、装订机等，便于档案的整理、编目和查阅利用。（二）档案装具1.采用符合国家标准的档案柜、档案架等装具存放档案，确保档案存放安全、整齐、有序。2.档案装具应定期进行检查和维护，并根据档案数量的增加及时进行调整和补充。（三）档案保管要求1.档案应按照分类、编号顺序存放，便于查找和管理。2.对重要档案和易损档案应采取特殊保护措施，如专柜存放、复制备份等。3.定期对档案进行清点核对，确保档案数量准确、完整无缺。如发现档案丢失、损坏等情况，应及时查明原因，采取相应措施进行处理，并向上级报告。4.对电子档案应进行定期备份，备份存储介质应异地存放，确保电子档案的安全性和可恢复性。六、档案的统计与移交（一）统计1.档案部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.统计内容包括档案数量、种类、保管期限、利用人次、利用卷次等。3.统计报表应定期编制，数据应准确、真实，统计结果应及时上报档案工作领导小组，并作为档案工作考核评价的依据。（二）移交1.政协机关撤销、合并时，应按照国家有关规定，将档案移交给有关部门或单位。2.档案移交时，应编制档案移交清册，详细列出移交档案的名称、数量、保管期限等信息，并办理交接手续。交接双方应在移交清册上签字盖章。3.接收单位应按照档案管理要求，对接收的档案进行妥善保管和利用，并及时将档案管理情况反馈给移交单位。七、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则。严格按照国家有关法律法规和政协档案利用规定，提供档案利用服务。2.方便快捷原则。简化利用手续，提高利用效率，方便政协委员、机关工作人员及社会各界查阅利用档案。3.安全保密原则。在提供档案利用服务过程中，确保档案信息安全，防止档案泄密。（二）利用范围1.政协委员查阅与本人履职相关的档案资料，如提案办理情况、调研考察材料等。2.政协机关工作人员查阅工作中需要的档案资料，如规章制度、历史文件等。3.其他单位和个人因工作需要，按照规定程序查阅政协档案资料。查阅内容应与查阅目的相关，且符合档案利用规定。（三）利用手续1.政协委员查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在界别组组长或相关部门负责人签字同意后，到档案部门查阅。2.政协机关工作人员查阅档案，应填写档案查阅登记表，经所在部门负责人签字同意后，到档案部门查阅。3.其他单位和个人查阅档案，应持单位介绍信或有效身份证件，填写档案查阅申请表，经档案部门负责人审核同意后，按照规定查阅档案。查阅重要档案或涉及机密的档案，应经政协秘书长批准。（四）利用方式1.查阅档案。档案部门应提供必要的查阅场所和设备，为利用者查阅档案提供便利。利用者应在查阅场所内查阅档案，不得擅自将档案带出查阅场所。2.复制档案。利用者因工作需要复制档案的，应经档案部门负责人批准。复制档案应使用符合档案保护要求的设备和材料，确保复制件与原件内容一致。复制件应加盖档案部门印章，并注明出处。3.摘录档案内容。利用者如需摘录档案内容的，应经档案部门负责人批准。摘录内容应准确无误，并注明出处。（五）利用登记档案部门应对档案利用情况进行详细登记，登记内容包括利用者姓名、单位、查阅时间、查阅内容、利用方式等。利用登记应及时、准确，便于统计分析和档案管理。八、档案信息化建设（一）建设目标1.建立完善的政协档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率和服务水平，为政协履行职能提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）建设内容1.档案数字化对纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案，并按照档案整理要求进行分类、编号、编目等处理。数字化档案应确保图像清晰、完整，数据准确无误。2.信息化管理系统建设开发或选用适合政协档案管理工作的信息化管理系统，实现档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研、利用等业务流程的信息化管理。系统应具备档案录入、检索查询、借阅管理、权限控制、数据备份等功能。3.数据安全保障建立健全档案信息化数据安全保障体系，采取数据加密、访问控制、防火墙、入侵检测等技术措施，确保档案信息的安全。定期对数据进行备份，并异地存储，防止数据丢失。（三）实施步骤1.制定档案信息化建设规划和实施方案，明确建设目标、任务