公司项目结算管理制度

公司项目结算管理制度

1目的和适用范围1.1为保证公司财务安全和资金运作的高效率，预防应收账款不能如期到账，避免财务运作风险，提高结算效率，加强公司的结算管理，结合当前公司业务实际需求，特制定本制度。1.2本制度采取各事业部、子公司、总公司技术部门、市场部、财务部通力合作的方式，适用于公司进行结算管理运作。2单位职责与落实2.1各事业部、子公司、总公司技术部门：负责结算全过程——项目结算发起及发票交付，指定部门结算主管，以控制本单位所有项目结算进度为目的，负责主导、组织、协调本单位项目阶段性结算工作，主要有：发起结算和开票工作，包括：客户评分收集、工作量统计、付款申请或结算文件编制和审核，与客户或监理确认、发起《开票通知》流程、联络税局、发票交付等过程。最后将本单位所有项目结算进行汇总统计，并将《开票通知》纸版和结算文件等资料最终电子版提交市场部保存。2.2市场部：负责结算审核——开票审核与回款追踪，市场区域经理负责项目回款进度跟踪。同时，市场部商务人员协助准备开票资料，将公司所有项目结算进行汇总统计，保存结算文件等资料最终电子版及《开票通知》复印件。2.3财务部：负责结算配合——协助开票，总部开票或协助办理外出经营证明、税金调度等，配合结算开票等过程，保存《开票通知》原件。3指定部门结算主管与说明3.1指定部门结算主管：事业部、子公司、总公司技术部门指定专职/兼职的部门结算主管，部门结算主管以控制本单位所有项目结算进度为目的，负责组织、主导和协调各地项目负责人与客户、监理、税局的联络沟通、与市场部、财务部等内部沟通；主导项目结算及开票总流程；审核、汇总、统计、保存本单位项目结算资料。3.2结算资料说明：包括客户评分、结算申请、付款申请、结算文件。3.3开票资料说明：合同文本、公司资质、税务证明、外出经营证明等相关资料。4项目结算及开票流程4.1结算发起：在合同规定的结算期限内，由项目负责人主动发起结算，通知或催促客户；或者由客户按其内部流程主动通知项目负责人，确认结算方式及结算阶段款项，通知本单位部门结算主管。4.2结算资料审核：由部门结算主管负责收集、审核结算资料，指导项目负责人与客户或监理等进行双方确认的沟通。4.3开票发起：在结算资料与客户或第三方确认无误后，由部门结算主管发起《开票通知》流程，填写《开票通知》中项目名称、金额、结算进度等内容，同时进行开票税金借款流程(外地开票时)，完成本单位内部审核（技术部门经理负责开票金额审核,分管总经理负责开票税金借款审批）。4.4市场部确认：开票审核：部门结算主管提交《开票通知》、《付款申请》纸版和相关结算资料电子版到市场部，由市场部根据结算资料审核金额、结算进度和项目销售采购部分金额。4.5财务部确认：市场部审核确认后，提交财务部确认，办理总公司开票，或外经证明与税金调配。财务部保留《开票通知》审批原件，市场部保留《开票通知》复印件。4.6发票交付：总部开票与外地开票两种情形4.6.1总部开票：由市场部在总部办理开票，提交发票给项目负责人，项目负责人将发票和结算资料提交给客户。4.6.2外地开票：由市场部在总部办理外经证明与税金借款，交付给外地项目负责人，由外地项目负责人在当地税局开票，开票后将发票寄回市场部盖章，市场部在发票盖章后寄回外地项目负责人，由项目负责人将发票和结算资料提交给客户。项目负责人寄回发票必须在当月内完成，如跨月必须将发票复印件提前传真回总部。4.7结算资料更新或发票重开：在客户收取发票和结算资料后，如果客户内部对发票和结算资料的审核流程不能通过，当地项目负责人必须积极与客户沟通联络，并将更正后的信息通知部门结算主管，及时准备更新结算资料或重新发起开票流程，市场部与财务部予以全力配合。4.8结算统计：部门结算主管必须汇总统计本单位所有项目的结算金额、结算进度，保存签字审批后的纸版结算资料和电子版最终结算资料，建立本单位项目结算档案库。同时，部门结算主管必须将最终结算资料电子版提交给市场部，市场部保存电子版最终结算资料和《开票通知》复印件，建立总公司项目结算档案库。4.9结算梳理：市场部每年年末定期发起一次结算梳理流程，与各单位、财务部核对各项目结算金额、结算进度、电子版最终结算资料档案库，以确保公司“所有项目结算不遗漏、金额不出错、资料保存完整、结算进度准确”。5回款追踪5.1回款追踪：在发票交付给客户后，市场部区域经理负责组织追踪回款，保证回款及时，要求两个月内完成回款。5.2配合责任：当地项目组积极配合市场部联络客户，以保证客户及时回款。5.3回款确认：回款到达公司帐户后，财务部及时更新回款信息，通知市场部，市场部统一汇总回款信息后通知各部门结算主管。6保证金的管理6.1投标保证金：按照投标要求，市场部区域经理负责投标保证金的跟进。若没有中标，在投标结束一个月内完成回款；若中标，要求在合同签订一个月内完成回款。6.2合同履行保证金：按照合同要求，事业部、子公司、总公司技术部门的部门结算主管负责合同履行保证金的跟进，要求在合同履约完成一个月内完成回款。6.3合同质量保证金：按照合同要求，各事业部、子公司、总公司技术部门的部门结算主管负责合同质量保证金的跟进，要求在合同规定的质量保证期限一个月内完成回款。6.4工人工资保函：