学院青协工作制度

PAGE学院青协工作制度一、总则（一）宗旨本学院青年志愿者协会（以下简称“学院青协”）以“奉献、友爱、互助、进步”为宗旨，致力于组织和引导广大青年学生积极参与志愿服务活动，弘扬社会新风尚，促进校园文明建设与社会和谐发展。（二）目标1.培养青年学生的社会责任感和奉献精神，提高其综合素质和实践能力。2.为学院师生及社会提供优质、高效的志愿服务，满足各类公益需求。3.加强与校内外其他志愿者组织的交流与合作，共同推动志愿服务事业的发展。（三）适用范围本制度适用于学院青协全体成员，包括理事会成员、各部门成员以及参与学院青协志愿服务活动的志愿者。二、组织架构（一）理事会1.组成：理事会由会长、副会长、秘书长及各部门负责人组成。2.职责制定和修改学院青协的工作制度、工作计划和发展规划。领导和监督各部门的工作，协调解决工作中出现的问题。筹集和管理协会的经费，审批重大活动的经费预算。代表学院青协对外联络与交流，拓展志愿服务项目和合作资源。（二）部门设置及职责1.策划部负责志愿服务活动的策划与组织，制定详细的活动方案。进行活动前期的调研与分析，评估活动可行性和效果。撰写活动策划书，包括活动目的、时间、地点、内容、流程、人员安排等。2.宣传部负责学院青协的宣传工作，提升协会知名度和影响力。设计制作宣传海报、宣传单页、视频等宣传资料。利用新媒体平台（如微信公众号、微博等）发布协会动态、志愿服务活动信息等。负责活动现场的宣传布置和摄影摄像工作。3.外联部加强与校内外其他志愿者组织、社团、企业及社区等的联系与合作。拓展志愿服务项目资源，寻求合作机会和赞助支持。代表学院青协参加各类志愿服务交流活动，维护协会对外形象。4.组织部负责志愿者的招募、注册、培训及管理工作。根据活动需求，合理调配志愿者资源，确保活动顺利开展。建立志愿者档案，记录志愿者的服务时长、表现等信息。5.后勤部负责协会物资的采购、保管和发放工作。确保活动所需物资的及时供应和妥善管理。维护活动场地的后勤保障，包括场地布置、设备调试、安全保障等。负责活动后的物资清理和场地恢复工作。三、成员管理（一）成员资格1.凡具有我院正式学籍的学生，承认本协会章程，热心志愿服务事业，均可申请加入学院青协。2.申请人需填写入会申请表，经所在班级团支部推荐，学院青协审核通过后成为协会成员。（二）成员权利1.享有选举权、被选举权和表决权。2.参加学院青协组织的各类志愿服务活动及培训。3.对学院青协的工作提出建议、批评和监督。4.优先获得学院青协提供的志愿服务相关信息和资源。（三）成员义务1.遵守国家法律法规和学院的各项规章制度，遵守本协会章程。2.积极参加学院青协组织的志愿服务活动，履行志愿服务承诺。3.维护学院青协的声誉和形象，不得从事有损协会利益的行为。4.向身边同学宣传志愿服务理念，带动更多人参与志愿服务。5.按时缴纳会费（如有规定）。（四）成员考核1.建立成员考核制度，对成员的志愿服务表现、工作态度、团队协作等方面进行定期考核。2.考核方式包括自我评价、部门评价、协会评价等。3.考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对表现优秀的成员给予表彰和奖励；对不合格的成员进行批评教育，如仍不改进，可劝其退出协会。四、志愿服务活动管理（一）活动策划与申报1.各部门根据自身职责和实际情况，提出志愿服务活动策划意向。2.策划部对活动策划进行整理和完善，形成详细的活动策划书。3.活动策划书需提交理事会审核，审核通过后报学院相关部门备案。（二）活动准备工作1.人员安排：组织部根据活动需求招募和调配志愿者，并明确各志愿者的职责分工。2.物资准备：后勤部按照活动策划书的要求，采购和准备所需物资。3.宣传推广：宣传部提前通过多种渠道宣传活动信息，吸引更多同学参与。（三）活动实施1.活动负责人按照活动策划书的流程组织开展活动，确保活动安全、有序进行。2.活动过程中，工作人员要密切关注志愿者的表现，及时给予指导和帮助。3.做好活动现场的记录工作，包括摄影、摄像、文字记录等，为活动总结和宣传提供素材。（四）活动总结1.活动结束后，活动负责人及时组织志愿者进行活动总结，分享活动经验和体会。2.各部门对活动进行总结评估，分析活动效果、存在的问题及改进措施。3.宣传部撰写活动新闻稿，整理活动照片和视频，在学院内外进行宣传报道。五、财务管理（一）经费来源1.学院专项拨款。2.社会捐赠、赞助。3.会员会费（如有规定）。4.其他合法收入。（二）经费使用原则1.经费使用必须符合国家法律法规和学院的财务制度，遵循勤俭节约、合理有效的原则。2.经费主要用于志愿服务活动的开展、志愿者培训、宣传推广、物资采购等与协会工作相关的支出。3.严格控制经费开支，杜绝浪费和不合理支出。（三）经费审批与报销1.活动经费预算需提前提交理事会审批，经批准后方可开支。2.活动结束后，相关负责人及时整理活动经费报销凭证，按照学院财务制度进行报销。报销凭证需真实、合法、有效，并有活动负责人、证明人签字。3.协会设立专门的财务管理人员，负责经费的收支管理和账目记录。定期向理事会汇报经费使用情况，接受监督和检查。六、档案管理（一）档案内容1.协会成员档案，包括入会申请表、个人基本信息、志愿服务记录、考核情况等。2.志愿服务活动档案，包括活动策划书、活动总结、活动照片、视频、新闻报道等。3.会议记录档案，包括理事会会议、部门会议等的会议纪要。4.对外联络档案，包括与其他组织、机构的合作协议、交流活动记录等。5.财务档案，包括经费收支凭证、账目报表等。（二）档案管理职责1.设立档案管理员岗位，负责协会档案的收集、整理、归档和保管工作。2.档案管理员要定期对档案进行清查和核对，确保档案的完整性和准确性。3.严格遵守档案保密制度，未经授权，不得擅自查阅、借阅或公开档案内容。（三）档案查阅与借阅1.协会成员因工作需要查阅档案，需填写档案查阅申请表，经档案管理员同意后，在指定地点查阅。2.外单位人员查阅协会档案，需持有单位介绍信，经协会负责人批准后，由档案管理员陪同查阅。3.借阅档案需填写档案借阅申请表，注明借阅期