企事业单位文件档案管理办法

企事业单位文件档案管理办法第一章总则第一条为规范本单位文件档案管理工作，提高文件档案管理科学化、制度化、规范化水平，有效保护和利用档案资源，为单位各项工作提供有力支撑，根据国家有关档案管理的法律法规及相关规定，结合本单位实际，制定本办法。第二条本办法所称文件档案（以下简称“档案”），是指本单位在各项工作活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。第三条本单位档案工作实行统一领导、分级管理的原则。单位档案管理部门（或指定的负责部门，下同）是档案工作的职能管理机构，负责对本单位及所属部门、下属单位的档案工作进行统筹规划、监督指导和组织协调。各部门应指定专人（档案员）负责本部门文件材料的收集、整理、归档和移交工作。第四条档案工作是单位重要的基础性工作，是维护单位历史真实面貌的重要事业。全体员工均有保护档案的义务，在工作中应自觉遵守本办法规定。档案管理应遵循真实准确、完整系统、安全保密、规范有序、便于利用的基本要求。第二章文件材料的形成与办理第五条各部门在工作中形成的各类文件材料，应当符合国家及本单位关于公文处理的相关规定，确保文件材料的规范性、完整性和有效性。文件格式、用纸、书写、印制等应符合标准，字迹清晰、耐久。第六条文件材料的草拟、审核、签发、用印等环节，应严格按照公文处理程序执行。电子文件的形成、流转应符合电子公文管理相关规定，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。第七条各类会议、调研、项目、活动等工作中形成的文件材料，承办部门或个人应及时收集、整理，防止散失。对于具有凭证、查考价值的材料，应重点收集。第三章文件材料的归档第八条归档范围包括：（一）单位设立、变更、终止等基础资质文件材料；（二）单位发展规划、年度计划、总结、报告、会议纪要等综合性文件材料；（三）各项管理工作中形成的制度、办法、规定、通知、批复等文件材料；（四）业务工作中形成的各类合同、协议、方案、报告、成果、统计数据等文件材料；（五）财务管理、人事管理、物资设备管理等专项工作中形成的文件材料；（六）对外交往、宣传、荣誉奖励等方面的文件材料；（七）其他具有保存价值的文件材料（含电子文件及相应的元数据、背景信息）。第九条归档时间：（一）年度性文件材料，应在次年上半年内完成归档；（二）专项工作、工程项目文件材料，应在工作结束或项目验收后三个月内完成归档；（三）其他零散文件材料，应在办理完毕后及时整理归档，最迟不超过一个自然年度。第十条归档要求：（一）归档的文件材料应为原件，特殊情况无原件的，可归档具有凭证作用的复制件，并注明原件保管处；（二）文件材料应齐全完整，手续完备，符合形成规律；（三）电子文件应连同其元数据、关联文件一并归档，并确保其可读性和长期保存；（四）归档时应填写《文件材料归档移交清单》，经交接双方核对无误后签字确认。第四章档案的管理第十一条档案的收集与整理档案管理部门应按照归档范围和要求，及时接收各部门移交的档案材料。对接收的档案材料，应按照档案整理规则进行分类、编号、排列、编目，使之系统化、条理化。整理过程中，应保持文件之间的有机联系，区分保存价值，便于后续管理和利用。第十二条档案的保管（一）档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“九防”措施；（二）配备必要的档案装具，如档案柜、档案盒、卷皮等，确保档案存放规范、安全；（三）建立档案库房管理制度，严格控制库房温湿度，定期进行检查和维护，做好防虫、防霉等工作；（四）对声像档案、电子档案等特殊载体档案，应按照其特性采取相应的保管措施，确保其安全和有效利用。第十三条档案的利用（一）单位内部人员因工作需要查阅档案，须经本部门负责人批准，填写《档案查阅利用登记表》，方可查阅。查阅重要或涉密档案，须经单位分管领导或主要领导批准。（二）外单位人员查阅本单位档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经单位档案管理部门负责人批准后，方可查阅。（三）查阅档案时，应在指定地点进行，爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。未经允许，不得擅自复制、拍摄、摘录。（四）复制档案须经档案管理部门同意，并由档案管理人员负责复制，复制件须加盖档案证明章。（五）档案一般不得带出档案库房。确因特殊情况需要借出的，须经单位分管领导批准，严格履行借阅手续，限期归还。档案借出期间，借阅人对档案的安全、保密负全部责任。（六）查（借）阅档案的情况，均应在《档案查阅利用登记表》中详细记录。第十四条档案的鉴定与销毁（一）对于已到保管期限的档案，由档案管理部门会同相关业务部门组成鉴定小组，按照国家有关档案保管期限规定进行鉴定。（二）经鉴定确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》，报单位分管领导批准后，由两人以上负责监销，并在《档案销毁清册》上签字。严禁个人私自销毁档案。（三）具有永久保存价值的档案，应按照规定向国家综合档案馆移交。第五章档案的信息化建设第十五条积极推进档案信息化建设，逐步实现档案管理手段的现代化。档案管理部门应建立健全电子档案管理制度，规范电子档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用等环节。第十六条档案管理系统的建设应符合国家相关标准和规范，确保系统功能完善、安全可靠。鼓励利用先进技术对传统载体档案进行数字化转换，建立档案信息数据库。第十七条电子档案的管理应确保其真实性、完整性、可用性和安全性。采取有效措施防止电子档案的丢失、损坏和信息泄露。电子档案与纸质档案具有同等效力。第十八条档案管理系统数据应定期备份，防止数据丢失。备份介质应异地存放，并定期检查备份数据的有效性。第六章责任追究第十九条对在档案工作中做出突出贡献的部门和个人，单位应给予表彰和奖励。第二十条对违反本办法规定，有下列行为之一的，视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、通报批评直至纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：（一）擅自涂改、抽取、伪造、损毁、丢失、销毁档案材料的；（二）在档案收集、整理、保管、利用等环节中，玩忽职守，造成档案损失的；（三）违反档案保密规定，泄露档案秘密的；（四）擅自提供、复制、摘抄、拍摄、公布档案内容的；（五）不按规定归档、移交档案材料，经督促仍不改正的；（六）其他违反档案管理规定的行为。第七章附则第二十一条本