企事业单位档案管理规范

企事业单位档案管理规范一、总则档案作为企事业单位各项活动的真实记录，是维护单位历史真实面貌、保障单位正常运营和发展的重要信息资源与核心资产。为系统、科学地管理档案，确保其完整性、准确性、安全性与可利用性，充分发挥档案在单位决策、管理、科研、历史传承等方面的重要作用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本单位实际情况，特制定本规范。本规范适用于单位内部各类档案的形成、收集、整理、鉴定、保管、统计、利用和销毁等管理工作。全体员工均有保护档案的义务，并应严格遵守本规范的各项规定。档案管理工作应遵循统一领导、分级负责，全程管理、规范有序，安全保密、便于利用的原则。二、档案的收集与归档档案的收集与归档是档案管理的起点，是确保档案齐全完整的关键环节。各部门及员工在各项工作中形成的具有保存价值的文件材料，均属于归档范围。归档范围应包括但不限于：单位设立、变更、终止等基础资质文件；发展规划、年度计划、总结报告；重要会议记录、纪要；各项管理制度、规定、办法；对外行文、合同协议、法律文书；财务凭证、账簿、报表；人事任免、奖惩、考核、培训材料；科研项目、技术成果、知识产权相关文件；基建项目、设备仪器的图纸、说明书、验收报告；以及其他对单位具有查考、利用和保存价值的各种载体形式的文件材料（如纸质、电子、声像、实物等）。归档时间：各项工作中形成的文件材料，一般应在工作完成后或按规定周期（如月度、季度、年度）及时整理归档。对于项目类文件，应在项目竣工验收后三个月内完成归档；对于临时性工作，在工作结束后一个月内完成归档。归档要求：归档的文件材料必须是办理完毕的正式文本，手续齐全，内容真实准确。文件材料应字迹清楚、图样清晰、装订整齐。电子文件应确保其真实性、完整性、可用性和安全性，并与相应的纸质文件或其他载体文件建立关联。归档时需填写《文件材料归档登记表》，经部门负责人审核签字后，向单位档案管理部门移交。三、档案的整理档案整理是将零散的、需要归档的文件材料，按照一定的原则和方法进行系统化、条理化处理，使之便于保管和利用的过程。整理原则：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。整理方法：1.分类：根据单位实际情况，可采用年度、组织机构、问题、项目等多种分类方法或其组合。分类体系应科学合理、层次分明，并保持相对稳定。2.编号：按照分类方案和排列顺序，对档案进行编号，编制档号。档号应具有唯一性和可追溯性。3.排列：在同一类目内，按照文件形成的时间顺序或重要程度进行排列。4.编目：对整理好的档案编制目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。目录信息应规范、准确，著录项完整。电子档案应建立相应的数据库和检索系统。四、档案的鉴定档案鉴定是对档案的价值进行评估，确定其保管期限，并对已到保管期限的档案进行处置的工作。鉴定标准：依据国家有关档案保管期限的规定，结合单位档案的实际价值，制定本单位档案保管期限表，明确各类档案的保管期限（如永久、长期、短期）。鉴定组织：单位应成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门、相关业务部门及单位领导组成，负责对档案价值的鉴定工作。鉴定程序：对已整理的档案，按照保管期限表进行初步鉴定；对已到保管期限的档案，由鉴定小组进行复查，提出销毁或延长保管期限的意见，报单位领导审批。五、档案的保管档案保管是为防止档案的损坏、丢失和泄密，维护档案的完整与安全所采取的措施。库房要求：档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”措施。保持适宜的温湿度（温度一般控制在14-24℃，相对湿度控制在45-60%）。装具要求：档案应存放在符合标准的档案柜、档案盒（袋）内。档案柜应坚固耐用，具备良好的防护性能。日常管理：建立健全档案库房管理制度，严格执行库房出入登记制度。定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。保密管理：严格执行国家保密法律法规，明确档案的密级划分和管理要求。涉密档案应单独存放，专人管理，严格遵守保密规定。六、档案的利用档案利用是档案管理工作的目的之一，应在确保档案安全和保密的前提下，积极为单位各项工作提供服务。利用范围与权限：根据档案的密级和内容，规定不同人员的利用权限。单位内部人员因工作需要可按规定查阅相关档案；外部单位或人员查阅档案，须持有效证件和单位介绍信，经档案管理部门负责人批准。利用方式：档案利用可采取查阅、复制、摘录、借阅等方式。借阅档案须办理借阅手续，明确借阅期限，按时归还。利用要求：查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。未经批准，不得擅自复制、拍摄、公布档案内容。涉密档案的利用，必须在指定的保密场所进行。七、档案的统计档案统计是对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管、利用、销毁等情况进行的数量和质量的登记与分析，为档案管理工作提供数据支持。统计内容：包括档案的数量统计、案卷质量统计、利用情况统计、人员设备统计等。统计要求：建立健全档案统计制度，准确、及时地填报各类统计报表。统计数据应真实可靠，并进行定期分析，为改进档案管理工作提供依据。八、档案的销毁档案销毁是对已超过保管期限且无保存价值的档案，按照规定程序进行处理的工作。销毁程序：对经鉴定确需销毁的档案，由档案管理部门编造《档案销毁清册》，报单位领导审批后，由两人以上负责监销，并在销毁清册上签字。严禁个人私自销毁档案。销毁方式：档案销毁应采用安全、保密的方式进行，确保档案信息不被泄露。销毁过程应有详细记录。九、组织保障与人员要求组织领导：单位应加强对档案管理工作的领导，明确分管档案工作的领导，将档案管理工作纳入单位整体发展规划和年度工作计划，保障档案工作所需的经费、人员和设施设备。机构与人员：根据档案工作需要，设立档案管理部门或配备专（兼）职档案管理人员。档案管理人员应具备良好的政治素质和业务能力，忠于职守，廉洁奉公，熟悉档案业务知识，并保持相对稳定。档案管理人员应定期参加业务培训，不断提高专业水平。十、档案的信息化建设积极推进档案信息化建设，是提升档案管理现代化水平的重要手段。应根据单位实际情况，逐步建立档案管理信息系统，实现档案的数字化采集、存储、管理、检索和利用。加强电子档案的管理，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。十一、监督与责任单位应建立档案管理工作的监督检查机制，定期对档案管理工作进行检查和考核。对在档案管理工作中做出显著成绩的单位和个人，应给予表彰和奖励；对违反本规范，造成档